Perché vorresti inviare un'email professionale? Ci sono molte ragioni. È possibile inviare la lettera di accompagnamento a un potenziale datore di lavoro, una lettera di ringraziamento a un collega che ha accettato di essere un riferimento, una lettera di dimissioni al capo attuale o una richiesta di lettera di raccomandazione.
Potresti avere altri motivi per inviare email non personali e, in effetti, è una buona idea assicurarsi che tutta la tua email sia organizzata e professionale. Ecco cosa includere nei messaggi, cosa non includere e come chiudere, firmare e inviare i tuoi messaggi di posta elettronica.
Linee guida professionali per i messaggi di posta elettronica
Rivedi questi passaggi per scrivere un'e-mail professionale di alta qualità e farai sempre un'ottima impressione sul destinatario:
- Subject Line: la riga dell'oggetto deve concisamente comunicare il tuo scopo per la scrittura. La riga dell'oggetto può essere semplice come "Grazie" o "Richiesta di raccomandazione".
- Saluto: anche se stai scrivendo un'email molto breve, includi un saluto. Se conosci il nome della persona, includilo. A meno che non siate in prima persona con la persona, chiamateli per nome.
- Lunghezza: mantieni la tua e-mail il più concisa possibile. Le persone tendono a sfogliare lunghe email, quindi includono solo informazioni essenziali.
- Stile carattere: evita caratteri ornati, giocosi o colorati; questi semplicemente distraggono il destinatario dal tuo messaggio reale. Evita di usare troppo il grassetto e il corsivo, cosa che rende l'email ingombra. Non scrivere neanche in maiuscolo; questo appare arrabbiato o sovraeccitato in una email.
- Emoticon: non includere le emoticon in un'email professionale; salvali per corrispondenza personale.
- Ortografia e grammatica: solo perché stai scrivendo un'e-mail non significa che dovresti essere sciatta a proposito di ortografia e grammatica. Modifica la tua email con attenzione prima di inviarla. Un messaggio senza errori indica al destinatario che la tua e-mail dovrebbe essere presa sul serio.
- Chiusura: firmare con un breve "Grazie", "Migliore" o un altro semplice invio, quindi il tuo nome. La maggior parte degli account e-mail ti consente di incorporare una firma con il tuo nome, titolo e informazioni di contatto in ogni e-mail. Questo è un modo fantastico per rendere ogni corrispondenza più professionale.
Ulteriori suggerimenti per i messaggi e-mail professionali
Una volta scritta la tua email, segui tutti questi passaggi prima di fare clic sul pulsante "invia":
- Assicurati che il tuo messaggio sia completo: controlla che la riga dell'oggetto della tua e-mail sia compilata, che tu abbia incluso una firma , che tu stia inviando il messaggio alla persona di contatto giusta e che hai compilato il campo Ccn per inviare un messaggio copia a te stesso in modo da avere una registrazione del messaggio di posta elettronica.
- Prova il tuo messaggio di posta elettronica: prima di spedire invia, assicurati anche di eseguire il controllo ortografico e controllare la grammatica e le lettere maiuscole. Sono altrettanto importanti nella corrispondenza di ricerca di lavoro e-mail come sono in una lettera cartacea.
- Invia un messaggio di posta elettronica di prova: prima di inviare effettivamente la tua email, invia prima il messaggio a te stesso per verificare che la formattazione funzioni e che nulla sia fuori luogo. Se tutto sembra a posto, vai avanti e invia l'email all'azienda o alla persona che stai contattando.
- Invia una copia del messaggio di posta elettronica a te stesso: utilizza il campo Ccn per inviare una copia del messaggio di posta elettronica a te stesso in modo da avere una registrazione di quando hai inviato il messaggio e di chi l'hai inviato. È inoltre possibile trovare queste informazioni nella cartella inviata.
- File delle copie: con molti programmi di posta elettronica è possibile inviare cartelle per semplificare la ricerca di eventuali e-mail precedenti importanti. Configura una cartella per tutte le email di ricerca di lavoro e archivia le copie del messaggio e-mail che hai inviato nella cartella di ricerca lavoro.
Controlla regolarmente la tua email
Il tempo è essenziale quando stai cercando lavoro, quindi è importante controllare la tua posta regolarmente e frequentemente in modo da non perdere opportunità importanti. Per lo meno, controlla la tua e-mail al mattino e nel primo pomeriggio, così avrai il tempo di rispondere in modo tempestivo ai messaggi che ricevi.
Oggigiorno, avere uno smartphone può facilitare il controllo delle e-mail ovunque tu vada e in qualsiasi momento tu voglia - non più in bilico sul tuo computer. In effetti, puoi ricevere notifiche per i nuovi messaggi di posta elettronica, in modo che tu possa leggerli non appena raggiungono la tua casella di posta.