Come comunicare i benefici alla tua forza lavoro
I tuoi dipendenti sanno quali sono i vantaggi della tua azienda? Lo comunichi ai dipendenti esistenti o è qualcosa che vedono solo durante il reclutamento e l'inserimento? Avete un piano di comunicazione di benefici per tenerli aggiornati in modo che non vengano attirati dalla concorrenza?
Quanto bene la tua azienda comunica i vantaggi dei dipendenti?
Secondo l' indagine sugli impulsi per i dipendenti , condotta da HR / Benefici su ADP, l'80% dei responsabili delle risorse umane ritiene importante che i dipendenti comprendano le loro opzioni di benefit complete.
Sfortunatamente, stimano che solo il 60 percento dei dipendenti lo fa. Ciò indica una rottura tra le aspettative dei leader delle risorse umane e la realtà che molti dipendenti non capiscono il valore dei benefici sponsorizzati dal datore di lavoro.
Modifica di una varietà di vantaggi per i dipendenti
I datori di lavoro spendono una grande quantità di tempo e denaro per assicurarsi che i loro dipendenti abbiano i migliori benefici possibili. Fare tutto il possibile affinché i dipendenti siano felici e in salute per essere produttivi al lavoro. Sulla base della ricerca più recente, le organizzazioni negli Stati Uniti spendono circa $ 0,43 per ogni dollaro di stipendi solo per i benefici per i dipendenti , inclusi assicurazione sanitaria, dentistica, visione e prescrizione, assicurazione sulla vita, fondi pensione, opzioni su azioni, assenze retribuite e dipendenti programmi di assistenza.
Queste cifre non prendono nemmeno in considerazione i molti altri vantaggi e benefici che le aziende investono per migliorare il luogo di lavoro.
Ad esempio, è difficile mettere una cifra sul valore che hanno per i dipendenti programmazione flessibile, programmi di sconti aziendali e abbigliamento da lavoro occasionale.
La Società per la gestione delle risorse umane ha pubblicato il suo rapporto di ricerca sui benefici per i dipendenti 2016, che raccoglie 20 anni di dati sui benefici per i dipendenti.
Il rapporto sottolinea che, rispetto agli anni '90, i datori di lavoro stanno offrendo un pacchetto di benefit molto più ricco ai dipendenti rispetto al passato - come risultato del tentativo di aumentare i tassi di fidelizzazione e migliorare gli sforzi di reclutamento in un mercato competitivo. SHRM ha rilevato che:
- Nel 2015, la percentuale di aziende che offriva un sistema di risparmio sanitario è aumentata dal 43% al 50%.
- Il 72 percento delle aziende fornisce accesso a informazioni e servizi di benessere on-demand, rispetto al 54 percento degli anni '90.
- Più aziende offrono bonus finanziari, come bonus di riferimento e bonus di iscrizione rispetto a cinque anni prima.
- L'88% delle organizzazioni investono in affiliazioni professionali per dipendenti rispetto a solo il 65% di 20 anni fa.
- Quasi il 60 percento delle aziende offre ora un certo livello di telelavoro nel 2016; nel 1996 questa cifra era di circa il 20 percento.
Il problema è che le aziende non stanno facendo abbastanza per comunicare il valore dei programmi che possono misurare in modo che i dipendenti capiscano. Spesso limitano i loro sforzi di comunicazione a momenti specifici, come durante il reclutamento, l' inserimento a bordo o periodi di iscrizione aperti.
Metodi di comunicazione dei benefici per i dipendenti
La buona notizia è che nel mondo attuale, guidato dalla tecnologia, ci sono molti modi per comunicare i benefici dei dipendenti con la tua forza lavoro.
È importante notare che ogni datore di lavoro vorrà valutare come i dipendenti preferiscono essere comunicati e quindi sviluppare piani per attingere a queste risorse quando creano comunicazioni. Continuate a leggere per imparare alcuni dei diversi modi in cui i datori di lavoro condividono le informazioni sul piano di benefit con i dipendenti.
