1. Mente le tue maniere
Anche in un mondo in cui ci stiamo affrettando a fare le cose il più rapidamente possibile per passare al prossimo compito, prenditi il tempo di usare le buone maniere nella tua email.
Non trascurare di dire "per favore" e "grazie".
Quando ti rivolgi a persone che non conosci bene o per niente, o con chi hai solo una relazione formale, rivolgiti loro per nome e cognome, a meno che non ti abbiano chiesto di fare diversamente. Ad esempio, dì "Dear Mr. White" o "Dear Ms. Grey". Se stai rispondendo a un messaggio di posta elettronica e il mittente del messaggio originale lo ha firmato solo con il suo nome, allora puoi tranquillamente presumere che sia corretto indirizzarli allo stesso modo.
2. Guarda il tuo tono
Tone è come tu, come scrittore, puoi esprimere il tuo atteggiamento in un messaggio di posta elettronica. Influisce su come viene ricevuto. Di solito vuoi essere sicuro di incontrare il destinatario come rispettoso, amichevole e disponibile. Non vuoi sembrare brusco o esigente. Rileggere il messaggio più volte prima di inviare l'invio.
Quando scrivi a qualcuno con cui hai comunicato prima, inizia dicendo qualcosa di amichevole come "Spero tu stia bene". Mentre gli emoji possono aiutarti a comunicare più facilmente i toni, evita di utilizzarli in email professionali a meno che tu non stia scrivendo a qualcuno con cui hai una relazione molto informale.
Non usarli mai quando si scrive a un potenziale datore di lavoro.
È sempre considerata un'etichetta di scarsa qualità per scrivere un'e-mail o una porzione di una in tutte le lettere maiuscole. Ti farà sembrare come stai gridando.
3. Sii conciso
Le persone impegnate non hanno né il tempo né la voglia di passare più di un minuto a leggere una singola email.
Se si desidera consentire al destinatario di leggere il messaggio rapidamente e ancora capirlo, è necessario tenerlo breve.
Non tralasciare dettagli pertinenti, comunque. Assicurati che il tuo messaggio trasmetta chiaramente la tua ragione per scriverlo in primo luogo. Nessuno risparmia tempo se ti ritrovi a fare avanti e indietro mentre cerchi di spiegare i dettagli che hai omesso.
4. Evitare l'uso di abbreviazioni di testo
Anche se vuoi risparmiare tempo, non utilizzare le abbreviazioni di testo nella tua email professionale. Se scrivi molto, come fanno molte persone, potresti essere abituato a usare una sorta di stenografia per parlare con i tuoi amici. Ad esempio, puoi utilizzare "u", "ur" e "plz" invece di "tu", "tuo" e "per favore". Queste abbreviazioni non hanno spazio nella corrispondenza commerciale, a meno che il destinatario non sia qualcuno con cui hai una relazione casuale.
5. Utilizzare un indirizzo email professionale
Per i messaggi relativi al tuo lavoro corrente, usa sempre l'indirizzo email che il tuo datore di lavoro ti ha assegnato. Tuttavia, non dovresti mai usarlo per inviare messaggi che non sono correlati al tuo lavoro, ad esempio, se stai cercando uno nuovo. Utilizzare invece un account e-mail personale.
Se non si dispone di un account personale, ad esempio quello fornito dal provider di servizi Internet al momento della registrazione, richiedere un account di posta elettronica gratuito.
Utilizza Gmail o un altro servizio per impostare un indirizzo che suona professionale. Non usare niente di sciocco o suggestivo. Il tuo primo nome e cognome o il tuo nome completo sono scelte appropriate.
6. Non dimenticare il conteggio ortografico e grammaticale
È assolutamente necessario rileggere attentamente l'e-mail. Non trascurare mai questo passaggio critico, non importa quanto tu sia impegnato. Le cose a cui vuoi essere attento sono l'ortografia corretta e la grammatica corretta. Oltre a digitare correttamente le parole comuni, si desidera anche scrivere correttamente i nomi delle persone, incluso quello del destinatario e il nome della propria azienda.
Fai attenzione a fare troppo affidamento sui correttori ortografici. Potrebbero non notare errori di ortografia delle parole se usati in modo errato. Ad esempio, un correttore ortografico non contrassegnerà la parola "a" nella frase "Devo fare domande per te", anche se, in questo contesto, dovrebbe essere "due". Controlla l'ortografia di cui non sei sicuro utilizzando un dizionario online gratuito come Merriam-Webster.