Evita di nasconderti dietro il tuo computer o telefono in questi scenari
In alcune circostanze, infatti, dovresti evitarli. Certo, è facile nascondersi dietro il tuo computer e dire cosa vuoi dire via tastiera. Ma a volte devi uscire nel mondo e usare la tua voce.
Qui ci sono tre situazioni in cui sarebbe meglio se non hai colpito invia.
Evitare di colpire Invia per risolvere i conflitti
Siamo stati tutti parte di un'e-mail o di una stringa di messaggi tra due parti che tentano di risolvere un problema. A volte potresti essere uno dei due partecipanti principali o forse sei semplicemente una delle tante persone che qualcuno si è sentito in dovere di includerti.
Ad ogni email o messaggio di risposta il problema si intensifica. Alla fine, quello che era forse un problema relativamente piccolo è diventato molto più grande. Questo di solito si traduce in un incontro faccia a faccia tra le due parti e un supervisore o manager per risolvere il conflitto.
Invece di usare l'e-mail o la messaggistica per risolvere i conflitti, chiama la persona o pianifica una riunione faccia a faccia. Se sei il destinatario di un'email o un messaggio di qualcun altro che sta tentando di risolvere un problema, resisti alla tentazione di rispondere via email. Prendi il telefono o entra nell'ufficio dell'altra persona e dì, "Ho ricevuto la tua e-mail e ho pensato che sarebbe stato meglio se avessimo discusso questa situazione uno contro uno piuttosto che via email.
Hai qualche minuto per parlare? "
Se l'e-mail è la tua unica opzione, non copiare altre persone su di essa. Così facendo intensifica il problema. Se sei destinatario di una tale email non premi "Rispondi a tutti". Rispondi semplicemente alla persona che ha inviato l'email. Se fai "rispondi a tutti", la tua risposta dovrebbe dire: "Apprezzo che tu abbia portato questa situazione alla mia attenzione.
Ti chiamerò tra un minuto per discutere. "Questo avviserà tutti coloro che sono stati copiati che ti stai prendendo cura della situazione uno contro uno.
Evita di colpire Invia quando sei sconvolto
Sei mai stato arrabbiato per qualcosa e hai sparato via un'e-mail feroce solo per provare rimpianto immediato? Oppure, forse sei stato sul lato ricevente di tale e-mail o messaggio.
Dopo una situazione o un'interazione sconvolgente, ciò di cui abbiamo bisogno è un periodo di raffreddamento . Email e messaggi non si prestano a questo; è istantaneo per design. Invece, una volta che ti sei calmato, chiama o visita l'individuo per discutere della situazione. Se si è sul lato ricevente di un'e-mail graffiante, evitare l'impulso di rispondere. Datti il tempo di calmarti e poi chiama la persona e chiedi di discutere faccia a faccia.
In futuro, decidi in anticipo che non utilizzerai mai la posta elettronica o la messaggistica quando sei turbato. Rendi questo un patto non negoziabile con te stesso.
Se senti il bisogno di scrivere qualcosa quando sei arrabbiato, scrivi un messaggio a mano. Non inserirlo in e-mail anche se non si intende inviare il messaggio. Non saresti la prima persona a premere accidentalmente "Invia" invece di "Salva".
Evitare di colpire Invia a inviare cattive notizie
A nessuno piace ricevere cattive notizie e riceverlo via email o un messaggio può aggiungere sale alla ferita.
Hai mai inviato un cliente via email per dire che il loro ordine è stato ritardato? O hai mandato un amico a fargli sapere che non potevi partecipare alla sua festa di compleanno? O che ne dici di mandare email al tuo capo per avvisarlo che non hai finito con un progetto e mancherà la tua scadenza?
Se la risposta a una qualsiasi di queste domande è sì, smetti di usare la posta elettronica o la messaggistica per comunicare cattive notizie. L'uso di e-mail o di messaggistica per comunicare cattive notizie può inviare il messaggio che non ti interessa o che il problema non è abbastanza importante da meritare la tua attenzione personale. Quando usi la posta elettronica o la messaggistica per comunicare cattive notizie, non hai modo di giudicare la reazione della persona. Molto probabilmente, le persone saranno deluse o sconvolte. Se non stai consegnando le notizie di persona, i loro sentimenti di disappunto potrebbero intensificarsi e creare una situazione ancora peggiore.
Infine, quando usi la posta elettronica o la messaggistica in questo scenario, sembri codardo. Clienti, colleghi, capi e amici apprezzano le persone che hanno il coraggio di comunicare cattive notizie di persona.
Se non sei sicuro se il tuo messaggio si qualifica come cattiva notizia, chiediti: "Vorrei ricevere un'email o un messaggio con questo tipo di notizie o preferirei che fosse comunicato di persona?". Quindi agire di conseguenza.
Mentre non c'è dubbio che l'e-mail o la messaggistica è un mezzo di comunicazione rapido ed efficiente, non è sempre appropriato. Segui le linee guida sopra riportate ed evita di usare email o messaggi quando non è opportuno farlo.