Documentazione stampata e di marketing
Da una pagina stampata a campagne di marketing su vasta scala, molte aziende si rivolgono alla documentazione scritta e stampata per condividere le informazioni sui benefici dei gruppi di dipendenti. Questo può essere molto efficace perché le informazioni possono essere rapidamente divulgate a tutti i dipendenti in qualsiasi momento dell'anno. Le comunicazioni di marketing possono anche essere potenziate durante le ore di punta, come l'iscrizione aperta e l'elaborazione degli ordini dei dipendenti. Inoltre, la documentazione scritta e stampata delle informazioni sui benefici può essere modificata man mano che cambiano i piani di benefit.
È importante notare che tutta la documentazione scritta dovrebbe includere l'accesso alla spiegazione dettagliata del piano dei benefici fornita dagli amministratori del piano. Creare una serie di documenti di benefici stampati per i dipendenti che includono programmi di frequenza e importi di copertura; e un insieme separato di documenti che sono progettati per fornire informazioni di beneficio di base ai candidati prima che vengano assunti per lavoro. Se il tuo luogo di lavoro è multiculturale, potresti anche voler creare una serie di documenti tradotti in altre lingue per facilitare la comunicazione dei vantaggi a tutti i dipendenti.
Informazioni sugli incontri benefici
Sia che vengano gestiti in modo informale o tramite sessioni formali facilitate dagli amministratori del piano di benefit, le riunioni di benefit possono essere un modo efficace per ottenere rapidamente le informazioni sul piano e le risposte alle domande. Stabilisci una politica che tutti i nuovi assunti abbiano la possibilità di parlare con un amministratore del piano di benefit prima di selezionare eventuali benefici per il prossimo anno.
L'amministratore dei benefit in loco può anche essere disponibile per pianificare riunioni con i dipendenti se hanno domande specifiche su come utilizzare i loro benefici. Questo può essere particolarmente importante se ci sono problemi di reclamo. Durante l'iscrizione aperta, assicurati che il tuo team amministrativo del piano sia anche disponibile per condurre colloqui per evidenziare aggiornamenti importanti del piano di benefit e incoraggiare più dipendenti a partecipare all'offerta di gruppo.
Metodi di comunicazione digitale
Ora viviamo in un mondo in cui la comunicazione digitale è diventata la norma. La comunicazione digitale include e-mail, messaggi di testo, messaggistica istantanea, app mobili e altro ancora. Considera come ottenere regolarmente informazioni sui benefici ai tuoi dipendenti per ricordare loro tutti i vantaggi che hanno a loro disposizione.
Ad esempio, durante la prima parte dell'anno, molti dei tuoi dipendenti penseranno a mettersi in forma oa raggiungere importanti obiettivi di salute. Utilizzalo come un'opportunità per condividere informazioni sul programma benessere aziendale o su come l'azienda si impegna ad aiutare i dipendenti a smettere di fumare.
Durante i mesi estivi, potresti voler fornire informazioni sulla copertura della sicurezza e della copertura familiare. L'iscrizione aperta può essere un ottimo momento per condividere informazioni sui nuovi vantaggi a cui i dipendenti hanno accesso e includere informazioni su come possono imparare di più. Una buona regola generale quando si utilizza la comunicazione digitale è quella di mantenere i messaggi brevi e concreti.
Vantaggi aziendali Portali e siti Web
Lo studio ADP ha informato che nove su dieci grandi società e sette su dieci di medie dimensioni dispongono di un portale dei benefici basato sul web per l'hosting di informazioni e risorse sui benefici per i dipendenti. Questo è un modo sicuro per i datori di lavoro di condividere importanti informazioni e istruzioni per l'iscrizione ai piani di benefit. I siti Web dei vantaggi devono essere crittografati al livello più alto possibile e progettati con un processo single-sign-on per proteggere le informazioni sulla salute personale e altri dati, bloccati dietro le credenziali dell'utente.
