Scrivere una lettera d'affari efficace e lucida può essere un compito facile da seguire, purché rispettiate le regole stabilite per il layout e il linguaggio. Renditi conto che il tuo destinatario legge una quantità significativa di corrispondenza su base regolare e favorirà le lettere ben eseguite senza errori di battitura e grammaticali. Una buona regola è quella di rileggere due volte e poi farla revisionare da un collega per assicurarsi che nulla sia stato perso.
Sezioni di una lettera commerciale
Ogni sezione della tua lettera deve aderire al formato appropriato, a partire dalle informazioni di contatto e da quelle del destinatario; saluto; il corpo della lettera; chiusura; e infine, la tua firma.
Formato della lettera commerciale
Di seguito è riportato il tradizionale formato lettera commerciale, con suggerimenti su come inquadrarlo in base alla relazione con il lettore e quale è il risultato desiderato.
Le tue informazioni di contatto :
Il tuo nome
Il tuo indirizzo
Il tuo numero di telefono
Il tuo indirizzo di posta elettronica
Data
Informazioni di contatto del destinatario:
Il loro nome
Il loro titolo
La loro compagnia
L'indirizzo della società
- Usa "A chi può interessare ", se non sei sicuro in particolare a chi ti stai rivolgendo.
- Usa il saluto formale "Gentile Sig./Dr. [Cognome], "se non si conosce il destinatario.
- Utilizzare "Gentile [Nome]", solo se si ha una relazione informale con il destinatario.
Il corpo
Nozioni di base sulla formattazione:
- Usa linee a spaziatura singola con uno spazio aggiunto tra ogni paragrafo, dopo il saluto e sopra la chiusura.
- Sinistra giustificare la tua lettera (contro il margine sinistro).
Colpisci il tono giusto:
Rendi chiaro lo scopo della tua lettera attraverso un linguaggio semplice e mirato, mantenendo breve il paragrafo di apertura. Puoi iniziare con "Sto scrivendo in riferimento a ..." e da lì comunicare solo ciò che devi dire.
I paragrafi successivi dovrebbero includere informazioni che forniscano al lettore una piena comprensione dei vostri obiettivi, ma evitate frasi tortuose e parole inutilmente lunghe. Di nuovo, tienilo conciso per sostenere la loro attenzione.
Se il tuo intento è persuadere il destinatario - investire denaro, darti un riferimento, assumerti, collaborare con te o risolvere un problema - crea un caso convincente per la causa. Se, ad esempio, vuoi che il lettore sponsorizzi un evento di beneficenza, identifica eventuali sovrapposizioni con gli obiettivi filantropici della compagnia. Convinci il lettore che aiutarti sarà vantaggioso per entrambe le parti e aumenterai le tue possibilità di ottenere il loro sostegno.
Mantieni il tuo paragrafo di chiusura a due frasi. Basta ripetere la ragione della tua scrittura e ringraziare il lettore per aver considerato la tua richiesta.
Chiudi gratuita :
Alcune buone opzioni per la chiusura includono:
- Distinti saluti,
- Cordiali saluti,
- Cordialmente,
- Rispettosamente,
Se la tua lettera è meno formale, considera l'utilizzo di:
- Ti auguro il meglio,
- Migliore,
- Grazie,
- Saluti,
La firma:
Scrivi la tua firma appena sotto la chiusura e lascia quattro spazi singoli tra la chiusura e il nome completo, il titolo, il numero di telefono, l'indirizzo e-mail e qualsiasi altra informazione di contatto che si desidera includere. Usa il formato seguente:
La tua firma manoscritta
Nome completo digitato
Titolo
L'invio di una lettera di affari e-mail
Se invii una lettera email, la tua firma sarà leggermente diversa . Piuttosto che includere le tue informazioni di contatto nell'intestazione della lettera, elencale sotto la tua firma. Per esempio:
Cordiali saluti,
Nome e cognome
Titolo
Il tuo indirizzo
Il tuo numero di telefono
Il tuo indirizzo di posta elettronica
Includi l'argomento di cui stai scrivendo nell'oggetto dell'email, in modo che il lettore sia chiaro sul motivo per cui stai inviando il messaggio.
Suggerimenti per la scrittura di lettere d'affari
Puoi trovare suggerimenti più dettagliati in queste linee guida su come scrivere una lettera commerciale , incluso scegliere un font, selezionare i margini e formattare correttamente la tua lettera.
È sempre utile guardare esempi per ottenere idee per la propria corrispondenza. Esaminare i campioni delle lettere , comprese le lettere di accompagnamento, le lettere di ringraziamento dell'intervista, le lettere di follow-up, le lettere di accettazione e di rifiuto del lavoro, le lettere di dimissioni, le lettere di apprezzamento e altri esemplari di lettere commerciali e di lavoro.