Questo articolo offre idee per i manager a tutti i livelli per rafforzare le loro capacità di agevolazione delle riunioni a supporto del miglioramento della produttività delle riunioni.
Dove i manager vanno male con le riunioni
Molti manager pensano di sapere come "gestire" un incontro.
Stabiliscono l'agenda, fanno tutto il discorso e prendono tutte le decisioni. Mentre questo può sembrare facile ed efficiente per i manager, spesso è uno spreco di tempo per le persone e non attinge al potenziale creativo del team. In effetti, ha l'effetto opposto in quanto i dipendenti tendono a ritirarsi, rinviando al manager che chiaramente vuole essere responsabile.
Ci sono molte ragioni per cui i manager non coinvolgono maggiormente i loro dipendenti nelle riunioni, tra cui:
- La paura di lasciar andare.
- La falsa convinzione che, poiché sono in carica, devono fornire tutte le risposte.
- Una mancanza di fiducia nelle capacità o capacità di problem-solving dei propri dipendenti.
- Una mancanza di capacità di agevolazione per le riunioni.
Mentre i primi tre elementi sono comportamenti di manager poveri, l'ultimo, abilità di facilitazione, può essere appresa e rafforzata con la pratica.
Rafforzare le capacità di facilitazione della riunione
Per definizione, mezzi di facilitazione, " Per rendere più facile o meno difficile; aiuto . "Affinché un manager possa facilitare un incontro (invece di eseguirlo), devono essere disposti a lasciare andare il loro potere e ad aprirsi a risultati e approcci diversi.
Una corretta facilitazione della riunione implica coinvolgere tutti nell'individuare e risolvere i problemi. I team svilupperanno quasi sempre soluzioni migliori e più creative di quelle che chiunque potrebbe e sarà più propenso a supportare l'implementazione delle soluzioni.
Ecco nove abilità richieste per facilitare un incontro, che possono essere apprese e migliorate con la pratica:
- Pianificazione del programma. Una riunione di collaborazione inizia con la pianificazione dell'agenda. La selezione di argomenti che invitano la partecipazione, ovvero un problema da risolvere, è molto più coinvolgente degli argomenti "informativi". Tuttavia, è necessario stanziare ampio tempo per consentire il coinvolgimento del gruppo.
- Ambiente e regolazione del clima. La logistica conta! Quando le persone sono a disagio, non possono vedersi, non possono sentire o hanno fame, i risultati dell'incontro ne risentiranno. Impara come usare la logistica come mezzo per incoraggiare una grande partecipazione e rimuovere le barriere.
- Fare domande. Le grandi domande stimolano una grande discussione. L'articolo " 70 Awesome Coaching Questions Using the GROW Model " offre alcuni spunti di discussione eccezionali.
- Ascolto attivo. Quando un manager parafrasa, verifica la comprensione e pone domande di follow-up, incoraggia più partecipazione e mantiene la discussione fluente. In " Come diventare un ascoltatore migliore ", condivido le idee per rafforzare le tue capacità di ascolto attivo.
- Brainstorming. Molte persone pensano di sapere già come fare un brainstorming. Tuttavia, di solito non lo fanno. In troppe impostazioni, l'efficacia del brainstorming è ridotta da una cattiva gestione dei processi, da forti pressioni sociali o politiche e da scarse capacità di facilitazione. Molte persone non hanno mai veramente sperimentato il potere di una sessione di brainstorming ben gestita. Vedi " 15 modi per piovere su una sessione di brainstorming " per cosa non fare - poi fai il contrario!
- Capacità di costruzione del consenso. Il consenso non significa che tutti debbano essere d'accordo con una decisione. Significa che tutti hanno avuto l'opportunità di condividere le loro prospettive e proporre idee. Una corretta facilitazione guiderà il gruppo dalla condivisione delle idee allo sviluppo di una decisione efficace . Raggiungere il consenso richiede più tempo, ma di solito otterrà un maggiore consenso dal gruppo in generale. Tuttavia, ricorda che il consenso non è l'obiettivo finale. Una decisione efficace per il problema in questione è la questione più importante. Per ulteriori informazioni su come guidare una squadra attraverso un processo decisionale di consenso, vedi un Quadro decisionale in sei fasi del consenso.
- Risoluzione del conflitto. Ogni volta che c'è una stanza piena di persone coinvolte nella risoluzione di un problema, il conflitto è inevitabile. In effetti, i conflitti tra i compiti e le problematiche vengono considerati dai ricercatori del team come parte del processo per prendere decisioni efficaci. Un manager deve imparare come sfruttare il potere del conflitto in modo positivo. Vedi: "Risoluzione dei conflitti per piccoli gruppi " .
- Abilità comunicative non verbali. Mentre i ricercatori discutono sulle percentuali esatte, la maggior parte concorda sul fatto che oltre il 50 percento della comunicazione è non verbale. Un manager deve essere in grado di leggere il tono del gruppo e il linguaggio del corpo per valutare il loro livello di coinvolgimento, sincerità e impegno.
- Registrazione. Abilità di gruppo abile implica sapere quando rivolgersi a una lavagna a fogli mobili o lavagna per catturare ciò che le persone stanno dicendo. In questo modo le persone si sentono come se le loro idee fossero ascoltate e valutate, e fungono da prezioso record da utilizzare per la pianificazione e il follow-up delle azioni.
La linea di fondo:
Il tempo è un bene prezioso nella vita e nel lavoro. Sforzati di gestire le riunioni per l'efficienza e l'efficacia ottimali. Imparare, praticare e applicare le nove abilità di facilitazione identificate sopra è un ottimo punto di partenza.
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Aggiornato da Art Petty