1. 08:00 Riunioni del personale mattutino del lunedì
Il problema con questo incontro è che nessuno è mai pronto per questo. Dopotutto, sono le 8:00 del lunedì mattina - non è ancora successo nulla e qualunque cosa sia accaduta la scorsa settimana è per lo più storia antica.
Il secondo problema di questo incontro è che, per essere preparati, devono lavorare domenica sera, che va bene in certe occasioni, ma è garantito per guadagnare voti seri per "strappo dell'anno" dai dipendenti e dai familiari dei dipendenti.
La soluzione: se devi tenere una riunione del team il lunedì, spingerlo più tardi al mattino o al primo pomeriggio. Meglio ancora, spingilo fino a martedì mattina.
2. Riunioni di stato round-the-table
Conosci questo incontro. È quello in cui le persone si muovono per la stanza condividendo i loro ultimi aggiornamenti, saghe, fantasie e sogni. Siediti nel posto sbagliato e finisci come la 22ª persona per offrire un aggiornamento a un gruppo le cui vesciche sono eccessivamente tese e il cervello intorpidito dagli aggiornamenti orientati politicamente provenienti dalle bocche dei colleghi in funzioni lontane.
La soluzione: soddisfare se è necessario, ma impostare alcune regole sugli aggiornamenti. Chiedi alle persone di concentrarsi su notizie importanti che influiscono su tutti o per identificare le sfide che richiedono l'aiuto di tutte le funzioni.
Fate qualsiasi cosa per limitare la dolorosa marcia degli aggiornamenti di stato gratuiti e autonomi che generano incontri indisciplinati di round-the-table.
3. Riunioni ricorrenti che hanno perso il loro scopo
Qualsiasi incontro ricorrente in cui nessuno possa ricordare perché questo incontro abbia ancora luogo è un candidato per l'eliminazione immediata.
Le leggi della fisica si trasferiscono alle riunioni e una riunione sul programma tende a rimanere sul programma molto tempo dopo che ha esaurito la sua utilità sul posto di lavoro. Un nuovo manager ha esaminato l'elenco ricorrente di riunioni nel programma della sua squadra e ne ha annullato due perché non è riuscito a scoprire un motivo per cui tali incontri esistessero. Ha ricevuto più di un biglietto di ringraziamento e alcuni commenti da persone che si chiedevano come fosse riuscito a uccidere questo incontro di cui avevano cercato di sbarazzarsi negli ultimi anni.
La soluzione: rivedi tutte le riunioni ricorrenti alle quali sottoponi la tua squadra o che sei un partecipante ed eliminale dalla tua vita e dalla vita dei membri del tuo team. Se non sei l'ospite dell'incontro, informa l'host della tua intenzione e della tua prospettiva sull'utilità dell'incontro. Se sei l'ospite / sponsor, chiedi ai membri della squadra di sondare e dai loro una voce e un voto. Un po 'di tagli draconiani di riunioni ricorrenti apre tempo prezioso per altre attività più importanti.
4. Raggruppa le riunioni di smembramento delle parole
Questo è un incontro in cui si riunisce un gruppo di persone per lavorare sulla formulazione di qualcosa: una visione, una missione, una dichiarazione di strategia, una dichiarazione di portata nella gestione del progetto.
L'output di queste sessioni è tipicamente una serie di frasi costruite in modo goffa che riflettono i compromessi da parte della persona in carica. Nessuno nella stanza è d'accordo con il prodotto finale, ma tutti fanno cenno di assenso non appena la formulazione si sposta oltre il ridicolo al solo orribile nel tentativo di far sparire il dolore.
La s oluzione: non relegare mai una formulazione approssimativa di nulla a un comitato. Prendi una pugnalata all'oggetto in questione da solo, rimbalza su alcuni colleghi e quando ti avvicini a qualcosa che sta iniziando a funzionare per te, chiedi molto attentamente l'input da un gruppo. Chiedi chiarimenti alle domande, prendi appunti importanti e poi sparisci e riformula la / e dichiarazione / e, ripetendo il processo se necessario.
5. Riunioni sulla strategia del modello
Sto finendo dove ho iniziato, con la riunione di strategia molto spezzata descritta nell'apertura di questo articolo.
Non vi è alcun processo o modello magico o anche semplici serie di passaggi che aiutino a far emergere la chiarezza strategica. Condurre un'analisi SWOT (punti di forza, debolezza, opportunità e minacce) non è sempre sul percorso critico per arrivare a una valutazione accurata delle condizioni e delle opportunità. E numeri, obiettivi e crescita non sono strategie. Fai attenzione a chiunque suggerisca di avere un processo semplice per questo argomento complesso.
La soluzione: investi in un facilitatore o consulente di strategia altamente qualificato ed esperto che capisca come guidare, a volte condurre e talvolta seguire nella ricerca di sviluppare una strategia significativa e attuabile. Il professionista giusto terrà il gruppo responsabile della ricerca di risposte alle domande giuste (difficili) a cui è necessario rispondere sulla strada della chiarezza strategica.
La linea di fondo
Le riunioni sono opportunità inestimabili per connettersi, comunicare, costruire relazioni e stimolare la risoluzione di problemi creativi. Sono anche occasioni mature per abusare e persino abusare. Sforzati di essere il manager che rispetta il potere e l'importanza delle riunioni. Usa questi forum per i giusti motivi, architettandoli per concentrarti su questioni chiave, sollecitare idee e, soprattutto, rispettare il tempo che ognuno mette nelle sessioni. I membri del tuo team apprezzeranno il tuo approccio positivo più di quanto tu possa mai sapere.