Ciò che scegli dipende da chi stai comunicando e dallo scopo della tua corrispondenza. L'e-mail è più semplice e veloce, ma alcuni messaggi e-mail non vengono mai aperti e, a seconda di chi stai scrivendo e del motivo per cui stai scrivendo, ti potrebbe essere richiesto di spedire una lettera scritta e firmata o caricarla online.
Linee guida professionali per la scrittura di lettere ed e-mail
Indipendentemente dal modo in cui comunichi, le lettere ben scritte includono diverse sezioni, ciò che includi in ciascuna sezione e il modo in cui il documento viene formattato dipenderà dal fatto che tu stia inviando una lettera scritta o un messaggio e-mail.
Ecco le linee guida per scrivere lettere e messaggi e-mail, incluso come scrivere, formattare e correggere le tue lettere, con esempi di vari tipi di lettere commerciali.
Cosa includere in una lettera o e-mail
Questa guida alla scrittura di lettere include ciò che dovrebbe essere elencato in ciascuna parte di una lettera, come indirizzare e firmare comunicazioni tipizzate ed e-mail, formati e layout di lettere ed esempi e modelli.
Parti di una lettera
- Informazioni sui contatti
- Saluto (saluto)
- Corpo di lettera
- Chiusura
- Firma
Informazioni sui contatti
Il modo in cui includi le tue informazioni di contatto sarà diverso in base a come stai inviando la tua lettera. Quando invii un messaggio e-mail, le tue informazioni di contatto saranno alla fine del messaggio anziché nella parte superiore della pagina.
Ecco cosa includere e esempi sia per le lettere digitate che per le e-mail.
Esempi di saluto
Il saluto è la sezione di saluto della tua lettera. Ecco un elenco di esempi di saluto alle lettere che funzionano bene per la corrispondenza professionale.
Corpo di lettera
Il corpo della tua lettera includerà diversi paragrafi.
Il primo paragrafo dovrebbe includere un'introduzione e una breve spiegazione del motivo della tua scrittura. Il secondo paragrafo (e tutti i successivi paragrafi) dovrebbero spiegare ulteriormente le ragioni della tua scrittura. L'ultimo paragrafo dovrebbe richiedere l'intervento del lettore, se stai chiedendo qualcosa, o indicare come seguirai.
Assicurati che lo scopo della tua lettera sia chiaro. Il lettore dovrà sapere cosa stai chiedendo e come possono aiutarti. Oppure, se offri servizi o assistenza, cosa puoi fornire al lettore.
Chiusura
Una lettera viene chiusa con un termine come "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti", seguito da una virgola, quindi la tua firma se stai inviando una lettera dattiloscritta. Se stai inviando un messaggio e-mail, digita semplicemente il tuo nome dopo la chiusura. Ecco un elenco di esempi di chiusura delle lettere che sono appropriati per la corrispondenza commerciale e di lavoro.
Firma
Il tocco finale alla tua lettera è la tua firma, che, in un messaggio di posta elettronica, includerà le tue informazioni di contatto.
Come indirizzare una lettera
È importante rivolgersi alla persona che stai scrivendo formalmente, a meno che tu non le conosca molto bene. Ecco come indirizzare una lettera che includa informazioni generiche che puoi utilizzare se non hai una persona di contatto presso l'azienda.
Formattare la tua corrispondenza
Ora che hai tutte le informazioni che devi includere, consulta il formato standard da utilizzare per lettere e messaggi e-mail:
Linee guida per la scrittura di lettere
Il prossimo passo è quello di lucidare la tua lettera, quindi c'è molto spazio tra i paragrafi e la parte superiore e inferiore della pagina. Dovrai anche selezionare uno stile e una dimensione del font leggibili e professionali. Quello che dici dipenderà dal motivo per cui stai scrivendo, quindi assicurati di adattare la tua lettera per adattarla alla tua situazione personale e professionale.
Ecco le guide passo passo per scrivere una varietà di diversi tipi di lettere, inclusi margini di pagina, caratteri, spaziatura e dettagli su cosa includere, insieme ad esempi di ciascuno.
- Come scrivere una lettera commerciale
- Come scrivere una lettera di copertura
- Come scrivere una lettera di domanda di lavoro
- Come scrivere una lettera di riferimento
- Come scrivere una lettera di dimissioni
- Come scrivere una lettera di ringraziamento
- Linee guida per messaggi e inviti di LinkedIn
- Linee guida professionali per i messaggi di posta elettronica
Esempi e modelli
L'utilizzo di un modello è un ottimo modo per iniziare la tua lettera o un messaggio e-mail perché stai iniziando con il formato di base in vigore. Basta inserire le informazioni nell'apposita sezione della lettera.
Guardare gli esempi è utile, perché avrai idee su cosa dire nella tua corrispondenza.
Campioni di lettere
Esempi di lettere, lettere di presentazione, lettere di ringraziamento, lettere di aggiornamento, lettere di accettazione e rifiuto di lavoro, lettere di dimissioni, lettere di ringraziamento, lettere commerciali e altri campioni e modelli di lettere.
Esempi di messaggi di posta elettronica
Esempi di messaggi di lavoro, ricerca di lavoro ed e-mail commerciali, oltre a modelli di e-mail, esempi di messaggi formattati e riga dell'oggetto, saluti e esempi di firma.
Correzione di bozze e controllo ortografico
Infine, prima di stampare o caricare la tua lettera o inviare il tuo messaggio di posta elettronica, controllo ortografico, controllo grammaticale e correzione di bozze. Un consiglio per assicurarsi che non ci siano errori è leggerlo ad alta voce. Potresti notare degli errori che non hai riscontrato rivedendoli cercando.
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