Le spese possono includere alloggio, risarcimento per il chilometraggio dell'auto personale , voli, trasporti via terra, suggerimenti per fattorini, pasti, consigli ai camerieri, servizio in camera e altre spese accessorie che un dipendente potrebbe avere mentre sono in viaggio.
Le spese sostenute da un'organizzazione per essere rimborsate si trovano nella politica aziendale di viaggio d'affari. Acquisisci familiarità con la politica della tua azienda perché le spese varie come la pulizia a secco e l'abbonamento alla palestra possono essere coperte da viaggi prolungati.
L'intrattenimento dei clienti durante le conferenze, le chiamate di vendita e le visite in loco è un'altra spesa rimborsabile, ma conosci le politiche della tua azienda in modo da non superare i limiti imposti sui costi di intrattenimento.
In genere, le organizzazioni pagano le spese di viaggio dei dipendenti in questi tre modi.
- Le carte di credito aziendali vengono rilasciate ai dipendenti che devono viaggiare frequentemente per lavoro. I dipendenti possono addebitare la maggior parte delle spese sostenute per un viaggio di lavoro sulla carta di credito dell'azienda. Per il rimborso di spese accessorie come mance e fast food, i dipendenti dovranno compilare una nota spese .
Le carte di addebito sono convenienti per i dipendenti in quanto non devono incassare contanti per pagare le spese aziendali prima del rimborso. Diventa ben informato sulle politiche della tua azienda, però; potrebbe essere comunque necessario inserire ricevute e altra documentazione di supporto.
- Contanti: le organizzazioni senza carte di credito aziendali dipendenti richiedono ai dipendenti di compilare un rapporto di rimborso spese per ogni spesa mentre il dipendente è in viaggio. In genere richiedono ricevute e un certo livello di giustificazione per ogni spesa.
Solo raramente un'organizzazione richiederebbe ai dipendenti di pagare gli oggetti di grandi dimensioni come la tariffa aerea e di richiedere il rimborso in un secondo momento. Un ordine di acquisto dell'azienda o una carta di credito aziendale pagano per grandi spese in anticipo. Ma i dipendenti sono spesso tenuti a pagare in contanti per le spese di viaggio giornaliere che vengono successivamente rimborsate.
- Per diem: A per diem è una indennità giornaliera di una certa somma di denaro che viene fornita a un dipendente per coprire tutte le spese. Il dipendente è responsabile di fare scelte di spesa di viaggio valide entro i parametri della quantità di denaro che gli viene assegnata giornalmente.
Alcune aziende pagano direttamente per il trasporto e l'alloggio, ma danno ai dipendenti in viaggio un diario per tutte le altre spese, compresi i pasti e il trasporto via terra. È risaputo che i dipendenti sono spesi a spese per mantenere il denaro extra dal diario. Le aziende generalmente lo consentono.
Si consiglia ai dipendenti che viaggiano per lavoro di tenersi aggiornati sulle politiche di viaggio dell'azienda e sui costi coperti per il rimborso. Le spese che non rientrano nelle politiche non sono generalmente rimborsate o coperte.
Le ricevute sono richieste dalla maggior parte delle aziende ad eccezione di quelle che pagano una diaria. La tua azienda probabilmente ha anche un modulo che si aspettano che i dipendenti utilizzino per trasformare le spese di viaggio.
Per rimanere al di sopra delle spese rimborsabili, ai dipendenti viene spesso data una scadenza entro la quale devono compilare una nota spese e consegnare le ricevute applicabili. Il dipartimento finanziario avrà linee guida che lo aiuteranno a rimanere aggiornato.
Se hai domande su ciò che costituisce le spese di viaggio appropriate nella tua organizzazione, consulta il tuo manager e le risorse umane.
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