È possibile pianificare, condurre e gestire una riunione per produrre risultati
Se trascuri una di queste opportunità di gestione degli incontri , i tuoi incontri e le tue squadre non porteranno il frutto che desideri dal momento in cui investi. Prendi questi dodici suggerimenti per la gestione delle riunioni per guidare i tuoi partecipanti a raggiungere risultati attesi, positivi e costruttivi.
Cosa fare prima della riunione per garantire riunioni efficaci
Le azioni prima dell'incontro stabiliscono le basi per raggiungere i risultati dell'incontro. Puoi eseguire tutti i follow-up necessari, ma senza un piano di riunione efficace per iniziare, i risultati ti deluderanno. Questi suggerimenti ti aiuteranno a pianificare e implementare la riunione.
Pianifica la riunione
Gli incontri efficaci che producono risultati iniziano con la pianificazione delle riunioni. In primo luogo, identificare se sono necessari altri dipendenti per aiutarvi a pianificare la riunione. Quindi, decidi cosa speri di realizzare tenendo la riunione. Stabilisci obiettivi realizzabili per il tuo incontro.
Gli obiettivi che stabilirai stabiliranno il quadro per un piano di riunione efficace. Come dice Stephen Covey nelle Sette abitudini di persone altamente efficaci , "Inizia con la fine in mente". Lo scopo della riunione determinerà l'obiettivo della riunione, l' agenda della riunione e i partecipanti alla riunione necessari per raggiungere lo scopo.
Assicurati di aver bisogno di un incontro
Una volta che hai sviluppato il tuo piano di riunione, assicurati che una riunione sia un veicolo appropriato per raggiungere gli obiettivi prefissati. Pianificare e tenere una riunione è costoso quando si tiene conto del tempo delle persone che partecipano, pertanto è necessario fare del proprio meglio per stabilire se una riunione è la migliore opportunità per risolvere il problema, migliorare il processo o elaborare un piano continuo.
Potresti scoprire che puoi raggiungere gli obiettivi dell'incontro con una discussione via email o distribuendo e richiedendo informazioni tramite la newsletter aziendale. Assicurati che la riunione sia necessaria e non solo più conveniente per te: otterrai risultati migliori dai partecipanti alla riunione quando avrai veramente preso in considerazione le loro esigenze.
Assicurare una partecipazione appropriata alla riunione
Se un incontro è il mezzo appropriato per raggiungere i tuoi obiettivi , verifica con i partecipanti che devono partecipare alla riunione per avere successo. I partecipanti necessari devono essere disponibili per partecipare alla riunione.
Rinviare la riunione piuttosto che tenere una riunione senza membri del personale critico. Se un delegato partecipa al posto di un decisore decisivo, assicurarsi che il membro del personale designato abbia l'autorità di prendere decisioni o rimandare la riunione.
Distribuisci e rivedi il pre-lavoro prima della riunione
Quanti incontri hai frequentato che sono iniziati con il facilitatore della riunione distribuendo una risma di dispense o proiettando una diapositiva di Microsoft PowerPoint per la discussione? Frustrante? Scommetti. L'incontro diventa un read-in di gruppo, difficilmente produttivo per il raggiungimento degli obiettivi.
Quando gli scopi dichiarati per tenere una riunione sono il processo decisionale e rispondere alle domande, un gruppo di lettura è uno spreco vergognoso del tempo delle persone.
È possibile rendere le riunioni più produttive e garantire risultati fornendo il pre-lavoro necessario prima della riunione effettiva. Fornire pre-lavoro, grafici, grafici e materiale di lettura 48 ore prima che una riunione influenzi il successo della riunione. Più tempo di preparazione si assegna, le persone meglio preparate saranno per il vostro incontro.
La documentazione che ti aiuterà a raggiungere gli obiettivi della riunione può includere relazioni; dati, grafici e collegamenti a informazioni sulla concorrenza, vendite da inizio mese e piani di produzione; Diapositive di Microsoft PowerPoint che illustrano i punti chiave di discussione; e verbali delle riunioni , note e follow-up di riunioni e progetti precedenti o correlati.
Pre-lavoro, anche solo i collegamenti da seguire per leggere le informazioni, distribuito in modo tempestivo, con la seria aspettativa che i partecipanti leggeranno il pre-lavoro prima della riunione, aiuta a garantire il successo della riunione.
Durante la riunione per garantire riunioni efficaci
L'uso efficace del tempo di riunione crea entusiasmo per l'argomento. Genera impegno e un sentimento di realizzazione da parte dei partecipanti. Le persone si sentono parte di qualcosa di più grande delle loro sfide quotidiane. Pertanto, un incontro attivo e ben facilitato che pone le basi per il follow-up produrrà risultati di incontro.
Facilitazione efficace delle riunioni
Il leader dell'incontro definisce un tono positivo e produttivo per l'interazione tra i partecipanti alla riunione. Una facilitazione efficace delle riunioni inizia con una revisione degli obiettivi, dei risultati previsti e dell'agenda. Il facilitatore aiuta i membri del gruppo a rimanere concentrati e produttivi.
Il design dell'incontro e l'agenda stabiliscono il quadro per l'incontro. Un facilitatore efficace, che mantiene in pista i partecipanti, garantisce il raggiungimento dei risultati attesi e desiderati dall'incontro.
