I segretari di contenzioso sono impiegati in studi legali di ogni dimensione. Alcuni segretari forniscono un supporto puramente amministrativo. Tuttavia, i segretari di molte aziende svolgono un ruolo ibrido, fungendo sia da segretario che da contenzioso legale.
Di seguito sono elencate alcune delle funzioni più comuni di un segretario di contenzioso in tutto il ciclo di vita del contenzioso.
I ruoli di segreteria variano a seconda dell'impresa, del tipo di pratica contenzioso e della dimensione del personale.
Screening del caso
Nelle aziende ricorrenti, il primo passo di un caso è lo screening del merito. Il potenziale cliente ha una causa di azione? Esistono conflitti? Il segretario può aiutare a preparare i moduli per lo screening dei casi e pianificare gli incontri iniziali tra l'avvocato e il potenziale cliente. In alcuni casi, la segreteria completerà uno screening iniziale chiedendo per telefono le potenziali domande del cliente. Se il cliente è firmato, il segretario imposterà un nuovo file del caso e inoltrerà il contratto di conservazione e altri documenti al cliente.
Indagine
In molti casi, le parti conducono un'indagine prima che venga intentata una causa. Questa indagine può comportare l'individuazione e l'intervista di testimoni, l'esame del sito dell'incidente e la raccolta di documenti e altre prove. Il segretario delle controversie può assistere nel processo pianificando riunioni e conferenze telefoniche per conto dell'avvocato, creando elenchi di testimoni, organizzando prove e altri documenti e creando un sistema di archiviazione affidabile per documenti cartacei ed elettronici.
memorie
Se viene presentata una causa, il segretario preparerà le memorie in un programma di elaborazione testi. Le memorie possono includere una citazione, un reclamo, dichiarazioni giurate, richieste di ammissione e mozioni. Il segretario di contenzioso creerà spesso dei legatori supplicanti che organizzano e indicizzano tutte le memorie per un caso particolare.
Il segretario può depositare questi documenti presso il tribunale, sia di persona che elettronicamente, sebbene questo compito venga spesso eseguito da un paralegale o da un messaggero di corte .
Scoperta
La scoperta è la fase più lunga del processo di contenzioso. Durante la scoperta, il segretario delle vertenze può eseguire tutte o alcune delle seguenti attività:
- Preparazione di documenti di scoperta in un sistema di elaborazione testi, inclusi interrogatori e richieste di produzione
- Digitazione, invio e tracciamento di citazioni
- Pianificazione di deposizioni con più parti, tra cui l'avvocato, i clienti, i difensori e i giornalisti
- Programmazione di esami medici indipendenti e altre nomine richieste dal Regolamento di procedura civile
- Creazione di raccoglitori di scoperte; indicizzazione e archiviazione dei documenti di scoperta
- Organizzazione e archiviazione dei documenti del caso
- Pianificazione degli esami sul sito
- Individuazione e comunicazione con esperti; organizzazione e deposito di relazioni di esperti
Pre-Trial
Una volta impostata una data di prova, la segretaria aiuta il team legale a prepararsi per il processo. Il ruolo del segretario può includere:
- Digitazione e formattazione di documenti pre-processo, inclusi mozioni, riassunti, citazioni e elenchi di testimoni
- Raccolta e organizzazione di mostre
- Creazione, organizzazione e / o indicizzazione di rilegatori di prova
- Aiutare ad organizzare finte prove
- Monitoraggio delle scadenze e invio di promemoria al team legale
- Slip di controllo e correzione di citazioni e documenti legali
- Garantire che i documenti siano correttamente formattati in conformità con le regole del tribunale
- Testimoni coordinatori
Prova
Il segretario delle controversie svolge un importante ruolo di supporto durante il processo. Le sue funzioni possono includere:
- Preparazione, digitazione e formattazione dei documenti di prova
- Coordinare la preparazione di grafici, grafici e altri elementi visivi del tribunale
- Pianificazione di corrieri, giornalisti e testimoni esperti
- Organizzazione, archiviazione e gestione di documenti, esposizioni e rilegatori di prova
- Coordinamento delle modalità di viaggio per avvocati, testimoni, clienti e altri
Altre attività amministrative
Per coloro che lavorano nel settore della difesa, il segretario delle controversie inserirà il tempo trascorso dagli avvocati e dai paralegals per ciascun caso nel tempo e nel sistema di fatturazione dell'azienda.
Lui o lei invierà anche fatture periodiche al cliente e seguirà i pagamenti in ritardo. Altre mansioni generali svolte dal segretario del contenzioso comprendono:
- Produrre informazioni trascrivendo, formattando, inserendo, recuperando, copiando e trasmettendo testo, dati e grafica
- Monitoraggio delle scadenze del caso
- Corrispondenza con clienti, testimoni e consulenti contrari
- Rispondere al telefono
- Creazione di fogli di calcolo per tenere traccia dei costi, delle esposizioni e di altre informazioni
- Trascrizione dettatura
- Manutenzione dei sistemi di raccolta
- Corrispondenza di routing, rapporti e documenti legali
- Organizzazione di conferenze con i clienti e riunioni di avvocati
- Preparazione delle note spese
- Mantenere il calendario dell'avvocato pianificando e pianificando conferenze, teleconferenze, deposizioni e viaggi
- Ordinazione di forniture
Segreteria Segreteria Educazione
Molti segretari di contenzioso completano un certificato o un corso di laurea associato presso una scuola professionale o un college comunitario. Tuttavia, i segretari con lauree di quattro anni hanno le maggiori opportunità di avanzamento all'interno di uno studio legale. L'addestramento alle controversie spesso avviene sul posto di lavoro. Spesso i segretari esperti in materia di contenzioso si trasferiscono in altri ruoli all'interno dell'impresa, tra cui posizioni di gestione di ufficio e paralegali.
Sottosegretario Capacità e conoscenza
I segretari di contenzioso devono possedere una varietà di abilità interpersonali, tecnologiche e d'ufficio, nonché conoscenze legali e procedurali. Le abilità e le conoscenze richieste includono:
- Competenza con programmi di elaborazione testi, fogli di calcolo, presentazioni e tempi e fatturazione; familiarità con la suite di Microsoft Office
- Competenza con attrezzature di trascrizione
- Ottime capacità scritte e verbali
- Conoscenza della documentazione relativa al contenzioso giudiziario locale, statale e federale e procedure di deposito
- Competenza con database di documenti come Ringtail, Summation e Concordance
- Esperienza di deposito elettronico
- Conoscenza delle procedure d'ufficio e della terminologia legale
- Forti capacità di battitura
- Abilità organizzative solide e capacità multi-tasking
- Capacità di interagire professionalmente con tutti i livelli del personale