Suggerimenti per l'elaborazione di e-mail che vengono lette
Durante la ricerca di un lavoro, è probabile che invii molte e molte e-mail, tra cui lettere di accompagnamento , note di ringraziamento e messaggi alle connessioni relative alla ricerca di lavoro.
In queste e-mail, ti consigliamo di evitare di commettere errori imbarazzanti (come l'errore di ortografia del nome di qualcuno). Dovrai anche assicurarti di scrivere note che ottengano una risposta. Continua a leggere per informazioni sull'etichetta e-mail, insieme a consigli su come creare un saluto.
Inizia la tua email con un saluto professionale
Sforzati di fare chiarezza nella tua linea tematica. Scegli qualcosa di diretto che identifica lo scopo della tua email, come "tempo di riunione cambiato" o "query veloce sulla tua proposta". Evita di far penzolare una carota con un teaser come "Ho bisogno di informarti ..." che cerca di attirare la lettura per aprire la mail per ottenere la tua intenzione.
Le persone spesso decidono se aprire un'e-mail in base alla riga dell'oggetto, quindi sceglierne uno che indichi chiaramente il tuo scopo.
Usa un saluto professionale. Includere un saluto appropriato per le circostanze e il destinatario. Ci sono dei saluti accettabili in una e-mail che non vengono utilizzati in una lettera normale e i saluti che vengono utilizzati per entrambi.
Scegli un saluto in base a quanto bene conosci la persona a cui stai scrivendo e il tipo di messaggio che stai scrivendo. Ad esempio, se stai scrivendo qualcuno che conosci, "Ciao Jim" è appropriato. "Gentile Sig. / Smith Smith" sarebbe appropriato quando si applica per un lavoro o scrivere una lettera commerciale.
Evita di aprire un'e-mail con "hey" che è molto informale e generalmente non viene utilizzato sul posto di lavoro.
Inoltre evita "Ciao gente" o "Ciao ragazzi", anche se la natura della tua email è rilassata.
Ecco alcuni esempi di saluti da utilizzare :
- Gentile Nome Cognome (funziona bene se non conosci il sesso della persona a cui stai scrivendo)
- Gentile Nome (quando invii un'email a qualcuno che conosci)
- Ciao Nome (Quando invii un'email a qualcuno che conosci)
- Caro signor / m. Cognome
- Caro signor / m. Nome e cognome
- Caro dottore, cognome
- Per chi è coinvolto
- Gentile responsabile delle risorse umane
- Caro Direttore del Personale
Aggiungi l'ultimo indirizzo email. Se non si ha la possibilità di annullare l'invio di un'e-mail, aggiungere l'ultimo indirizzo se si tende ad avere un dito a scatto rapido. Inserisci il nome del destinatario solo quando sei sicuro che l'e-mail sia pronta.
Evita il vecchio errore "rispondi a tutti". Guarda il tuo grilletto quando colpisci Rispondi a tutti. Considera se tutti quelli della lista hanno davvero bisogno di leggere quello che hai da dire. Ricordati anche delle e-mail più vecchie della catena che forse potresti non voler vedere nell'elenco Rispondi a tutti.
Vacci piano con l'umorismo. L'umorismo può essere difficile da distinguere in una e-mail dal momento che il tuo tono non risplenderà necessariamente. Senza il linguaggio del corpo, l'espressione facciale o la cadenza, l'umorismo può cadere piatto o addirittura insultare involontariamente un lettore. Gioca sul sicuro e lascia perdere.
Correggi! Non commettere l'errore di pensare che le persone perdoneranno errori di battitura nelle e-mail informali o che ci si deve aspettare che si verifichino degli errori se si sta digitando sul telefono. Potresti essere giudicato duramente dagli errori nella tua email, specialmente se sono dilaganti. Non fare affidamento su un correttore ortografico che spesso può scegliere la parola sbagliata per te - correggere le e-mail come se fosse un documento importante .
In particolare, controlla sempre e ricontrolla i nomi delle persone in modo corretto.
Non usare emoji o emoticon. Sempre più, i messaggi di posta elettronica stanno diventando simili ai messaggi di testo. I messaggi sul posto di lavoro ora includono talvolta emoji "thumbs-up" o facce sorridenti. Anche se stanno diventando più comuni, evita gli emoji e le emoticon nella corrispondenza formale. (Suggerimento: se il tuo saluto e-mail usa un cognome, questo è un segno sicuro che devi lasciare emoticon ed emoji.)
Ricorda che l'email dura per sempre. Pensaci due volte prima di inviare un'email a qualcosa di personale o confidenziale, licenziando qualcuno via email, denigrando qualcuno o rispondendo con rabbia.
Questi tipi di interazioni potrebbero essere meglio fatti di persona. La regola delle ventiquattro ore è buona. Se non sei sicuro di dover inviare o meno il messaggio, attendi fino al giorno successivo per decidere. Un'altra buona regola pratica: non scrivere nulla in una e-mail che non saresti disposto a condividere pubblicamente (in una deposizione, per esempio, o sui social media).
Ulteriori informazioni sulla scrittura e l'invio di e-mail: suggerimenti sull'etichetta di posta elettronica per chi cerca lavoro | Saluti e auguri di lettere