Best practice per la comunicazione e-mail per i benefici dei dipendenti OE
Ogni anno, l'iscrizione aperta consente ai datori di lavoro di offrire vantaggi di gruppo ai propri dipendenti per un breve periodo, in genere da 30 a 45 giorni. Durante questa finestra critica, i dipendenti devono essere informati sui benefici per i dipendenti a cui possono iscriversi, quando farlo e dove iscriversi. Sfortunatamente, molti team di risorse umane hanno difficoltà a comunicare le informazioni necessarie ai dipendenti, in modo da poterle perdere.
L'e-mail può essere un potente strumento di comunicazione per educare i dipendenti durante i periodi di iscrizione aperti, se utilizzati correttamente. Poiché è ampiamente accettato e accessibile come strumento di comunicazione, questo può essere un buon modo per raggiungere tutti i dipendenti. Scopri 10 consigli di esperti per comunicare i vantaggi durante l'iscrizione aperta in modo che i tuoi dipendenti traggano pieno vantaggio dall'offerta di benefit di gruppo di quest'anno.
Suggerimento n. 1 - Avere un piano per comunicare i vantaggi prima, durante e dopo l'iscrizione aperta
Mesi prima della data di iscrizione aperta, è importante disporre di un solido piano di comunicazione per fornire le informazioni pertinenti ai dipendenti prima della registrazione, durante l'iscrizione attiva e una volta completata la registrazione. Questa può essere una serie di e-mail che incoraggiano i dipendenti a intraprendere azioni specifiche, con collegamenti al sito di iscrizione e informazioni sui benefici .
Suggerimento n. 2: assegnare un rappresentante per le comunicazioni a beneficio centrale
La reattività è fondamentale durante l'iscrizione aperta perché i dipendenti avranno innumerevoli domande durante questo periodo.
Assicurati di assegnare almeno una persona che fungerà da punto di contatto per tutte le e-mail in arrivo da dipendenti che hanno domande e dubbi. Questo dovrebbe essere qualcuno che ha molta familiarità con i dettagli del piano, le tariffe e le scadenze.
Suggerimento n. 3: utilizzare un sistema interno per la raccolta di informazioni e analisi dei benefici
La tua azienda segue attivamente registrazioni, iscrizioni parziali e altri aspetti del processo di iscrizione?
In caso contrario, un sistema interno può essere utile per mantenere la gestione delle iscrizioni in tutta l'organizzazione. Utilizzare un server di posta elettronica gratuito come Outlook per impostare avvisi e-mail per le modifiche dei dati.
Suggerimento n. 4: creare una serie di messaggi per i punti di contatto settimanali con i dipendenti
L'iscrizione aperta può essere resa più facile e più produttiva quando c'è uno scambio costante tra il team delle risorse umane e i dipendenti. Come parte della tua strategia di comunicazione email, crea una serie di messaggi che parlano di argomenti relativi alla salute e al benessere, le caratteristiche dei programmi di benefit e altri argomenti correlati. Invia a tutti i messaggi di posta elettronica del punto di contatto settimanale.
Suggerimento n. 5: dare ai manager un resoconto settimanale degli sforzi per l'iscrizione ai benefit
È sempre una buona cosa ottenere il pieno buy-in dai manager durante gli sforzi di iscrizione dei benefici. Perché? I manager possono aiutare i dipendenti a stabilire le priorità per ottenere l'iscrizione ai loro benefici per l'anno del piano imminente e possono condividere in che modo i benefici sostengono gli obiettivi dei dipendenti. Utilizzare una campagna e-mail mirata per i manager durante i periodi OE per tenerli aggiornati su attività e date importanti.
Suggerimento n. 6: rendere divertenti le e-mail
Il periodo di iscrizione aperto non deve essere stressante. In effetti, può essere un'opportunità per divertirsi un po '.
Sviluppa e-mail che includono alcuni giochi divertenti come domande trivia, fatti interessanti sulla compagnia e omaggi gratuiti di snack salutari.
Suggerimento n. 7: verifica la corretta grammatica e ortografia nelle e-mail
Prima di inviare qualsiasi email di benefici, assicurati che la grammatica e l'ortografia siano controllati accuratamente. Questo può garantire che nessun errore di battitura arrivi ai lettori e che le e-mail abbiano senso. Gli errori di battitura possono confondere gli impiegati e sembrano poco professionali.
Suggerimento n. 8: utilizza un modello di email standard e lascia fuori l'HTML
Quando si sviluppano e-mail a beneficio della comunicazione, gli esperti dicono che è meglio attenersi al modello di e-mail standard e mantenerlo semplice. Lo Stray HTML può interferire con alcuni programmi di lettura e-mail, in particolare sui dispositivi mobili.
Suggerimento # 9 - Scrivi linee di soggetto potenti
Le email verranno lette solo una volta aperte.
E questo non accadrà se la riga dell'oggetto non costringe i destinatari. Quando scrivi e-mail, concentrati sulla creazione di una riga dell'oggetto che incuriosisce i destinatari di aprire l'e-mail con parole di potere come "urgente", "sensibile al fattore tempo" e "attenzione" possono aiutare a raggiungere questo obiettivo.
Suggerimento n. 10: utilizza le dichiarazioni di ricompensa totali nelle e-mail stagionali
Per aiutare i dipendenti a comprendere l'intero valore dei loro benefici per i dipendenti, utilizzare le dichiarazioni sui premi totali almeno una volta durante questo trimestre. Questo può essere allegato come PDF a singole e-mail o un collegamento ipertestuale può essere incluso nell'e-mail per eseguire una dichiarazione di ricompense totale a discrezione dei dipendenti.