Prima di scrivere - o finalizzare - la tua prossima lettera commerciale, prenditi un po 'di tempo per esaminare come formattare la lettera, dalla scelta del tipo di carattere allo stile, insieme a quali saluti e insegne sono appropriati da usare.
Formati diversi per le lettere commerciali
Una nota sui formati per le lettere commerciali. Esistono tre stili di base di lettere commerciali:
- Formato del blocco: in questo stile, tutto il testo è giustificato a sinistra. Salta una riga tra ogni sezione.
- Formato blocco modificato: la maggior parte dei contenuti è giustificata in questo stile, proprio come nella lettera del formato del blocco. Ecco le eccezioni: per le tue informazioni di contatto e chiusura gratuita, vai al centro della pagina e scrivi le informazioni lì.
- Formato semi-blocco: anche a volte indicato come formato di blocco indentato, questo stile è uguale al formato di blocco modificato, tranne per il fatto che ogni paragrafo è rientrato.
Ognuno di questi stili è accettabile per l'uso in una lettera commerciale, ma dal momento che le regole per il formato del blocco sono così chiare, questa potrebbe essere l'opzione più semplice da selezionare.
Molti programmi di elaborazione testi avranno modelli disponibili per aiutarti a formattare la tua lettera in modo appropriato. Qualunque formato tu scelga, assicurati di lasciare uno spazio nella lettera e saltare uno spazio tra ogni paragrafo e sezione.
Aspetto professionale
Le apparenze contano! Una lettera d'affari è un pezzo di corrispondenza professionale, ma non sarà percepito in questo modo se si opta per un font stravagante o si hanno molti errori di battitura.
Ecco alcune linee guida da seguire:
- Scegli un carattere e una dimensione del carattere appropriati .
- Evita il linguaggio informale o il gergo.
- Prevenire errori di battitura ed errori grammaticali leggendo attentamente.
- Se stai stampando la lettera, valuta la possibilità di scegliere carta di alta qualità. Qualunque carta scegliate, piegate la lettera con attenzione prima di metterla nella busta. Se puoi, digita l'indirizzo del destinatario sulla busta; se ciò non è possibile, usa la tua grafia più accurata.
Il seguente modello di lettera commerciale elenca le informazioni che è necessario includere in una lettera commerciale.
Modello di lettera di affari
Informazioni di contatto: includi le tue informazioni di contatto nel seguente ordine.
Se si utilizza la carta intestata personalizzata che include queste informazioni, lasciare questa sezione.
Il tuo nome
Il tuo indirizzo
La tua città, stato, codice postale
Il tuo numero di telefono
Il tuo indirizzo di posta elettronica
Data: negli Stati Uniti, il formato per la scrittura della data è mese, data e anno. Ad esempio, 3 settembre 2017 . Non abbreviare il mese.
Informazioni di contatto: includi le informazioni di contatto per la persona che stai scrivendo. Se non hai un nome specifico, lascia perdere.
Nome
Titolo
Azienda
Indirizzo
Città (*): Stato (*): CAP
Saluto: inizia la lettera con un saluto, come "Caro" seguito dal titolo e dal nome.
Guarda altri esempi di saluti appropriati da utilizzare in una lettera commerciale , oltre a consigli su cosa fare se non hai una persona di contatto specifica. Segui il nome della persona con due punti.
Caro signor / m. Cognome:
Corpo della lettera commerciale
Mantieni la tua lettera semplice e concentrata, quindi lo scopo della tua lettera è chiaro.
Il primo paragrafo della tua lettera commerciale dovrebbe fornire un'introduzione al motivo per cui stai scrivendo. Quindi, nei paragrafi seguenti fornisci ulteriori informazioni e dettagli sulla tua richiesta. L'ultimo paragrafo dovrebbe reiterare la ragione per cui stai scrivendo e ringraziare il lettore per aver esaminato la tua richiesta.
Unico spazio alla tua lettera e giustifica la tua lettera a sinistra. Lascia una riga vuota tra ogni paragrafo.
Distinti saluti,
Firma:
Firma scritta a mano (per una lettera spedita)
Firma tipizzata
Se non sei sicuro di cosa scrivere il corpo di una lettera di lavoro, rivedi questi esempi di ricerca di lavoro e lettere di lavoro come fonte di ispirazione.
Prendi in considerazione l'utilizzo di un modello
Travolto da tutti i passaggi coinvolti nella formattazione della corrispondenza lettera commerciale? Un modello può aiutare. I modelli di lettera Microsoft sono disponibili come download gratuito per gli utenti di Microsoft Word o sono disponibili all'interno del programma Word, da utilizzare per creare una serie di lettere di lavoro e di lavoro.