Crea un registro dei rischi di progetto che tutti possano facilmente utilizzare
Quante volte hai visto un registro dei rischi languire nel sistema di archiviazione? Vengono creati all'inizio di un progetto, quindi vengono dimenticati, diventando rapidamente obsoleti.
Sappiamo tutti che una buona gestione del rischio richiede l'identificazione periodica di nuovi rischi, nonché la revisione dei rischi esistenti e la pianificazione delle attività di mitigazione. Quindi, come possiamo rendere questo più probabile che accada?
01 Progettazione di un buon rischio
Un modo per incoraggiare la partecipazione nella gestione del rischio è con una buona progettazione del registro dei rischi. Un registro ben progettato comunicherà rapidamente il livello generale di rischio nel progetto a te e agli altri membri del team di progetto.
Dovrebbe consentire agli utenti di accedere facilmente a maggiori dettagli sui singoli rischi quando ciò è richiesto. Questo, a sua volta, dovrebbe stimolare tutti a pensare in termini di rischi, individuandone di nuovi man mano che si presentano e monitorando e intervenendo per mitigare i rischi esistenti.
02 Includi i campi giusti
Come minimo, il tuo registro dei rischi dovrebbe includere:
- Un identificativo univoco per ciascun rischio
- Una descrizione del rischio, inclusa la causa, l'evento di rischio e l'effetto, ad esempio "A causa delle forti piogge, c'è una minaccia di inondazioni sul campo che rovinerebbe i raccolti".
- Azioni di risposta al rischio
- Proprietario del rischio
03 Misure aggiuntive
Potresti voler includere misure quantitative di probabilità, impatto e rischio generale e valori residui a seguito della mitigazione per i progetti più rischiosi.
I valori numerici e i campi calcolati automaticamente possono essere utili se si utilizza una tecnica di valutazione del rischio come il metodo Monte Carlo o il valore monetario previsto. Altri campi utili includono date chiave, categoria di rischio, categoria di risposta al rischio, prossimità, costi di mitigazione e stato.
Non c'è limite al numero di campi che puoi includere, ma nella visualizzazione elenco di tutti i rischi devono essere visualizzati solo i campi chiave. Altrimenti, la visualizzazione elenco può essere sommersa da troppi dettagli. Idealmente, gli spettatori sono portati alla vista di dettaglio che mostra tutti i campi per quel particolare rischio quando fanno clic sulla voce di rischio nella visualizzazione elenco.
04 Un'altra opzione
Potresti voler creare un database di registro dei rischi per ogni progetto, in modo da non essere limitato a un set standard di campi. Sebbene un foglio di calcolo possa aiutarti a tracciare i tuoi progetti, in particolare quelli più piccoli, un vero database può essere migliore, come quelli che puoi creare in Kahootz o Podio. Semplificano l'aggiunta di documenti e grandi quantità di testo quando necessario.
05 Semafori
È difficile battere il sistema dei semafori per ottenere un impatto visivo. Gli utenti sanno intuitivamente che il rosso significa alto rischio, che l'ambra indica un rischio medio e che il verde è a basso rischio. Ciò fornisce rapidi segnali visivi ai lettori per aiutare la loro comprensione.
06 Funzionalità di sicurezza
Potresti voler incoraggiare la partecipazione consentendo a tutti i membri del team di progetto e forse ad alcune parti interessate di visualizzare il registro dei rischi. È necessario impostare i diritti di accesso utente per il registro, tuttavia, solo alcuni ruoli del progetto, come Project Manager , Supporto del progetto o Risk owner, possono modificarlo. È possibile creare una traccia di controllo di chi ha cambiato cosa e quando.
07 Profilo di rischio riassuntivo
I membri del team di progetto senior e le parti interessate, come il comitato di progetto e la gestione aziendale / del programma, potrebbero non avere il tempo di digerire la visualizzazione elenco di tutti i rischi. Per loro, un profilo di rischio riassuntivo fornisce una rapida panoramica del rischio aggregato presentato dal progetto. Illustra il numero di rischi ad ogni probabilità e livello d'impatto.
08 È tutta una questione di comunicazione
Ricorda che non si tratta solo di elencare i rischi e le azioni di mitigazione quando si progetta un registro dei rischi di progetto. L'obiettivo è comunicare e coinvolgere i tuoi colleghi nella gestione del rischio. Il tuo design dovrebbe riflettere questo obiettivo con visualizzazioni diverse per diversi tipi di pubblico. Un registro dei rischi ben progettato può migliorare la gestione del rischio nel vostro progetto in questo modo.