Come vengono retribuiti i dipendenti quando spendono soldi per lavoro?
Le spese di viaggio possono includere alloggio, voli, trasporti via terra, consigli per fattorini, pasti e altre spese accessorie che un dipendente potrebbe avere mentre sono in viaggio.
Altre spese aziendali possono includere articoli come l'assunzione di clienti o potenziali dipendenti a pranzo, l'acquisto di libri o altro materiale didattico che il datore di lavoro copre o guida le spese per riciclare la proprietà dell'azienda.
I tipi di spese che un'associazione rimborserà si trovano nei viaggi aziendali, nell'intrattenimento e nelle politiche delle spese generali rimborsabili nel manuale del dipendente . Acquisisci familiarità con le politiche della tua azienda perché il tuo datore di lavoro può coprire le spese varie come la pulizia a secco e l'iscrizione alla palestra in viaggi prolungati.
L'intrattenimento del cliente durante i viaggi di lavoro è un'altra spesa rimborsabile, ma conosci le politiche della tua azienda in modo da non superare i limiti di spesa. Volete dimostrare ospitalità e cortesia senza eccedere il budget del vostro datore di lavoro per tali spese.
Popolari sono ora le carte di credito aziendali che sono affidate a persone che sono dipendenti di livello senior e ad altri dipendenti che devono spesso viaggiare per lavoro.
Invece di pagare per le spese con il proprio denaro, i dipendenti addebitano tutte le spese, ma incidentali e suggerimenti alla carta di credito dell'azienda.
Questo è un approccio conveniente al rimborso spese per il dipendente in quanto le fatture della carta di credito documentano le spese esatte senza che il dipendente debba salvare le ricevute e compilare i report delle spese di viaggio.
Compilazione di un rapporto di rimborso spese
In entrambi i casi in cui la carta di credito dell'azienda viene utilizzata e pagata in contanti, è probabile che i dipendenti debbano compilare un rapporto di rimborso spese al ritorno dal viaggio. Con la carta di credito dell'azienda, dovranno spiegare meno di ovvi addebiti che compaiono sulla fattura della carta di credito (molto più facile che dover compilare una nota spese da zero). Inoltre, addebiteranno alla compagnia le spese aggiuntive che hanno pagato con il proprio denaro o con la propria carta di credito.
Quando un dipendente paga in contanti, dovrà elencare, e occasionalmente giustificare, ciascuna spesa per la quale è richiesto il rimborso. Questi sono esaminati dalla contabilità come sono le dichiarazioni della società della carta di credito. Una spesa ingiustificata, o che è esclusa dalla politica aziendale, non viene rimborsata, quindi, è necessario conoscere le politiche della propria azienda in merito ai viaggi di lavoro.
La maggior parte delle aziende stabilisce una data entro la quale devono essere archiviate le relazioni di rimborso spese per garantire che i dipendenti siano rimborsati e per una corretta contabilità. I dipendenti devono seguire attentamente queste regole poiché alcune organizzazioni non rimborsano le spese che vengono restituite dopo la scadenza. Conosci le regole della tua azienda.
Un altro metodo per pagare le spese di viaggio d'affari dei dipendenti è con un diario .
Una domanda di lettore insolita relativa al rimborso spese
Un lettore ha chiesto: "I nostri rappresentanti di vendita esterni hanno ampi territori (stati multipli) e viaggiano regolarmente, spesso richiedendo pernottamenti e sono stato portato alla mia attenzione tramite il reparto contabilità, che un rappresentante aveva preso un animale domestico con loro in uno di questi viaggi e addebitato il costo dell'animale domestico alla carta di credito dell'azienda, sostenendo che l'hotel non avrebbe separato la tassa e aveva programmato di rimborsare la compagnia.
"Sono sbalordito e alla ricerca di suggerimenti su come gestire questa situazione.Il mio istinto di gestione delle risorse umane mi dice di scrivere a questo dipendente per l'uso improprio dei fondi della società, ma ottengo resistenza dalla gestione delle vendite che vogliono che io faccia una specifica politica per gli animali domestici.
"Il nostro uso della carta di credito aziendale indica chiaramente:" Questa carta deve essere utilizzata SOLO PER SPESE AZIENDALI.
L'uso personale della carta potrebbe comportare la perdita della carta o la risoluzione. Inoltre, i rappresentanti di vendita saranno responsabili per gli addebiti non autorizzati. " Hai scritto di un argomento del genere in passato? "
Risposta alle risorse umane: ecco cosa devi considerare. L'impiegato è andato alla contabilità e ha spiegato il problema che l'hotel non è stato in grado di separare le spese per gli animali domestici? Oppure, è stata sorpresa da un'attenta revisione delle sue spese di contabilità?
Innanzitutto, è difficile credere che l'hotel non sia stato in grado di separare le spese per gli animali domestici. In secondo luogo, se l'hotel non fosse in grado di separare l'accusa per l'animale domestico, come faceva a sapere cosa restituire alla contabilità?
Se avesse pianificato di pagare le spese per l'animale solo se fosse stata catturata e non si fosse offerta volontariamente di pagare, data la sua politica, lei meriterebbe un'azione disciplinare . Ciò dipenderà anche da come hai affrontato situazioni simili in passato. Altri dipendenti hanno rimborsato l'azienda per varie spese e non hanno ricevuto alcuna azione disciplinare?
Spesso quando si esamina una situazione, si scoprirà che esiste una politica da un lato e come è stata implementata e applicata dall'altra parte. Non vuoi trattare questo individuo in modo diverso rispetto ad altri dipendenti che sono stati trattati in passato.
L'azione disciplinare non è necessaria se altri dipendenti hanno semplicemente rimborsato la società in passato per spese simili. Ricorda che io non sono un avvocato quindi questa è solo l'opinione di un collega delle risorse umane.
È sconsigliabile attuare una politica di viaggio per gli animali domestici, poiché si tratta di un esempio di intromissione e coinvolgimento eccessivo della società nella vita personale di un dipendente. Se i dipendenti vogliono pagare per il loro animale domestico viaggiare con loro, non è la preoccupazione dell'azienda.
Finché l'animale non influisce sul costo del soggiorno o della sua capacità di partecipare agli scopi commerciali del viaggio, non è l'attività del datore di lavoro. Il dipendente dovrebbe, ovviamente, pagare eventuali costi aggiuntivi generati dall'animale da viaggio.
La tua politica di viaggio è leggermente confusa e potrebbe utilizzare il rafforzamento nella parte relativa a "responsabili di addebiti non autorizzati" quando la politica ha già dichiarato che sono consentite solo le spese aziendali.
Altro: 10 suggerimenti per ridurre il costo del viaggio d'affari | I dipendenti dovrebbero condividere stanze?
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