Questo articolo esamina l'area di conoscenza della gestione del tempo del progetto da Una guida al corpo di conoscenza della gestione del progetto (Guida PMBOK®) - Quinta edizione. Ci sono altri modi di guardare la pianificazione del progetto, ma se si sta lavorando per la certificazione PMP®, allora l'approccio PMBOK® Guide è quello che seguirai, ed è una buona pratica anche per tutti i project manager.
Processi di gestione del tempo di progetto
La gestione del tempo del progetto nella Guida PMBOK® è composta da 7 processi. I processi di gestione del tempo del progetto sono:
- Pianificare la gestione della pianificazione
- Definire attività
- Attività di sequenza
- Stimare le risorse di attività
- Stimare le durate delle attività
- Sviluppare un programma
- Programma di controllo
Diamo un'occhiata più approfondita a ciascuno di questi.
Pianificare il processo di gestione della pianificazione
Questo passaggio è il punto in cui vengono stabilite tutte le politiche, le procedure e la documentazione necessarie per gestire la pianificazione del progetto dal primo piano, dallo sviluppo in corso, dall'esecuzione e dal controllo della pianificazione.
L'output di questa pianificazione consiste nel produrre un piano di gestione della pianificazione. Tuttavia, nella vita reale, probabilmente non avrai un piano separato per gestire il tuo programma. Gran parte di ciò che svolgi qui finirà nel tuo piano di gestione del progetto (scopri come scrivere un piano di gestione del progetto qui ) e questo è perfettamente adeguato.
Definire il processo delle attività
Questo processo identifica e documenta ciò che è necessario fare per produrre i risultati del progetto. In altre parole, identifica le attività del progetto. Utilizzerai la dichiarazione dell'ambito che hai messo insieme durante le attività di gestione dell'ambito per aiutarti a suddividere il lavoro in singole attività.
L'output principale di questo processo è che ti ritroverai con un elenco definito di attività di progetto. Questo è utile in quanto è l'input principale del processo successivo.
Processo di attività di sequenza
Usando il tuo elenco di attività, ora devi metterle nell'ordine giusto. Alla fine di questo processo, avrai una visione delle relazioni tra le attività del progetto. Questo processo ti aiuta a far funzionare il tuo progetto nell'ordine giusto in modo da poter utilizzare in modo efficiente le risorse del progetto e consegnarlo il più rapidamente possibile.
La Guida PMBOK® parla della produzione di un diagramma di rete come output di questo processo, ma raramente è necessario, e certamente, nulla che dovresti fare a mano. Se si desidera eseguire il diagramma di rete per qualche motivo, utilizzare il software di gestione dei progetti per farlo. In definitiva, tuttavia, un elenco di dipendenze e potenziali date di inizio e fine per le attività sarà altrettanto buono e meno dispendioso in termini di tempo.
Stima del processo delle risorse di attività
Quando sai cosa intendi fare, il prossimo passo è capire quali risorse hai bisogno per raggiungere questo obiettivo. Il processo di Stima delle risorse di attività aiuta con quello. In questo processo, dovrai capire quali sono le risorse umane, le attrezzature e i materiali di cui hai bisogno, oltre alla quantità di cui hai bisogno.
Stima del processo di durate delle attività
Questo passaggio è il punto in cui il duro lavoro di calcolo della durata di ciascuna attività si verifica. Durante questo processo dovrai calcolare quanto tempo impiegherà per fare ogni attività, usando le risorse che hai identificato.
Non dimenticare di prendere in considerazione la disponibilità delle risorse e le vacanze con le durate delle attività. Solo perché un compito richiede solo 8 ore non significa che sarà finito entro la mattina.
Sviluppare un processo di pianificazione
Infine, ora puoi mettere insieme il tuo programma di progetto. Con tutte le informazioni raccolte dai processi di cui sopra, dovrebbe essere facile.
Lo sviluppo del programma è uno dei processi più complicati nella Guida PMBOK®. Ci sono 13 input (tutto sopra più rischi, scope ed elementi relativi al contesto del progetto). Il programma stesso è solo uno degli output, ma gli altri sono (a mio avviso) meno importanti.
Dopo tutto, hai passato tutto questo per ottenere il programma che è un documento critico per la gestione delle prestazioni del tuo progetto.
Il tuo programma non deve essere un diagramma di Gantt. Ecco 5 alternative ai diagrammi di Gantt da prendere in considerazione.
Controllo del processo di pianificazione
Infine, il processo Pianificazione del controllo fornisce gli strumenti necessari per monitorare e aggiornare la pianificazione del progetto, assicurandosi che le modifiche siano gestite in modo appropriato e che tu mantenga il controllo dei tempi del tuo progetto.
Preparare la pianificazione del progetto e rintracciarlo in seguito è un grande lavoro, ma vale la pena sapere che hai un programma su cui puoi essere sicuro.