Abilità di scrittura - Comunicare con le parole

Comunicare con le parole

Di tutte le classi che ho frequentato all'università e alla scuola di specializzazione, le due che mi hanno aiutato di più nella mia carriera sono state la composizione inglese e l'inglese commerciale. In questi corsi ho imparato una capacità di scrittura efficace che ho usato in ogni lavoro che abbia mai avuto. Nessun altro lavoro, ma il mio lavoro su questo sito includeva la scrittura come parte della mia descrizione del lavoro . Nonostante ciò, mi è stato richiesto di scrivere in ogni lavoro, ed è stato dato per scontato che sarei stato in grado di farlo.

Questo è il caso della maggior parte dei lavori: se è necessario scrivere memo interni, corrispondere con i clienti o aiutare a progettare materiali di vendita. Scrivere belle prose e poesie è un talento. Scrivere in modo efficace, tuttavia, è un'abilità che può essere appresa.

Organizza la tua scrittura

Sia che tu stia scrivendo un memo al tuo collega di lavoro o un rapporto per il tuo capo, dovresti decidere quali informazioni vuoi trasmettere. Ecco come fare:

1. Elenca ogni articolo che devi discutere nel tuo memo o rapporto.
2. Mettili in ordine, dalla maggior parte al meno importante.
3. Scrivi un breve riassunto del tuo intero memo: questo sarà il tuo primo paragrafo.
4. Espandi su ogni elemento elencato nel passaggio 1.
5. Se qualsiasi azione deve essere presa dal destinatario, lo dichiari nel tuo paragrafo di chiusura.

Alcuni suggerimenti

Evita la verbosità. Dì ad alta voce cosa stai cercando di scrivere. Ascolta come suonano le parole. Ad esempio, la frase "Ho scoperto che dovrei dare un'occhiata ai dati delle vendite precedenti per elaborare un piano per aiutarci a rivalutare la nostra tecnica di vendita" potrebbe essere più semplicemente dichiarata come "Devo prendere un guarda i nostri dati sulle vendite precedenti per rivalutare la nostra tecnica di vendita ".

Scrivi per il tuo pubblico.

Usa un linguaggio semplice. Non vuoi che il lettore abbia bisogno di un dizionario per decifrare quello che stai cercando di dire. Non dovresti provare a stupire il tuo lettore con il tuo enorme vocabolario. È probabile che frustrerai il tuo lettore. La maggior parte delle persone si destreggia tra diverse attività contemporaneamente e sono interessate a ricevere solo le informazioni necessarie.

Sei responsabile di averlo fatto. Invece di dire: "La sua natura socievole lo rende un candidato superlativo per il lavoro", dice "La sua cordialità lo rende un candidato top per il lavoro".

Stai lontano dal gergo che il tuo lettore potrebbe non capire. Se il tuo lavoro è molto tecnico, ma la persona alla quale stai scrivendo non è esperto in quel campo, segui le parole che quella persona capirà. Ad esempio, se sei un designer di siti Web, questa frase in un memo al tuo cliente, uno psicologo, non ha alcun senso: "Cosa vorresti che io usassi come BGCOLOR per il tuo sito: # ADD8E6 o #FFFFFF?" Chiunque sia esperto nel design di pagine Web sa che questa domanda può essere tradotta in "Cosa ti piacerebbe che il colore di sfondo del tuo sito fosse: blu o bianco?" Tuttavia, non aspettarti che il tuo cliente abbia più familiarità con questo gergo tecnico di quanto lo sarebbe con la sua discussione su un termine psicologico come la tricotillomania.

Un cliché al giorno toglie il lettore - o almeno non gli fa ricordare quello che stai dicendo. Vuoi che la tua scrittura sia memorabile. Poiché ascoltiamo spesso cliché, diventiamo insensibili per loro. Le parole, quindi, non sono univocamente associate alla tua scrittura.

Piuttosto che dire "Non rimandare a domani ciò che puoi fare oggi" in un memo a un subordinato, stai cercando di motivare. Dì semplicemente: "Smetti di procrastinare. Fai ora il lavoro".

Quando possibile, usa la voce attiva. La voce attiva rende la frase più forte e solitamente più breve. Proviamo questi esempi. Voce passiva: "Le vendite sono aumentate grazie al networking che ho fatto". Voce attiva: "Il mio networking ha aumentato le vendite".

Non essere ridondante. Non è necessario dire "2 pm nel pomeriggio" o "la donna incinta in attesa". Dire "2 pm" o "2 nel pomeriggio" o "la donna in attesa" o "la donna incinta" trasmettono tutto ciò che vuoi dire e sono meno verbosi.

Naturalmente presta attenzione alla grammatica. Usa Strunk and White's Elements of Style , disponibile sul Web. Un buon dizionario dovrebbe essere vicino, insieme a un dizionario dei sinonimi.

Un thesaurus ti permetterà di mantenere la tua scrittura fresca aiutandoti a trovare una varietà di parole da usare. Molte di queste risorse sono disponibili online.

La correzione di bozze è una delle cose più importanti che puoi fare. Dal momento che probabilmente esegui la maggior parte dei tuoi scritti su un computer, hai accesso ai correttori ortografici e grammaticali automatizzati. Attenzione però: alcune parole, usate nel contesto sbagliato, potrebbero essere ignorate dai correttori ortografici computerizzati. Ad esempio, la frase "Ai dipendenti hanno partecipato anche alle riunioni due per conoscere il software GNU", sarebbe passato attraverso il controllo ortografico senza che venissero rilevati errori di ortografia. Chiedere a qualcun altro di correggere il documento, se possibile. Se il tempo lo consente, metti via la tua composizione e correggila più tardi, o meglio ancora, il giorno dopo.