Al fine di monitorare i progressi lungo il percorso e garantire che i risultati chiave siano raggiunti in base alla tempistica, i project manager utilizzano le pietre miliari.
La definizione di una pietra miliare del progetto è un'attività con una durata pari a zero che indica un risultato nel progetto.
Sono usati come un modo per mostrare il movimento in avanti e il progresso e mostrare alla gente cosa sta succedendo, anche se non hanno una conoscenza dettagliata dei compiti coinvolti per arrivarci. A tale riguardo, sono molto utili per la comunicazione delle parti interessate e per la definizione delle aspettative.
Quando utilizzare le pietre miliari del progetto
Le pietre miliari nella gestione del progetto sono utilizzate per contrassegnare:
- L'inizio di fasi significative di lavoro
- La fine di fasi significative di lavoro
- Per segnare la scadenza per qualcosa
- Per mostrare quando viene presa una decisione importante.
E altri punti fissi nel tempo che devono essere specificatamente definiti perché le pietre miliari sono un ottimo modo per tenere traccia del tuo progetto.
Quanto spesso inserire le pietre miliari nel tuo piano
Mi è stato consigliato un corso di formazione per mettere le pietre miliari nel tuo piano circa una volta al mese. Questo va bene e una buona regola generale, ma è necessario utilizzare il proprio giudizio professionale. Alcuni mesi potrebbero avere un sacco di attività con incontri importanti contrassegnati come pietre miliari, decisioni prese e la chiusura di una fase e l'inizio di un'altra.
Negli altri mesi potresti concentrarti sull'esecuzione e c'è ben poco, se non altro, su cui puoi appendere una pietra miliare.
Detto questo, per scopi di reporting è utile creare un motivo per avere una pietra miliare almeno una volta in ogni ciclo di reporting, e parleremo di più delle pietre miliari e della comunicazione in un po '.
Come sono rappresentate le pietre miliari sul tuo diagramma di Gantt
Le pietre miliari sono uno dei componenti di un diagramma di Gantt e sono mostrate sul grafico come un diamante. Non vengono visualizzati come attività normale perché hanno una durata pari a zero: in altre parole, non occupano alcun momento. Ai fini della pianificazione su un diagramma di Gantt, accadono semplicemente!
Se non stai usando i diagrammi di Gantt puoi comunque utilizzare le pietre miliari. Ecco 5 alternative ai grafici di Gantt : puoi ancora incorporare le pietre miliari nel tuo piano usando queste.
Se vuoi essere organizzato personalmente e il tuo software di gestione dei progetti non è completamente integrato nel tuo calendario, puoi copiare e incollare le date chiave nel tuo diario. A seconda di come ti piace lavorare, questo può essere un consiglio utile per ricordarti cosa dovrebbe succedere!
Come nominare le pietre miliari
Le pietre miliari dovrebbero avere una descrizione chiara della pianificazione del progetto, ma non quella che implica che siano un compito. Quindi non dovrebbero essere chiamati "Ottieni un accordo per passare alla fase 2", ma "La fase 2 inizia". Se si vuole riflettere lo sforzo di ottenere un accordo per passare alla Fase 2, aggiungere un compito poco prima che ciò lo dica.
Le pietre miliari dovrebbero descrivere il momento nel tempo che rappresentano in questo modo:
- Fase di test completata
- PID approvato
- Contratto firmato
- Riunione del personale del municipio
Molti project manager scelgono di numerare le pietre miliari anche per facilità di riferimento. Se si utilizza una struttura di ripartizione del lavoro, è possibile utilizzare la numerazione. Altrimenti, è bene usare M1, M2 e così via per rendere chiaro ciò a cui ti riferisci. Una struttura di denominazione chiara diventa più importante e più pietre miliari hai, quindi pensa a come lo farai se il tuo progetto dura diversi mesi.
Come ottenere le pietre miliari firmate
Le milestone rientrano nella pianificazione del tuo progetto, quindi quando il tuo programma è in programma, dovresti considerare le tue pietre miliari firmate.
Se è necessario modificare le date delle pietre miliari, è necessario utilizzare la procedura di controllo delle modifiche standard per apportare modifiche al piano. Questo potrebbe essere semplice come chattare con lo sponsor del progetto e far sapere loro perché le date devono essere modificate, o formali come mettere insieme un nuovo programma consigliato e portarlo a un comitato di pianificazione per averlo ratificato.
La cosa migliore è capire quale sarà il tuo processo decisionale decisionale prima di averne bisogno, in modo da non perdere tempo quando devi apportare una modifica.
Utilizzare le pietre miliari per la comunicazione
Le pietre miliari sono utili per la comunicazione e la segnalazione perché rappresentano i punti di controllo minimi nel piano. In altre parole, se hai eliminato tutti gli altri compiti, puoi ancora vedere cosa stava succedendo e far progredire il progetto usando solo le pietre miliari.
Dovresti essere in grado di estrarre le pietre miliari e inserirle in un cruscotto o in un rapporto di progetto . Dovrebbero raccontare la storia del progetto in modo sufficientemente dettagliato da soddisfare le persone a cui si riferisce, in genere lo sponsor del progetto o un altro gruppo esecutivo come il gruppo direttivo (o il comitato di progetto ). Ogni mese o alla frequenza dei rapporti che utilizzi, puoi mostrare quali traguardi sono stati raggiunti.
Segnalare le pietre miliari è piuttosto semplice e spesso viene fatto come un tavolo. Elencate la descrizione della pietra miliare, la data in cui era dovuta e quindi la nuova data prevista. Quando il traguardo è raggiunto e può essere contrassegnato come completo, si aggiunge anche quella data. Si spera che sarà uguale alla data prevista, ma i progetti non funzionano sempre così.
Una tabella come questa rende evidente ciò che è stato completato e ciò che è eccezionale. Sarai in grado di pianificare la risposta alla domanda, "Perché non abbiamo raggiunto quel traguardo?" Prima di andare a incontrare il tuo sponsor o inviare il rapporto!
Quando il tuo piano di progetto è molto lungo e hai molte pietre miliari, troverai più facile eliminare le pietre miliari completate ogni ciclo di reporting. Riporta solo le pietre miliari imminenti o completate in quel mese: il mese prossimo decolla tutto ciò che è stato completato il mese scorso in modo da non aggiungere costantemente alla durata del rapporto raccontando alla gente del lavoro che già sanno essere finito.
Le pietre miliari sono uno strumento di gestione del progetto davvero utile per la pianificazione, la pianificazione e il reporting e sono facili da usare. Mettine un po 'nel tuo prossimo piano di progetto, traccia contro di loro e ti troverai a scoprire quale frequenza funziona meglio per te.
Come per tutto ciò che riguarda la gestione dei progetti, utilizzali in modo flessibile per ottenere il risultato desiderato, utilizzando questi suggerimenti e linee guida per informare le tue decisioni.