La gestione del programma è una scelta di carriera gratificante e ben retribuita. Ma può anche essere un ruolo stimolante.
Ecco dieci cose di cui ogni nuovo program manager dovrebbe essere a conoscenza prima di iniziare il ruolo.
La gestione del programma non è uguale alla gestione del progetto
La gestione del progetto è generalmente accettata per la pianificazione del lavoro, l'organizzazione dei compiti e delle risorse, il controllo del processo e la realizzazione di un obiettivo specifico.
Sia che si tratti di aprire un nuovo ufficio, di avviare una nuova app o di costruire uno stadio olimpico, i progetti hanno un inizio, una parte centrale e una fine definiti e un chiaro insieme di obiettivi.
I programmi sono un po 'diversi. Devi ancora avere persone che organizzano le attività, gestiscono le risorse, lavorano attraverso i processi e così via, ma ti segnalano come gestore del programma. Ci sono molte meno attività di ticking off come complete su un piano di progetto ma molto più lavoro strategico e di costruzione di relazioni.
La gestione del programma consiste nel mantenere l'intero cambiamento trasformativo in pista per offrire qualcosa di valore all'organizzazione nel tempo. Senza qualcuno che agisca come program manager, tutto ciò che hai è una serie di progetti che vengono pubblicati a caso e senza alcun tema unificante. Il responsabile del programma è la persona che porta tutto insieme.
C'è incertezza ... Affrontalo
I programmi sono intrinsecamente incerti. Mentre si potrebbe sapere qual è il quadro generale, è solo una dichiarazione di visione quando si avvia.
Il percorso esatto su come arrivarci e quali progetti saranno necessari nei prossimi cinque anni ... beh, è qualcosa che devi risolvere mentre procedi.
Inizierai con una pianificazione dettagliata di ciò che sai e creerai un'immagine di come affrontare il resto man mano che ti avvicini. Estendi progressivamente i tuoi orizzonti di pianificazione e consegna fino a che non puoi andare oltre.
Blocca il tempo a intervalli regolari per pianificare i passaggi successivi. Puoi anche utilizzare questa opportunità per assicurarti di essere ancora sulla buona strada per fornire valore commerciale.
Attenzione per il burnout
Mentre un progetto potrebbe essere finito in un anno o giù di lì, i programmi possono andare avanti e avanti. Il lavoro di smantellamento nucleare nel sito di Sellafield nel Regno Unito ha delle pietre miliari di consegna fino al 2025 e oltre, per esempio.
I responsabili del programma devono proteggere la propria squadra dal burnout. Non puoi lavorare alla massima velocità per quel periodo di tempo, quindi assicurati che i membri dello staff ricevano tempi di inattività adeguati. Questo dovrebbe essere sia periodi di tempo più tranquillo al lavoro con meno risultati e tempo sufficiente lontano dall'ufficio per le vacanze.
Gestisci le assenze per malattia da vicino, osserva i tuoi rapporti straordinari e sii consapevole del fatto che il benessere della tua squadra è fondamentale se vuoi ridurre l'attrito e mantenere le persone di talento per tutta la vita del programma.
Devi gestire il ritmo
Quando si consegna un programma che ha una data di completamento distante, è necessario gestire il ritmo del lavoro. È difficile mantenere lo slancio su più anni, quindi il tuo ruolo come program manager è quello di destreggiarsi tra priorità e progetti in modo che vengano forniti regolarmente risultati misurabili.
Mescola le vittorie veloci e i progressi costanti verso gli obiettivi di immagine più grandi. Questo aiuta il team a capire che stai andando avanti e che ci sono alcune storie di successo a breve termine da condividere per mantenere alta la motivazione . Infine, aiuta gli investitori e il management team a vedere che ci sono progressi.
Allena la tua squadra per il successo
I programmi offrono spesso qualcosa di nuovo, unico o trasformativo per l'organizzazione. Una delle sfide per lavorare su questo tipo di iniziativa è che probabilmente non si hanno le competenze interne per essere in grado di completare tutti i compiti e i progetti richiesti.
Va bene, e da aspettarselo. Il tuo lavoro come nuovo program manager è quello di garantire che puoi migliorare, riqualificare e sviluppare le persone che hai in modo che insieme puoi soddisfare tutti i requisiti delle risorse.
Potrebbero esserci alcune aree in cui è necessaria una determinata risorsa solo per un periodo limitato. Ad esempio, non addestrerai uno dei tuoi collaboratori a diventare un autista di carrelli elevatori a forca, se è un'abilità di cui hai bisogno per una sola settimana, scaricando una consegna di qualcosa. Tuttavia, se si sta trasformando il modo in cui viene gestita la presenza online della propria azienda, sarebbe probabilmente utile disporre di competenze di sviluppo del sito Web insieme a una certa esperienza sui social media o sull'ottimizzazione dei motori di ricerca. Queste sono le competenze su cui si baserà l'azienda a lungo termine.
