Un piano di progetto è il culmine di una meticolosa pianificazione da parte di un project manager . È il documento principale che guida come verrà eseguito il progetto . Secondo il Project Management Institute , è "un documento formale approvato per guidare sia l'esecuzione del progetto che il controllo del progetto". È il piano dei piani perché documentati al suo interno sono le intenzioni del project manager per ogni aspetto chiave del progetto .
Di seguito sono elencati gli elementi critici trovati in molti piani di progetto. Le organizzazioni hanno i loro processi e protocolli per ciò che deve essere in un piano di progetto e più in generale come i progetti devono essere eseguiti, quindi non tutti i piani di gestione del progetto avranno questi elementi. Tuttavia, i project manager dovrebbero considerare tutti loro nella fase di pianificazione per evitare confusione e improvvisazione forzata durante la fase di esecuzione del progetto.
01 Obiettivi del progetto
02 Scopo del progetto
Come gli obiettivi del progetto, lo scopo è definito nella carta; tuttavia, un project manager dovrebbe perfezionare ulteriormente l'ambito nel piano di progetto. Uno dei modi migliori per definire ciò che è nell'ambito di un progetto è definire ciò che è fuori ambito. Ad esempio, un progetto per automatizzare un processo manuale richiederebbe la definizione dell'ambito su dove inizia e termina quel processo per escludere in modo appropriato le attività che non rientrano nell'ambito del progetto. Queste informazioni aiutano un project manager a definire cosa è in ambito.
03 Milestones and Major Deliverables
I risultati chiave per un progetto sono definiti pietre miliari. I prodotti chiave di lavoro sono definiti prodotti importanti. Rappresentano le grandi componenti del lavoro su un progetto. Un piano di progetto dovrebbe identificare questi elementi, definirli e fissare scadenze per il loro completamento.
Supponiamo che un'organizzazione intraprenda un progetto per sviluppare nuovi software. Un tale progetto ha sia pietre miliari sia risultati tangibili. I principali risultati possono essere l'elenco finale dei requisiti aziendali e l'elenco dei requisiti funzionali che implementano tali requisiti aziendali. A seguito di ciò, il progetto potrebbe avere pietre miliari della fine del business design, la fine del test del sistema, la conclusione dei test di accettazione degli utenti e la data di lancio del software. Queste pietre miliari hanno prodotti di lavoro associati a loro, ma riguardano più i processi che i prodotti stessi.
Le pietre miliari e le principali scadenze consegnabili non devono essere date esatte, ma più precise sono le date, meglio è. Qualcosa con una scadenza di ottobre può essere raggiunto in qualsiasi giorno di ottobre dal 1 ° al 31, ma deve essere rispettata una scadenza del 15 ottobre o prima del 15 ottobre. Date precise aiutano il project manager a creare un'accurata struttura di ripartizione del lavoro.
04 Struttura di scomposizione del lavoro
Una struttura per la ripartizione del lavoro, o WBS, decostruisce le pietre miliari ei principali risultati finali in un progetto in blocchi più piccoli in modo che ad una persona possa essere assegnata la responsabilità di ogni blocco. Nello sviluppo della struttura di ripartizione del lavoro, il project manager prende in considerazione molti fattori come i punti di forza e di debolezza dei membri del team di progetto, le interdipendenze tra i compiti, le risorse disponibili e la scadenza complessiva del progetto.
Il project manager è in definitiva il responsabile del successo del progetto, ma non può svolgere il lavoro da solo. La WBS è uno strumento utilizzato dal project manager per garantire la responsabilità del progetto in quanto comunica allo sponsor del progetto, ai membri del team di progetto e agli stakeholder responsabili di cosa. Se il project manager è preoccupato per un'attività, il project manager sa esattamente chi incontrarsi riguardo a tale preoccupazione.
05 Budget
Il budget di un progetto mostra quanti soldi vengono assegnati per portare a termine il progetto. Il project manager è responsabile della dispersione di queste risorse in modo appropriato. Per un progetto che ha fornitori, il project manager garantisce che i deliverable siano completati secondo i termini del contratto, prestando particolare attenzione alla qualità. Alcuni budget di progetto si collegano al piano delle risorse umane.
06 Piano delle risorse umane
Il piano delle risorse umane mostra come verrà gestito il progetto. A volte è conosciuto come il piano di assunzione del personale. Questo piano definisce chi sarà nel team di progetto e quanto tempo ci si aspetta da ogni persona. Nello sviluppo di questo piano, il project manager negozia con i membri del team e i loro supervisori su quanto tempo ciascun membro del team può dedicare al progetto. Se il personale è necessario per consultare il progetto ma non fa parte del team di progetto, questo è anche documentato nel piano di assunzione del personale. Di nuovo, vengono consultati i supervisori appropriati.
07 Piano di gestione dei rischi
Molte cose possono andare storte su un progetto. Mentre ogni possibile disastro o singhiozzo minore è imprevedibile, molti possono essere previsti. Nel piano di gestione del rischio, il project manager identifica i rischi per il progetto, la probabilità che tali rischi si verifichino e le strategie per mitigare tali rischi. Il project manager cerca input dallo sponsor del progetto , dal team di progetto, dalle parti interessate e dagli esperti interni.
Strategie di mitigazione sono messe in atto per i rischi che possono verificarsi o hanno alti costi associati a loro. Rischi che non si verificano e quelli che hanno costi bassi sono indicati nel piano; tuttavia, potrebbero non avere strategie di mitigazione.
08 piano di comunicazione
Un piano di comunicazione delinea come un progetto sarà comunicato a diversi tipi di pubblico. Proprio come la struttura di ripartizione del lavoro, un piano di comunicazione assegna la responsabilità del completamento di ciascun componente a un membro del team di progetto.
Ogni messaggio ha un pubblico previsto. I project manager assicurano che ciascun messaggio sia adattato al proprio pubblico specifico. Un piano di comunicazione aiuta i project manager a garantire che le informazioni giuste arrivino alle persone giuste al momento giusto.
09 Piano di gestione delle parti interessate
Un piano di gestione degli stakeholder identifica il modo in cui le parti interessate saranno utilizzate nel progetto. A volte le parti interessate devono solo ricevere informazioni. Questo può essere curato nel piano di comunicazione. Se è necessario altro da parte degli stakeholder, un piano di gestione degli stakeholder illustra come sarà ottenuto.
10 Piano di gestione delle modifiche
Un piano di gestione delle modifiche definisce un quadro per apportare modifiche al progetto. I project manager tendono a voler evitare modifiche al progetto; tuttavia, i cambiamenti a volte sono inevitabili. Il piano di gestione delle modifiche fornisce protocolli e processi per apportare modifiche. È fondamentale per la responsabilità e la trasparenza che gli sponsor del progetto, i project manager e i membri del team di progetto seguano il piano di gestione delle modifiche.