Quando scrivi una lettera commerciale, il layout della tua lettera è importante, in modo che sia facile da leggere e dall'aspetto professionale. Quindi il tuo uso di un saluto e chiusura appropriati, la tua ortografia e grammatica e il tono che usi.
Ecco le informazioni sulle lettere commerciali, inclusa la selezione di un font, la spaziatura tra paragrafi, la formattazione, i margini, cosa includere in ogni paragrafo, come chiudere la lettera e un esempio del layout corretto per una lettera commerciale.
Lettera Carattere e spaziatura
- Spazi correttamente il layout delle lettere commerciali che scrivi, con spazio tra l'intestazione, il saluto, ogni paragrafo, la chiusura e la tua firma.
- Spazio singolo alla lettera e lasciare uno spazio tra ogni paragrafo. Quando si inviano lettere digitate, lasciare due spazi prima e dopo la firma scritta.
- Lasciati giustificare la tua lettera, in modo che le tue informazioni di contatto, la data, la lettera e la tua firma siano tutte allineate a sinistra.
- Utilizzare un carattere semplice come Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri o Verdana. Assicurati che la dimensione del carattere che usi sia abbastanza grande da non consentire al tuo lettore di raggiungere gli occhiali: la dimensione standard del font per questi font è 10 o 12 punti. Se stai inviando la tua lettera commerciale a un'organizzazione molto conservatrice, è meglio usare il tradizionale carattere Times New Roman da 12 punti. In nessuna circostanza, non usare font di fantasia come Comic Sans o font di scrittura a mano come Lucida per corrispondenza commerciale.
Etichetta e tono della lettera commerciale
- Saluto : È ancora normale utilizzare il titolo del destinatario (Sig., Sig.ra, Sig.ra, Dott., Professore, Giudice) prima del loro cognome nel saluto di corrispondenza commerciale formale (Esempio: "Gentile Sig. Smith"). La parola "Caro" dovrebbe sempre precedere il nome del destinatario; non usare semplicemente il loro nome da solo come si potrebbe fare nella corrispondenza casuale. Allo stesso modo, evitare di iniziare la corrispondenza commerciale con aperture come "Ciao", "Ciao" o "Buongiorno" - le lettere d'affari dovrebbero sempre iniziare con "Gentile [nome e nome del destinatario]" a meno che non si usi il saluto "A chi Può preoccupare "(nei casi in cui non si conosce il nome del destinatario).
- Chiusura : la chiusura deve commettere errori da parte del conservatore. Le chiusure accettabili da utilizzare includono: "Cordiali saluti", "Cordiali saluti", "Cordiali saluti", "Cordiali saluti", "Grazie", "Grazie per la vostra considerazione", "Rispettosamente" e "Molto rispettosamente" (questo, spesso abbreviato "V / R", è comune nella corrispondenza commerciale militare). Non utilizzare chiusure casuali come: "Più tardi", "Saluti", "Cordialmente", "Grazie!" "TTYL" o "Calorosamente".
- Scelta e grammatica delle parole: anche se la scelta delle parole per le lettere commerciali non deve essere troppo stilosa, fiorita o ornata, dovresti anche evitare di usare slang, abbreviazioni / acronimi, emoji o testo. In nessun caso dovresti usare i frammenti di frase che sono comunemente usati quando mandi un sms. Invece, usa frasi complete, facendo attenzione alle giunzioni virgola (dove due frasi complete sono unite da una virgola). Correzione delle bozze attentamente per errori di ortografia e errori grammaticali.
- Carta : se stai redigendo una lettera commerciale formale da spedire in contrapposizione a una e-mail, la carta che utilizzi dovrebbe essere una normale carta bianca con un buon peso - non usare il tipo di cartoleria colorata o fiammeggiante che potrebbe essere usata nel marketing "junk mail". Va benissimo includere un semplice logo aziendale in cima al foglio.
Esempio di layout lettera commerciale
Informazioni sui contatti
Il tuo nome
Il tuo indirizzo
La tua città, stato, codice postale
Il tuo numero di telefono
Il tuo indirizzo di posta elettronica
(spazio)
Data
(spazio)
Informazioni sui contatti
Nome
Titolo
Azienda
Indirizzo
Città (*): Stato (*): CAP
(spazio)
Saluto
(spazio)
Caro signor / m. Cognome:
(spazio)
Corpo della lettera commerciale
Il primo paragrafo della tua lettera commerciale dovrebbe fornire un'introduzione al motivo per cui stai scrivendo.
(spazio tra i paragrafi)
Quindi, nei paragrafi seguenti fornisci ulteriori informazioni e dettagli sulla tua richiesta.
(spazio tra i paragrafi)
L'ultimo paragrafo dovrebbe reiterare la ragione per cui stai scrivendo e ringraziare il lettore per aver esaminato la tua richiesta.
Chiusura:
(spazio)
Distinti saluti,
(doppio spazio)
Firma:
Firma scritta a mano (per una lettera spedita)
(doppio spazio)
Firma tipizzata
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