Come sviluppare un'agenda di riunione efficace

La tua preparazione determina se riuscirai a ottenere i tuoi risultati desiderati

L'agenda di una riunione è l'elenco degli elementi che i partecipanti sperano di ottenere durante una riunione. L'agenda dovrebbe essere distribuita ai partecipanti diversi giorni prima di una riunione, con almeno 24 ore di anticipo in modo che i partecipanti abbiano l'opportunità di prepararsi per l'incontro.

In combinazione con i verbali della riunione , la documentazione che i partecipanti ricevono in seguito a una riunione, l'ordine del giorno è il piano per la riunione e il follow-up riportato per la riunione precedente.

Quando sviluppi un'agenda per una riunione che non è pianificata regolarmente, i seguenti passaggi ti assisteranno. Più avanti in questo articolo, vedrai un modello di agenda per una riunione regolarmente programmata. I due tipi di riunioni condividono argomenti simili all'agenda ma non sono esattamente gli stessi.

Sviluppare un programma di incontri

In primo luogo, identificare se sono necessari altri dipendenti per aiutarvi a pianificare la riunione. Quindi, decidi cosa speri di realizzare tenendo la riunione. Stabilisci obiettivi realizzabili per il tuo incontro . Gli obiettivi che stabilirai stabiliranno il quadro per un piano di riunione efficace . Assicurati di non aver pianificato più di quanto sia ragionevolmente realizzabile entro i tempi della riunione.

Come disse Stephen Covey nelle "Sette abitudini di persone altamente efficaci", "Inizia con la fine in mente". Lo scopo della riunione determinerà l'obiettivo della riunione, l'agenda della riunione e i partecipanti alla riunione.

Costruire un ordine del giorno è fare un piano per l'incontro.

Si inizia con l'obiettivo principale o lo scopo che si sta tentando di realizzare tenendo la riunione. Una volta deciso il tuo obiettivo, devi determinare se hai bisogno dell'assistenza di altri dipendenti per pianificare la tua agenda. In caso affermativo, invitali a unirsi a te nel fare l'agenda della riunione di solito via email o testo in modo da non creare la necessità di un incontro aggiuntivo.

Decisioni da prendere mentre sviluppi l'agenda del tuo meeting

Dopo aver determinato il tuo obiettivo generale, tu o il tuo team, dovete prendere le seguenti decisioni. Oltre allo scopo o all'obiettivo dell'incontro, ognuno di questi elementi viene visualizzato nell'agenda della riunione.

Oltre agli elementi decisionali di cui sopra, gli elementi di agenda della riunione standard dovrebbero includere:

Decidi chi deve partecipare per realizzare l'agenda del tuo meeting

Una volta che hai deciso che è necessario un incontro per raggiungere il tuo obiettivo, devi sviluppare l'elenco dei partecipanti.

Non tutti i dipendenti possono o dovrebbero partecipare a ogni riunione, ma invitare i giusti partecipanti aumenterà le probabilità di successo.

Come identificare i partecipanti necessari per realizzare l'agenda del meeting

Determina i partecipanti per una sola volta o per una breve serie di incontri o per una riunione regolarmente programmata o in corso ponendo domande come quelle seguenti.

Avete bisogno di un'agenda per riunioni per riunioni regolarmente programmate?

Non tutte le riunioni richiedono un programma personalizzato sviluppato. La maggior parte dei dipendenti ha regolarmente programmato riunioni per i propri dipartimenti o gruppi di lavoro. Hai anche squadre e progetti a cui partecipi.

Un progetto in corso potrebbe non richiedere un nuovo ordine del giorno per ogni riunione, ma il tuo team sarà ben servito adottando un approccio standard alla tua riunione.

La riunione dei dipendenti regolarmente pianificata è suddivisa in tre segmenti per i quali ciascuno ha gli elementi dell'agenda standard: Elementi informativi, Elementi azione e Pianificazione anticipata.

Componenti di un ordine del giorno delle riunioni per riunioni regolarmente programmate

Articoli informativi

Scrivi gli articoli dell'agenda che sono informativi per ogni riunione. Ad esempio, il gestore aggiorna il gruppo sui risultati della riunione del senior management.

Elementi di azione

Metti all'ordine del giorno tutti gli elementi che ti aspetti che il gruppo vorrà rivedere ad ogni riunione regolarmente programmata. Ad esempio, prestazioni per il budget per il periodo di tempo e l'identificazione di risparmi sui costi e miglioramenti continui che il gruppo intende raggiungere.

Pianificazione anticipata

Inserisci all'ordine del giorno tutti gli elementi che il gruppo desidera pianificare o preparare in anticipo. Ad esempio, gli obiettivi a breve termine per il prossimo mese o la necessità dell'assistenza dei collaboratori per i prossimi compiti.

Se si seguono queste linee guida quando si sviluppa l'agenda della riunione, si aumenta la probabilità che la riunione produca risultati.

Esempio di agenda per riunioni per riunioni regolarmente programmate

Utilizzare questo programma di esempio per una riunione pianificata regolarmente per garantire che la riunione produca i risultati che si cercano.