Tuttavia, il rituale del posto di lavoro annuale è stato paragonato a un viaggio dal dentista per ottenere un canale radicolare. Entrambe possono essere descrizioni accurate.
Proprio come prendersi cura dei propri denti, il motivo per cui la revisione annuale delle prestazioni finisce per sentirsi come un canale radicolare è a causa di una mancanza di manutenzione preventiva.
Con una buona pianificazione iniziale e controlli regolari, la revisione annuale delle prestazioni può essere indolore come la pulizia annuale dei denti. Ecco sette modi in cui un manager può prepararsi per una revisione annuale delle prestazioni dei dipendenti al fine di renderla una discussione produttiva e indolore:
1. Inizia con le aspettative e gli obiettivi di rendimento
La preparazione per una revisione annuale delle prestazioni inizia con il processo di assunzione. Una postazione di lavoro ben scritta e una descrizione del lavoro indicano chiaramente cosa si aspetta dal dipendente e quale dovrebbe essere la buona performance.
Le aspettative di rendimento non devono assumere la forma di una descrizione formale del lavoro. Vedi Come scrivere aspettative di prestazioni reali che fanno la differenza per un modo più informale ed efficace di sviluppare e comunicare le aspettative di rendimento.
Basta essere sicuri di discutere queste aspettative e gli obiettivi con il dipendente e rivederli su base regolare. Le cose possono cambiare, e quando lo fanno, il dipendente non dovrebbe essere l'ultimo a saperlo.
2. Fornire un feedback regolare durante l'anno
Una grande parte del fatto che la revisione annuale sia indolore è l'eliminazione delle sorprese.
I dipendenti meritano e hanno bisogno di feedback positivi e critici su base regolare. Affinché il feedback sia efficace, deve essere tempestivo, consegnato il prima possibile dopo il risultato o il comportamento delle prestazioni. Certo, il feedback critico può pungere un po ', ma è molto meno doloroso di ottenere tutto in una volta alla fine dell'anno.
3. Affrontare i problemi di prestazioni in modo rapido e decisivo
La revisione annuale NON è il momento di affrontare per la prima volta un serio problema di prestazioni. I manager devono imparare a riconoscere, diagnosticare e discutere i problemi di prestazioni durante tutto l'anno.
4. Mantenere la documentazione per tutto l'anno
Una delle parti più difficili della preparazione per una recensione è cercare di ricordare tutto ciò che è accaduto nel corso di un anno. Quando un manager non tiene un registro delle prestazioni e dei comportamenti dei dipendenti durante tutto l'anno, tende a basare la propria opinione sulla memoria recente.
Un modo semplice per documentare tutto l'anno è tenere una cartella per ogni dipendente per rapporti sulle prestazioni, esempi di comportamento buono e cattivo, sintesi delle discussioni, feedback dei clienti, record di presenze e qualsiasi altra cosa riguardante le aspettative e gli obiettivi di rendimento.
5. Ottieni feedback dagli altri
Mentre un manager è la persona migliore per valutare le prestazioni di un dipendente, è anche utile sollecitare feedback da clienti, colleghi e altri manager.
Questo può essere fatto su base regolare e informale o con una metodologia di indagine più formale. Il feedback deve essere riservato e anonimo e utilizzato in modo aggregato per verificare e supportare la valutazione del gestore.
6. Chiedi un feedback dal Dipendente
Mentre un manager non dovrebbe MAI chiedere a un dipendente di scrivere la propria recensione, è una buona pratica chiedere un'autovalutazione da parte del dipendente come parte del processo di preparazione. Il dipendente può avere informazioni di cui il manager non era a conoscenza e, come minimo, il manager può ottenere un preavviso di eventuali punti ciechi che il dipendente può avere.
7. Sii preparato con esempi
Per le prestazioni, fornire documentazione obiettiva e misurabile sulle prestazioni, se possibile. Per il feedback comportamentale, fornire 2-3 esempi specifici per ciascuna competenza.
Quando un manager segue questi consigli di preparazione, la discussione annuale dovrebbe essere solo un riassunto di tutto ciò che è già stato discusso durante l'anno.
L'attenzione può quindi passare a stabilire aspettative e obiettivi per l'anno successivo.