Comunicazioni scritte
Una lettera di istruzioni (LOI) è una notifica formale scritta in formato militare messaggio che notifica la parte ricevente di problemi specifici e descrive in dettaglio come il mittente vorrebbe che fossero indirizzati. In generale, le lettere di istruzione sono utilizzate nelle comunicazioni commerciali e con gli affari personali; possono essere scritti su quasi tutti i soggetti da chiunque.
Tuttavia, nei militari statunitensi sono usati forse più frequentemente in due modi.
Ad esempio, un metodo per un LOI è come indicazioni per la liquidazione del patrimonio di una persona in caso di morte di quella persona. Questo non è un testamento, ma può essere usato come un elenco di persone da chiamare, documenti da ottenere e disposizioni finali per un funerale. Può anche elencare risorse e assegnazioni specifiche.
Il secondo tipo di lettera di istruzioni, come quella mostrata sotto, è usato come strumento correttivo o correttivo nelle forze armate. Considera il LOI più comune come una sessione di counseling formale da un ufficiale superiore o personale di arruolamento senior a un membro militare junior che ha dimostrato prestazioni paragonabili. Questo LOI tipico non solo rivedrà gli standard che il membro dovrebbe incontrare, ma offrirà un rimedio per perseguire migliori prestazioni nell'area delle carenze. Forse un piano d'azione da seguire può essere aggiunto per richiedere alla parte interessata di comprendere le conseguenze del mancato svolgimento al livello richiesto.
Un esempio di lettera di istruzioni
Nell'esempio seguente, la lettera di istruzioni è stata scritta come un modo per aiutare il destinatario a migliorare le sue prestazioni lavorative, che è stato giudicato "insoddisfacente".
La lettera continua a elencare un numero di errori da parte del destinatario e gli consiglia di diventare più pratico, scrivendo: "Devi impostare personalmente gli obiettivi della tua divisione e verificare personalmente che vengano soddisfatti".
Quindi elenca i passaggi necessari per migliorare le prestazioni e si chiude con parole di incoraggiamento, offrendo assistenza continua e annotando: "Vogliamo e abbiamo bisogno del tuo successo".
Esempio di lettera di istruzioni
Da: ufficiale comandante, USS NEVERSAIL (CV 11)
A: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321 / 1300
Ufficiale dei combustibili per l'aviazione, USS NEVERSAIL (CV 11)
Subj: LETTER OF ISTRUZIONI
Rif: (a) MILPERSMAN 1611-080
1. Questa Lettera di Istruzione è emessa come riferimento per discutere le misure specifiche necessarie per migliorare le prestazioni insoddisfacenti della Divisione Aviation Fuels a bordo di NEVERSAIL.
2. Dopo aver assunto le funzioni di ufficiale dei carburanti per l'aviazione a bordo di NEVERSAIL, hai autorizzato l'esistenza di procedure non autorizzate nella Divisione Aviation Fuels che hanno provocato danni strutturali al serbatoio di stoccaggio JP-5 8-39-02J durante il rifornimento in corso il 18 luglio CY. Non sei riuscito a familiarizzare con le appropriate direttive sui carburanti per l'aviazione e quindi non sei riuscito a verificare i procedimenti nella tua divisione. Inoltre, non è stato possibile garantire che tutte le direttive siano state aggiornate. In generale, ti sei affidato totalmente al tuo assistente addetto ai carburanti per aviazione per l'operazione quotidiana della divisione.
3. Per funzionare efficacemente come ufficiale dei carburanti per aviazione, devi essere maggiormente coinvolto negli aspetti quotidiani della tua divisione.
Non puoi gestire dal tuo ufficio, accettare il consiglio dei tuoi assistenti senza sviluppare un'adeguata conoscenza personale di procedure specifiche. Devi impostare personalmente gli obiettivi della tua divisione e verificare personalmente che vengano raggiunti.
un. È necessario rivedere ogni direttiva sui carburanti per aviazione applicabile a USS NEVERSAIL. Ti assicurerai di avere familiarità con le procedure guidate. Di routine, verificherete personalmente che la vostra divisione non si discosta dalle procedure dirette a meno che non sia autorizzata dall'autorità superiore.
b. Presenterai le richieste di quota per te stesso e CWO2 JS Ragmann per frequentare un corso di ufficiale per i carburanti per aviazione al completamento di questo schieramento.
4. Questa lettera è stata progettata per aiutarti a correggere le carenze nelle tue prestazioni come ufficiale di divisione. L'intera catena di comando è disponibile per assisterti in ogni modo possibile.
Vogliamo e abbiamo bisogno del tuo successo.
DR. PEPPER
Questa lettera di istruzioni di esempio fornisce all'ufficiale junior un feedback diretto senza aree grigie di tono o significato. Questa è anche una versione scritta della sessione di consulenza documentata che offre assistenza immediata da parte di altri membri senior e più esperti nel comando. Questo è uno strumento perfetto per creare un ufficiale junior migliore nel comando e prevenire potenziali perdite di capacità di missione in futuro.