Sfruttare al meglio un portale web per la comunicazione dei benefici può includere:
- Impostazione di un sistema semplice per l'accesso al portale online e tramite dispositivi mobili
- Aggiunta di contenuti di valore che si riferiscono ai benefici e agli obiettivi di benessere dei dipendenti
- Fornire un numero di contatto centrale in cui i dipendenti possono ricevere assistenza dal vivo
- Condivisione di aggiornamenti e documenti del piano che è possibile scaricare su richiesta
- Collegamento del sito Web dei vantaggi all'intranet aziendale
- Garantire che il sito Web sia conforme al 508 in modo che tutti i dipendenti abbiano accesso
- Includi contenuti facili da tradurre in altre lingue
- Aggiunta di un glossario sulla terminologia dei benefit di base e una libreria di argomenti sui benefici
Comunicazioni di rete sociale
Il social networking può anche essere un modo molto efficace per comunicare i benefici dei dipendenti. Molti dipendenti ritengono che questo sia un modo amichevole di comunicare con le risorse umane. Ogni azienda dovrebbe avere accesso alla propria pagina aziendale o almeno crearne una allo scopo di comunicare aggiornamenti importanti, incluse informazioni sui piani di benefit.
Seleziona da una delle principali reti di social media come Facebook o Twitter per questo scopo. Questi siti di social media consentono la massima quantità di condivisione e scelta di contenuti. Assegnare un amministratore di benefit e un membro del team di marketing a collaborare per creare messaggi di benefici che incoraggino la partecipazione ai piani di gruppo. Condividi consigli sulla salute e benessere, consigli sulla responsabilità finanziaria e aggiornamenti sui periodi di iscrizione. Includere storie di successo e immagini di dipendenti che soddisfano i loro obiettivi di benessere.
Dichiarazioni di risarcimento totali
Per avere un impatto maggiore quando si comunicano i vantaggi, si consiglia alla propria azienda di inviare almeno una dichiarazione annuale di risarcimento totale a tutti i dipendenti. Questo è un documento che è organizzato per stipendio, benefici e altri vantaggi che l'azienda offre ai dipendenti. È un documento scritto che mostra in bianco e nero quanto l'azienda investe in ogni dipendente.
Come evidenziato dalla ricerca, molti dipendenti non si rendono conto di quanto il posto di lavoro li benefici in modo tale che una dichiarazione di risarcimento totale possa creare un dialogo significativo tra te e i dipendenti. Se non si è certi di come creare una ricompensa totale o una dichiarazione di compensazione, lavorare con un fornitore di terze parti per organizzare tutti i dati in un unico documento centrale. Fornire una copia per posta ordinaria della dichiarazione di compensazione totale e una copia digitale che è possibile inviare per posta elettronica ai dipendenti. Scopri di più sulle dichiarazioni di compensazione totale qui.
Considerazioni finali sui vantaggi Migliori pratiche di comunicazione
I suggerimenti di cui sopra sono solo alcuni esempi dei modi in cui puoi migliorare la tua comunicazione in merito ai benefici per i dipendenti. Ricorda, non dare per scontato che i dipendenti sappiano automaticamente quanto l'azienda ha investito nel loro benessere.
Allo stesso modo, non dare per scontato che capiscano anche la terminologia dei benefici di base. Quando comunichi con i tuoi dipendenti, mantieni le cose semplici e in termini comprensibili. Se ci sono concetti complessi che necessitano di ulteriori spiegazioni, utilizzare il portale Web per creare un glossario di terminologia che possono riesaminare quando necessario.
È importante pianificare il prima possibile prima dei periodi di punta dell'iscrizione, al fine di aumentare le possibilità che i dipendenti comprendano i loro benefici. Usa una varietà di mezzi perché ogni generazione e cultura assorbono le informazioni in modo diverso.
Chiedere assistenza al proprio amministratore del piano di benefit quando raccoglie materiali aggiuntivi, inclusi materiali di marketing e documenti di riepilogo del piano. Sii creativo e mantieni i benefici per i dipendenti amichevoli. Seguendo il consiglio di cui sopra, avrai maggior successo nel trasferire il valore dei benefici ai tuoi dipendenti in modo che possano trarre vantaggio da questi vantaggi di impiego.