Utilizzare il Pre-Work in the Meeting
Utilizzare o fare riferimento al lavoro preliminare e ad altre informazioni fornite prima dell'incontro durante la riunione. Rafforzate la necessità per i partecipanti di trascorrere il tempo necessario in anticipo per rivedere il materiale che è parte integrante del raggiungimento dei risultati desiderati.
I partecipanti si prepareranno prima di partecipare alle riunioni e i risultati porteranno testimonianza di una solida preparazione e leadership . Nessuno vuole apparire impreparato, disinteressato o non contribuire agli occhi di un compagno di squadra.
Coinvolgere ciascun partecipante nelle azioni
Ogni gruppo di lavoro ha varie personalità che si presentano per le riunioni. Hai colleghi tranquilli e persone che cercano di dominare ogni piattaforma. Che si tratti di facilitare o partecipare alla riunione, è necessario coinvolgere ciascun partecipante nel raggiungimento degli obiettivi della riunione.
Ciò garantisce che ciascun partecipante sia investito nell'argomento dell'incontro e nel follow-up. Otterrai più risultati con l'intera squadra tirando che con una persona dominante che cerca di spingere tutti gli altri in cima alla collina.
Creare un piano di follow-up per riunioni efficaci
Durante l'incontro, fai un piano di follow-up con gli elementi di azione. I piani efficaci includono quanto segue.
- L'elemento di azione specifico,
- il nome della persona che si è impegnata a "possedere" la realizzazione dell'azione,
- la data di scadenza dell'azione, e
- un accordo su cosa costituisce il completamento dell'azione.
Descrivi gli scenari di vita reale e gli ostacoli al successo che i membri del team possono provare mentre cercano di realizzare gli articoli che produrranno i risultati richiesti. Impostare un orario per la prossima riunione, se necessario, mentre i partecipanti sono presenti.
Dopo la riunione per garantire riunioni efficaci
Le azioni e la pianificazione prima e durante l'incontro svolgono un ruolo importante nell'aiutarti a ottenere risultati attesi, positivi e costruttivi. Le tue azioni successive all'incontro sono altrettanto cruciali. Il follow-up alla prossima riunione programmata non è mai abbastanza di un investimento per garantire i risultati.
Pubblica minuti di riunione
Inizia pubblicando i tuoi minuti e il piano d'azione entro 24 ore. Le persone contribuiranno più efficacemente ai risultati se inizieranno subito con gli oggetti d'azione. Hanno ancora un nuovo ricordo dell'incontro, la discussione e la logica della direzione scelta.
Rimangono entusiasti e pronti per iniziare. Un ritardo nella distribuzione dei minuti danneggerà i risultati poiché la maggior parte della gente aspetta che i minuti arrivino prima che inizino ad affrontare i loro impegni.
Follow-up efficace delle riunioni
Rispettare e rispettare le scadenze e il follow-up ti aiuteranno a ottenere risultati dai tuoi incontri. Il termine è stato stabilito durante l'incontro. Dopo l'incontro, ogni persona con un oggetto d'azione dovrebbe anche fare un piano per la realizzazione personale del proprio impegno.
Indipendentemente dal fatto che scrivano i passaggi nel proprio pianificatore, delegano le attività a un'altra persona dello staff o completano l'attività, l'individuo è responsabile del follow-up.
Così è il pianificatore di riunioni. È possibile migliorare i risultati dell'incontro seguendo ogni persona che ha una voce di azione a metà strada tra le riunioni. Il tuo obiettivo è controllare i progressi e assicurarti che le attività siano in corso. Ricorda che ciò che chiedi viene realizzato.
Responsabilità per il follow-up durante il prossimo incontro
Ti sei mai seduto in una riunione di follow-up che consisteva nel dire a ogni partecipante che il gruppo non era in grado di portare a termine il suo impegno? Il risultato è deplorevole. Stabilire la norma o l'abitudine di rendere conto dei risultati inizia presto nel ciclo di incontri.
Il seguito del facilitatore a metà strada tra le riunioni aiuta, ma il gruppo deve fare in modo di non tenere gli impegni inaccettabili . Riferisci sui progressi e sui risultati alla prossima riunione e aspettati che tutto sarà compiuto. In alternativa, controlla i progressi nella riunione successiva e se c'è un vero e proprio roadblock per progredire, determina come procedere.
Indirizzare il processo di riunione per il miglioramento continuo
La pratica del debriefing di ogni riunione è un potente strumento per il miglioramento continuo. I partecipanti a turno discutono su ciò che è stato efficace o inefficace rispetto all'attuale processo di riunione. Discutono anche dei progressi che ritengono che il gruppo stia facendo sull'argomento per il quale si è svolto l'incontro.
Portando il miglioramento continuo ad un altro livello, i team di successo riesaminano il loro intero progetto e il processo per determinare quanto efficacemente sono riusciti a creare risultati. Le riunioni future riflettono la valutazione. Le riunioni si evolvono come uno strumento ancora più efficace per la creazione dei risultati dell'organizzazione.
Conclusione
I risultati sono realizzabili e prevedibili da riunioni ben pianificate e implementate. Segui queste dodici raccomandazioni per garantire che i partecipanti alla riunione ottengano risultati attesi, positivi e costruttivi dal momento in cui investono in riunioni. La tua organizzazione premierà la tua realizzazione e i tuoi colleghi ti ameranno quando utilizzerai questi efficaci suggerimenti per le riunioni.