Hai bisogno di scrivere una lettera commerciale? Non sei sicuro del miglior layout da usare o di cosa includere nella tua lettera? È importante che tutte le lettere commerciali che scrivi siano formattate correttamente e in apparenza professionale.
Quando stai scrivendo a potenziali datori di lavoro, colleghi, relazioni professionali e commerciali, il layout della tua lettera è quasi importante quanto quello che stai scrivendo.
Se la lettera non è formattata correttamente, non ha abbastanza spazio tra i paragrafi e utilizza uno stile o una dimensione di carattere non tradizionale, può rifletterci male.
Linee guida per la scrittura di lettere d'affari
Ecco le linee guida per scrivere una lettera commerciale, quindi tutta la tua corrispondenza fa la migliore impressione.
margini
I margini delle lettere di lavoro dovrebbero essere di circa 1 "tutto intorno, il che conferisce alla tua lettera professionale un aspetto ordinato. Dovresti allineare il testo a sinistra: questo è il modo in cui la maggior parte dei documenti è allineata, quindi renderà leggibile la tua lettera.
Spaziatura del carattere
Lasciare spazio nella tua lettera crea un aspetto chiaro, sgombro e di facile lettura che il lettore apprezzerà. La tua lettera dovrebbe essere in formato di blocco: l'intera lettera deve essere allineata a sinistra e a spaziatura singola ad eccezione di un doppio spazio tra i paragrafi.
Dimensione del font
La dimensione del carattere tradizionale per una lettera professionale è 12. Il carattere dovrebbe essere Times New Roman o Arial. Tuttavia, se si utilizza una carta intestata, la carta intestata potrebbe avere dimensioni e stile diversi.
Stile carattere
Non è necessario utilizzare stili diversi all'interno di una lettera professionale.
Utilizzare un carattere uniforme (un carattere di bookprint come Times New Roman o Arial) ed evitare la sottolineatura, il corsivo o il grassetto. Tuttavia, se si utilizza una carta intestata, la carta intestata potrebbe avere uno stile di carattere diverso.
Testo della lettera
Il testo della lettera commerciale dovrebbe essere pulito e leggibile. Evita di scrivere la tua lettera in un grande blocco di testo.
Rompi il tuo testo in diversi paragrafi concisi. Questi paragrafi dovrebbero essere allineati a sinistra; questo consente una lettura più facile. Quando hai completato la tua lettera, chiedi a qualcun altro di leggerla per te. Chiedi loro di dare una breve occhiata alla lettera. C'è troppo testo sulla pagina? È facile vedere i paragrafi distinti?
Informazioni sui contatti
La prima sezione della tua lettera dovrebbe includere anche le tue informazioni di contatto e le informazioni di contatto della persona che stai scrivendo. Includere anche la data in cui stai scrivendo nella parte superiore della tua lettera.
Saluto alle lettere
A meno che tu non conosca bene il lettore e in genere lo indirizzi con il loro nome, dovresti includere il titolo personale e il nome completo della persona nel saluto (ad esempio "Gentile Sig. James Franklin"). Se non sei sicuro del nome del lettore, includi il suo titolo (es. "Gentile dirigente del marketing"). Se non si è sicuri del genere del lettore, è sufficiente indicare il proprio nome completo ed evitare il titolo personale (ad es. "Caro Jamie Smith"). Se non sei sicuro del sesso, del nome e del titolo del lettore, scrivi semplicemente "A chi può interessare ". Lascia una riga vuota dopo il saluto.
Paragrafi
I paragrafi delle lettere professionali dovrebbero essere relativamente concisi.
Il primo paragrafo può includere una breve apertura amichevole e una spiegazione concisa del motivo della tua scrittura. Il secondo paragrafo (e tutti i paragrafi successivi) dovrebbero ampliare il motivo della tua scrittura. L'ultimo paragrafo dovrebbe riaffermare la ragione per cui scrivi e, se applicabile, indicare il tuo piano d'azione (o richiedere che il lettore intraprenda qualche tipo di azione).
Chiusura
Quando stai scrivendo una lettera commerciale o un messaggio e-mail è importante chiudere la tua lettera in modo professionale in modo che tu sia una lettera, nella sua interezza, sia ben scritta e professionale.
Firma
Quando invii una lettera cartacea, completa la lettera con la tua firma, scritta a mano, seguita dal tuo nome digitato. Se questa è una email, includi semplicemente il tuo nome digitato.
Infine, non dimenticare di eseguire il controllo ortografico e correggere la tua lettera prima di inviarlo.
Di nuovo, chiedi a un familiare, amico o collega di esaminarlo per te. È sempre bene che un altro paio di occhi guardi perché è difficile cogliere i nostri errori.
Formato della lettera commerciale
Rivedi una lettera commerciale formattata con informazioni su cosa includere in ogni sezione della tua lettera.
Esempi di lettera commerciale
Esempi di lettere commerciali per una varietà di corrispondenza commerciale, professionale e lavorativa, inclusi campioni e modelli di lettere e messaggi di posta elettronica.