Come (e perché) registrare i verbali delle riunioni
I minuti solitamente includono:
- i nomi dei partecipanti,
- le voci dell'ordine del giorno coperte ,
- decisioni prese dai partecipanti,
- le azioni di follow-up intraprese dai partecipanti,
- date di scadenza per il completamento degli impegni, e
- qualsiasi altro evento o discussione che valga la pena documentare per una recensione o una cronologia futura.
I verbali delle riunioni esemplificativi si concentrano sulle decisioni prese durante l'incontro e sugli impegni presi dai partecipanti. Gli impegni sono accompagnati da scadenze e altri dettagli necessari per una comprensione condivisa incontrando i partecipanti.
Riunione dei verbali come documento storico
Come documento storico, sono anche utili per documentare le idee chiave o le discussioni che hanno portato a prendere una decisione. Ad esempio, rispondendo alle domande più tardi quando un membro del team dice "cosa mai stavamo pensando quando abbiamo scelto questo obiettivo".
I verbali delle riunioni efficaci illustrano le cinque alternative discusse dal team e il motivo principale per cui è stato selezionato uno degli altri percorsi disponibili.
I minuti di riunione efficaci per il tipico incontro di lavoro non devono registrare ogni discussione.
Inoltre non hanno bisogno di, e non dovrebbero, dichiarare chi ha detto cosa. Né, dovrebbero documentare ciò che ogni partecipante dice in dettaglio. Nell'esempio fornito, un annotante efficace riassume la discussione piuttosto che annotare ogni parola.
(Riconoscere che questa regola è diversa per altri tipi di riunioni in situazioni come azioni legali, udienze in tribunale e così via.
Questi minuti richiedono una registrazione esatta delle conversazioni e delle dichiarazioni.) Ma la tua riunione sul posto di lavoro tipica no.
Quando e come condividere i verbali della riunione
Idealmente, i verbali delle riunioni vengono divulgati per incontrare i partecipanti per via elettronica alla fine della riunione. Facendo questo, i partecipanti hanno immediato avviso dei loro impegni e scadenze. Se ciò non è possibile (ad esempio, chi prende appunti vuole ripulire gli errori) l'addetto alle note dovrebbe divulgare i verbali della riunione entro 24 ore dalla riunione.
I minuti servono come promemoria degli impegni assunti dai membri del team durante la riunione. Aiutano i partecipanti a trasferire i loro impegni di riunione ai loro calendari e a fare liste. Servono come promemoria di qualsiasi oggetto che deve raggiungere i partecipanti prima della prossima riunione.
(Questo può eliminare uno dei problemi più significativi con le riunioni, in generale, distribuendo le informazioni alla riunione in modo che i partecipanti trascorrano la riunione a leggere piuttosto che interagire). Dopo tutto, l'interazione non è il punto di una riunione? Per qualsiasi altra cosa, hai strumenti come e-mail e Yammer.
Dovrai rivedere i verbali della riunione precedente all'inizio della prossima riunione in modo che le persone possano controllarli per la correttezza e i passaggi successivi.
I verbali delle riunioni contribuiscono in modo efficace alle riunioni di successo quando i minuti vengono adeguatamente scritti e distribuiti in modo tempestivo. Ciò è particolarmente vero quando una squadra ha formato norme forti che supportano il successo dell'azienda .
In che modo le organizzazioni gestiscono l'assunzione dei verbali delle riunioni?
Per quanto riguarda il successo di una riunione , l'addetto alle note o il registratore documenta la riunione per i partecipanti, la storia e i dipendenti che hanno bisogno di sapere che cosa è emerso durante la riunione. Senza i verbali di riunione completa, le prospettive di successo della riunione sono diminuite.
Il dipendente che prende i verbali della riunione è di solito un membro della squadra e prende gli appunti mentre partecipa alla riunione. Nelle riunioni che hanno procedimenti, ramificazioni o requisiti legali o governativi, come ad esempio audizioni, riunioni del consiglio di amministrazione o deposizioni, un individuo non partecipante prende i verbali ufficiali e spesso registra i procedimenti.
Il dipendente che registra i minuti deve avere orecchio per i dettagli da registrare con precisione. Il dipendente deve anche multitasking in modo efficace per partecipare alla riunione durante la registrazione dei minuti.
In alcuni incontri, lo stesso dipendente prende i minuti in ogni riunione. In altri, il ruolo del minuscolo è passato da dipendente a dipendente. Come l' incontro con la leadership , il ruolo del portatore di note costruisce leadership , comunicazione e capacità di leadership di riunione efficaci.
Quali sono i requisiti di un verbale della riunione Note Taker?
I requisiti per il registratore o l'acquirente di note includono:
- Registra accuratamente le decisioni, gli impegni e i principali punti di discussione presi durante una riunione.
- Registra gli elementi di azione che incontrano i membri impegnati a fare insieme alla data di scadenza che i membri si sono impegnati a realizzare. Gli elementi di azione hanno un nome allegato, ma la discussione generale non stabilisce chi ha detto cosa in incontri di lavoro informali.
- Esaminare le principali decisioni e gli incarichi o gli impegni volontari e gli elementi di azione alla fine della riunione in modo che i partecipanti possano rivedere e concordare eventi e impegni prima di lasciare la riunione.
- Il leader dell'incontro può chiedere al taker del riepilogo di ricapitolare periodicamente la discussione durante una riunione.
- In una serie di incontri in corso, l'addetto alle note impiega un minuto a rivedere i verbali della riunione all'inizio della prossima riunione. I dipendenti che partecipano possono aggiungere o correggere tutto ciò di cui non sono d'accordo nei minuti.
- Distribuire una copia dei verbali della riunione entro 24 ore dalla riunione è stata la raccomandazione standard per i facilitatori delle riunioni da anni. Ora, tuttavia, il registratore ha probabilmente utilizzato i minuti su un dispositivo elettronico come un laptop o un iPad. Pertanto, l'addetto alle note dovrebbe distribuire le note della riunione dopo una rapida revisione dell'ortografia, della grammatica e della chiarezza, spesso entro o pochi minuti dalla riunione.
Il registratore è un ruolo che un incontro deve avere per garantire che i risultati di una riunione vengano comunicati e messi in atto dai partecipanti. Senza le note, i partecipanti devono fare affidamento sulla memoria degli altri partecipanti. Garantito, questo non è un buon piano.
La documentazione del meeting di un incontro è necessaria per il successo di una riunione, proprio come la documentazione è necessaria per migliorare le prestazioni dei dipendenti.