Prendi la decisione su quale di questi devi avere incorporato nel team e quale dovrebbe essere esternalizzato. Quindi assicurati che il tuo programma possa fornire le attività di addestramento e di reclutamento necessarie per essere pronto a gestire gli output come ogni progetto fornisce.
La governance è più complessa
Se vieni da un background di gestione del progetto, la governance non sarà una sorpresa per te. È il modo in cui le strutture di progetto e di programma sono organizzate e controllate per garantire che il processo decisionale sia fatto nel modo giusto e che siano coinvolte le persone giuste. È fondamentale per garantire che il lavoro venga portato avanti in modo adeguato al business case complessivo e che aiuti a rendere le persone responsabili.
La governance è anche il modo in cui l'ufficio gestione progetti e gli alti dirigenti possono garantire che il programma sia in linea con i benefici e fornisce un percorso formale per chiudere i progetti o un intero programma se è possibile dimostrare che tali benefici non saranno più essere realizzati.
La governance è più complessa in un ambiente di programmazione che in un ambiente di progetto. I gruppi di progetto e i gruppi di pilotaggio normalmente hanno un abbonamento a livello di exec. È normale che il risultato finale di un programma sia normalmente la trasformazione del business.
I programmi hanno anche un impatto sul business as usual process e sulle operazioni quotidiane dell'organizzazione, pertanto l'investimento è normalmente significativo, con un impatto sul conto economico. Ciò richiede anche un livello di supervisione potenzialmente più elevato rispetto a un progetto di capitale.
Semplifica la governance del programma per il tuo programma assicurandoti di avere le persone giuste nei ruoli decisionali e avendo responsabilità chiare per le persone del team.
La pianificazione è molto più difficile ...
Pianificare un programma è più difficile della pianificazione di un progetto perché ci sono molte più parti in movimento, ma si potrebbe sostenere che è anche più divertente!
In genere i project manager che sono coinvolti nel programma metteranno insieme i loro piani di progetto. Quindi il team di gestione del programma si incontra e sotto la tua direzione come manager del programma, i piani sono integrati.
Questo è facile da dire, ma non così facile da fare. Richiede l'identificazione delle dipendenze tra i progetti e le attività del progetto. Ti costringe a guardare i requisiti delle risorse per l'intero programma e a destreggiarsi tra le attività per soddisfare la disponibilità delle persone chiave. E non è nemmeno un compito unico.
Una volta che il tuo piano di programma integrato è messo insieme, puoi seguirlo in un diagramma di Gantt o in altri strumenti software. Poiché i project manager tracciano i loro progetti in tempo reale, dovrai apportare modifiche al piano del programma, tenendo tutti informati sui cambiamenti e specificando cosa significa per la loro area di lavoro.
... Ma non devi pianificare ogni linea
In qualità di program manager, fai affidamento sui tuoi project manager per la pianificazione dettagliata. Non è pratico o desiderabile che tu segua un piano con migliaia e migliaia di attività.
Avete bisogno di una visione arrotolata e di alto livello dei progetti, con dettagli sufficienti per mostrare se qualcosa avrà un impatto a livello di programma.
Il modo più semplice per farlo è con app software dedicate (questi 10 strumenti di progetto e software testati sono un buon punto di partenza). Cercare di gestire il tuo programma da svariati milioni di dollari su un foglio di calcolo non sarà facile.
Devi migliorare la tua delegazione
Comunque sei bravo a delegare, essere in un ruolo di gestione del programma significa che devi migliorare ancora.
La buona notizia è che dovresti avere un team di project manager e potresti persino avere un Program Management Office dedicato per supportare il tuo cambiamento trasformativo.
La cattiva notizia è che potresti non farlo!
C'è molto lavoro da fare su un programma e impostarlo per assicurarsi che tutte le parti mobili si muovano insieme al momento giusto è un enorme sforzo. Non puoi farlo da solo e non dovresti provare. Calcola quanto tempo hai bisogno di fare l'avvio del programma e quindi assicurati di avere una squadra in atto per sostenerti.
Se non si ha nessuno nel proprio ufficio di gestione del programma, chiedere che qualcuno sia distaccato dal team di gestione del programma. C'è molto da fare per loro: qualcuno in un ruolo di coordinamento del progetto sarebbe perfettamente in grado di fornire il coordinamento richiesto a livello di programma, liberandoti per essere coinvolto con i compiti strategici.
Non aver paura del conflitto
Ci sono molti filoni per i programmi. Dai progetti con parti interessate difficili a scadenze apparentemente irrealizzabili, ogni giorno ti darà opportunità di conflitto. Fai attenzione alle cose che interrompono le prestazioni del progetto e preparati a intervenire quando necessario per risolvere una situazione di conflitto prima che inizi .
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