Suggerimenti su come essere più efficienti
Per ulteriori strategie, rivedi questi suggerimenti per la gestione del tempo e i consigli sull'equilibrio vita-lavoro .
Come lavorare in modo intelligente ed essere più efficienti
L'utilizzo del tempo in modo più efficiente è un'abilità importante che tutti, dall'addetto alla reception al partner di gestione, possono apprendere.
Adottare la giusta combinazione di pratiche di gestione del tempo può ridurre lo stress e risparmiare fino a un'ora al giorno. Di seguito sono riportati nove suggerimenti su come lavorare in modo intelligente ed essere più efficienti.
1. Usa la tecnologia per organizzarti. Non puoi essere più produttivo se sei disorganizzato e circondato da disordine. Sbarazzati di quelle pile casuali di carte e note adesive e usa un semplice sistema di archiviazione elettronica. Esistono numerosi programmi software che possono aiutarti a organizzare un'ampia gamma di informazioni su prodotti e clienti, consentendo un accesso rapido e semplice. Inoltre, adotta un programma di pianificazione personale che ti consente di tenere un calendario, elenchi delle cose da fare, piani di lavoro e una directory di contatti.
2. Raggruppa i messaggi in arrivo. Il controllo e la risposta costante della posta elettronica, della segreteria telefonica e di altri messaggi interrompono solo il tuo pensiero e ostacolano la produttività, soprattutto in lavori che richiedono un pensiero creativo, innovativo o strategico .
Impara a rispondere ai messaggi in arrivo in batch e valuta di controllarli solo tre o quattro volte al giorno.
3. Adottare un approccio "one-touch". Utilizza il principio "Fai, Delega, Elimina o File" per gestire e-mail, lettere, fatture, messaggi di testo, messaggi vocali e altre richieste.
4. Perdita di tempo perduto. Molto tempo è sprecato nel lavoro procrastinando, facendo "lavoro indaffarato", visitando siti Web che distraggono (in particolare siti di social media ), partecipando a riunioni inutili, sovrascrivendo rapporti e interagendo con colleghi chiacchieroni che fanno sempre pettegolezzi o lamentele.
Concentrati sui compiti e sulle attività che effettivamente "spostano l'ago" del business e riducono o eliminano quelli che non lo fanno.
5. Fai delle mini-pause frequenti. Anche le persone più occupate hanno bisogno di liberare la mente e allungare le gambe di tanto in tanto. Fai periodicamente una pausa di cinque-dieci minuti dalla tua scrivania. Fai una camminata veloce all'esterno, se puoi, fai degli esercizi di stretching o cammina su e giù per le scale un paio di volte. Parla con qualcuno che ti piace. Bere acqua. Mangia uno spuntino sano come frutta e verdura fresca. Allontanandoti brevemente dal tuo lavoro rilasserai il tuo corpo e ringiovanisci la tua mente. Inoltre, sarai meno abbattuto quando tornerai a casa la sera.
6. Delegato. Non devi fare tutto. Veramente. Altre persone sono in grado di gestire alcuni dei compiti che in genere riservi a te stesso. Considera quali doveri potresti condividere con gli altri. Quindi inizia lentamente a suddividere alcune di queste responsabilità. Ciò ti consentirà di concentrarti sui tuoi articoli ad alta priorità dando ai tuoi colleghi la possibilità di crescere e brillare.
7. Impara a dire di no. Una parola così piccola, ma così difficile da dire. Quando qualcuno ti chiede di fare qualcosa che non sia la tua passione o priorità, declina educatamente ma fermamente.
Ricorda a te stesso che dire no a una cosa ti dà la libertà di dire si a qualcos'altro che è più appagante e più degno del tuo tempo e delle tue abilità.
8. Smetti di mirare alla perfezione. Raramente lo raggiungerai, ed è quasi sempre inutile. Il perfezionismo porta spesso alla microgestione, ai rapporti poveri con i colleghi, alla procrastinazione, alla bassa produttività, alla depressione, allo stress e all'ansia. Le persone di maggior successo sono quelle che sono soddisfatte quando un lavoro è ben fatto e salvano il loro bisogno di perfezione per le poche cose veramente importanti.
9. Sapere quando chiedere aiuto. Se sei sopraffatto dal lavoro e causa uno stress eccessivo, non soffrire in silenzio. Tira l'immagine Superwoman / Superman e spiega la tua situazione al tuo capo o supervisore. Solitamente le situazioni di lavoro insostenibili possono essere alleviate, ma ci vorrà un po 'di assertività da parte vostra.
Allo stesso modo, se una vita equilibrata continua a sfuggirti, o stai vivendo uno stress cronico, parla con un professionista (un consulente, un operatore della salute mentale o un clergyperson). Approfittate dei servizi offerti dal vostro Employee Assistance Program (EAP). Permettere alla tua vita di travolgerti settimana dopo settimana, mese dopo mese, può portare a gravi problemi fisici, mentali e sociali. Sii positivo e sappi che ci sono soluzioni ai tuoi problemi, ma dovrai cercare aiuto.