Pubblicato l'8/01/2015
È probabile che, quando qualcuno viene promosso al loro primo ruolo di gestione, sarà la prima volta che gestiscono un budget di dipartimento.
La maggior parte dei nuovi manager riceve poca o nessuna formazione formale su come sviluppare una previsione di budget, tenere traccia delle proprie spese o su come effettuare aggiustamenti a metà anno. Spesso ricevono un foglio di calcolo o un rapporto dal loro manager o dal reparto finanziario e si aspettano di sapere come farlo, o apprendono per tentativi ed errori.
Mentre "tentativi ed errori" può essere un modo efficace per imparare una nuova abilità, sarebbe meglio se un nuovo manager non dovesse fare troppi errori dolorosi.
Ecco alcune lezioni apprese dal mio apprendimento per tentativi ed errori, che credo possano trarre vantaggio dalla maggior parte dei nuovi manager:
Investire il tempo per imparare fin dall'inizio
Non c'è momento migliore per porre domande "stupide" rispetto a quando sei nuovo di zecca per qualcosa e non l'hai mai fatto. Meglio chiedere e passare il tempo a imparare in anticipo, piuttosto che aspettare che qualcuno faccia notare i propri errori . Richiedi tempo al tuo manager (o al tuo predecessore se puoi) per rivedere la filosofia sottostante, gli obiettivi generali, il formato e ogni elemento pubblicitario. Se la tua organizzazione ha una persona finanziaria, chiedi a quella persona di passare del tempo con te. La maggior parte sarà lusingata e desiderosa di condividere la loro esperienza. Dopotutto, se riescono a istruirti su come fare le cose in base alle loro specifiche in anticipo, non sarai più un mal di testa per loro in seguito.
Prendere un corso "Finanza e bilancio per i manager non finanziari"
Rivolgiti alle scuole di economia locali della tua università, sotto "Formazione esecutiva". La maggior parte delle scuole di business offre corsi non creditizi da uno a tre giorni. Durante o dopo il corso, prenditi il tempo necessario per rivedere il rapporto annuale della tua azienda e capire i vari rapporti e rapporti finanziari.
Gestisci il tuo dipartimento Budget come se fosse il tuo business
Quando lavoriamo per grandi organizzazioni, finiamo per trattare il denaro "della compagnia" come cresce sugli alberi. Non è così, ed è ora il tuo lavoro come manager assumere la proprietà personale delle risorse del tuo dipartimento.
Diventa un giocatore di squadra
Se possibile, controlla il budget del tuo manager. Mentre è importante assumere la proprietà del tuo budget, la tua unità fa parte di un'entità più grande. Chiedi al tuo manager di mostrarti dove si inserisce il tuo budget e supporta il quadro generale, oltre alle interdipendenze con i tuoi colleghi. Ci possono essere momenti in cui un altro dipartimento ha bisogno di soldi per obiettivi che hanno una priorità più alta della tua. Non aspettare che ti venga richiesto o tolto di mezzo: sii proattivo e offri aiuto al tuo peer manager. Sarai considerato strategico e collaborativo .
Non giocare a giochi stupidi
Solo perché "tutti lo fanno", non significa che non è stupido e cattivo per l'azienda. Un esempio di un tipico gioco di bilancio stupido che i manager giocano è "usalo o perdilo spendendo". È quando ti stai avvicinando alla fine dell'anno e il tuo budget è in esecuzione sotto la tua previsione. Negli anni precedenti, quando si è sottosostenuti, il budget del prossimo anno è stato stabilito in base al reale di quell'anno.
Quindi, per non tagliare di nuovo il budget, vai a fare shopping - acquistando cose che non ti servono o facendo scorta nel caso in cui ne avessi bisogno.
Tieni traccia delle tue spese mensili e apporta correzioni proattive
Non dare per scontato che "qualcuno" ti dirà quando hai un budget eccessivo. In effetti, potresti anche dover chiedere rapporti mensili o tenere traccia di te stesso. Non aspettare fino alla fine dell'anno, quando è una sorpresa (a te e al tuo capo). A quel punto, è troppo tardi per indagare e apportare correzioni. Sii responsabile, misura te stesso e fai rapporto proattivo al tuo manager.
Sii trasparente e coinvolgi la tua squadra
Condividi il tuo budget con il tuo team, magari coinvolgendolo anche nell'impostazione della previsione. Coinvolgere il tuo team e aiutarli a comprendere il processo di budgeting crea un senso di proprietà condivisa e incoraggia i dipendenti a trovare modi creativi per gestire le spese.
Sii strategico
Non limitarti a prendere gli effettivi dell'anno scorso e ad aggiungere il dieci percento alle previsioni dell'anno successivo. Inizia con lo sviluppo di una strategia e degli obiettivi, quindi determina le risorse necessarie per raggiungere tali obiettivi. Se hai bisogno di più dello scorso anno, prepara un caso aziendale per giustificare la tua richiesta di finanziamenti aggiuntivi.
Non strafare
Mentre la gestione del budget è un ruolo importante per un manager, non perdere mai di vista i beni più importanti: la tua gente! Assicurati di spendere almeno cinque volte la quantità di tempo in cui sviluppi la tua squadra che stai facendo numeri.