Consolida tutti i tuoi elenchi in uno
- Responsabilità lavorative
- Responsabilità domestiche
- Orari e attività scolastiche
- commissioni
- Chiamate telefoniche
Come fai a tenere traccia di tutto questo? Se sei come la maggior parte delle persone, non nel modo più efficace ed efficiente che puoi.
- Il tuo ufficio è pieno di note gialle incollate su ogni superficie?
- Avete liste di cose da fare separate? Uno per casa e uno per l'ufficio? O forse hai più elenchi per ciascuno?
- Prendi buste o anche tovaglioli per annotare le cose che ti vengono in mente mentre guidi?
- Quanti quaderni diversi sono sulla tua scrivania in questo momento che includono oggetti d'azione o cose da fare? Essere onesti.
- La tua borsa è piena di pezzi di carta che includono messaggi di posta elettronica o messaggi telefonici?
- E il tuo bancone della cucina? È pieno di note, liste della spesa e cose da fare personali?
Per gestire gli elenchi delle cose da fare nel modo più efficiente, consolidarli in un unico elenco principale.
L'esperto di gestione del tempo Kenneth Zeigler è un grande sostenitore dell'uso di una lista principale. Nel suo libro Organizing for Success , dice, "Lo scopo di una Lista Master è di toglierti tutto dalla testa: una lista principale è un diario di pensieri e attività mentre si verificano. La mente può organizzare ciò di cui hai bisogno per ottenere di più in modo efficace quando può vedere tutto ciò che è necessario completare. "
Come iniziare
- Trova lo strumento giusto: devi trovare uno strumento che funzioni per acquisire l'elenco principale consolidato. Alcuni potrebbero scoprire che un semplice blocco note fa il trucco. Altri potrebbero voler utilizzare un quaderno a spirale appositamente progettato per le attività di monitoraggio. Prendi in considerazione l'utilizzo di un sistema di note elettroniche come Evernote.
- Assicurati che lo strumento sia portatile : quando i pop ti vengono in testa, hai bisogno di un posto dove registrarli, quindi assicurati che lo strumento che scegli sia portatile. Se stai usando un sistema di note elettroniche, porta sempre con te un piccolo taccuino per registrare pensieri, idee, cose da fare e impegni. Puoi trasferirli al tuo organizzatore di note elettroniche alla fine della giornata.
- Consolida tutti i tuoi elenchi: una volta selezionato lo strumento giusto, raccogli tutti i tuoi elenchi di cose da fare. Trasferisci tutte le attività e gli oggetti nel tuo nuovo elenco principale. Non preoccuparti di metterli in un ordine particolare. Stai semplicemente catturando in un posto ogni singola cosa che devi fare. Non essere sorpreso se la tua lista principale è piuttosto lunga.
- Aggiunta alla tua lista principale - Mentre vai avanti nel corso della giornata e pensi alle cose che devi fare, aggiungile alla tua lista principale. Quando ti vengono assegnate delle attività, aggiungile alla tua lista. Mentre i tuoi figli ti raccontano cose di cui hanno bisogno per la scuola, aggiungili alla tua lista. Quando pensi alle commissioni che devi eseguire, aggiungile alla tua lista.
La tua lista delle azioni giornaliere
O la sera prima o prima cosa ogni mattina, rivedi la tua lista principale. Selezionare le attività, i lavori e gli impegni che devono essere eseguiti quel giorno e trasferirli a un elenco di azioni giornaliero. Ricordati di essere ragionevole su ciò che puoi effettivamente realizzare quel giorno. La tua lista di azioni quotidiana diventa il tuo piano di lavoro per la giornata.
Manutenzione continua
A intervalli regolari, la tua lista di cose da fare ora funziona come segue:
- Hai una lista principale per tutte le cose da fare;
- Mentre attraversi la tua giornata e pensi o ti vengono assegnate attività aggiuntive, aggiungili alla tua lista di cose da fare.
- Ogni giorno rivedrai la tua lista di cose da fare e trasferirai le priorità di oggi in un elenco di azioni giornaliero.
Periodicamente, valuta la tua lista principale. È possibile che, a causa dei cross-off e delle note aggiuntive che sono state aggiunte al margine, sia opportuno copiare gli articoli rimanenti in sospeso in un nuovo elenco principale. Non buttare via la vecchia lista. Conservalo per revisione storica e riferimento futuro.
Seguendo questo processo, scoprirai di essere più efficiente, più in cima alle attività e che stai facendo di più.