Pianificare, tenere le persone responsabili, comunicare e comunicare di più
Questa è una bella definizione accademica, ma cosa fanno i project manager?
In poche parole, gestiscono i progetti. Forse è troppo semplice, ma è quello che fanno. Entro i confini etici, fanno tutto il necessario per raggiungere gli obiettivi del progetto.
PMI definisce un progetto come "un'attività di gruppo temporanea progettata per produrre un prodotto, un servizio o un risultato unico." La parola unica è il lavoro chiave in questa definizione. Le attività quotidiane non comprendono i progetti. Le attività che compongono un progetto non si svolgono più una volta che il progetto è finito.
I project manager organizzano risorse, come tempo, denaro e persone, per rendere i progetti efficaci. Una volta che un progetto è terminato, i project manager si spostano su un altro progetto.
Cosa fanno i project manager
Se il lavoro di un project manager è organizzare le risorse per rendere i progetti efficaci, come avviene?
I project manager pianificano progetti. Si siedono con gli sponsor del progetto per stabilire gli obiettivi del progetto. Prendono questi obiettivi e li concretizzano in una carta del progetto .
Lo statuto del progetto è il documento che formalizza l'inizio di un progetto. La carta del progetto delinea le aspettative di alto livello del progetto come le pietre miliari, il budget e i tempi. I componenti esatti delle carte del progetto variano in base all'organizzazione.
Il project manager e lo sponsor del progetto discutono di chi vogliono sul team del progetto.
Il project manager e lo sponsor si occupano di strategie su come metteranno queste persone sul progetto. Lo sponsor del progetto dovrebbe avere la posizione e il peso organizzativo per rivolgersi ai manager di alto livello per ottenere risorse di personale per il progetto.
Questi membri dello staff non presenteranno formalmente al project manager, ma saranno responsabili verso il project manager per il completamento delle attività di progetto assegnate. Questa è forse la cosa più difficile nella gestione dei progetti: il project manager non ha piena autorità gestionale sui membri del team di progetto. Queste persone hanno altri incarichi e priorità al di fuori del progetto. Se sorgono problemi personali, i project manager cercano di gestirli con il membro del team di progetto, ma se tali problemi persistono, il project manager potrebbe dover andare dal manager del membro del team per raggiungere una risoluzione.
Una volta che un project manager conosce le sue risorse per un progetto, il project manager sviluppa un piano di progetto e una struttura di interruzione del lavoro , o WBS. La WBS divide le pietre miliari del progetto in blocchi gestibili che possono essere assegnati a una persona. Un compito non deve essere completato da una sola persona, ma una persona deve essere responsabile per l'attività.
Quando un project manager sviluppa la WBS, considera quali compiti dipendono l'uno dall'altro. Segue le attività in modo appropriato. Egli considera anche i punti di forza, le debolezze e altri impegni dei membri del team di progetto.
La maggior parte del lavoro di un project manager è la comunicazione. Nella fase di pianificazione, il project manager e lo sponsor sono in costante comunicazione. Alla riunione preliminare, il project manager imposta il tono per l'intero progetto. Una volta avviato il progetto, il project manager comunica con i membri del team di progetto, gli sponsor del progetto e le parti interessate . Le parti interessate possono essere sia all'interno che all'esterno dell'organizzazione. Il project manager tiene riunioni periodiche con il team di progetto e si incontra con i singoli membri del team, se necessario. Il project manager si incontra regolarmente con lo sponsor del progetto per garantire che il progetto funzioni come previsto dallo sponsor del progetto.
Mentre il progetto volge al termine, il project manager deve comunicare per assicurarsi che tutto si concentri. Dopo la chiusura, il project manager documenta e comunica le lezioni apprese dal progetto.
Le organizzazioni governative tendono a impiegare i project manager in grandi sforzi con componenti della tecnologia dell'informazione come i principali aggiornamenti del software e l'aggiornamento dell'hardware. È più probabile che progetti di tecnologia dell'informazione più piccoli abbiano strutture di gestione di progetti formali rispetto a progetti più piccoli senza implicazioni tecnologiche. I project manager per questi progetti più piccoli e non tecnici possono essere membri dello staff che non hanno una formazione nella gestione dei progetti e che sono tenuti a cavarsela attraverso il lavoro.
Molte persone cadono nella gestione del progetto dall'essere costrette a cavarsela. Provengono da ogni tipo di background. Che si tratti di agenti di polizia , direttori di contratto, specialisti di curriculum , funzionari di informazione pubblica o altro, iniziano come esperti in materia che hanno competenze organizzative e finiscono come project manager. Una volta acquisita esperienza e formazione, scoprono che amano gestire i progetti. Cercano maggiori opportunità per gestire progetti, formazione per migliorare le loro competenze e forse certificazioni per darsi più credibilità e opportunità di lavoro.
Caratteristiche dei Project Manager
Ci sono diverse caratteristiche comuni tra i project manager di successo. Con questi tratti, i project manager sono sulla buona strada per raggiungere gli obiettivi dei loro progetti.
I project manager devono essere affidabili. Affinché le parti interessate e i membri del team di progetto abbiano fiducia in un progetto andrà bene, devono fidarsi del project manager. Se le cose stanno andando bene o meno, il project manager deve essere aperto e onesto su ciò che sta succedendo nel progetto. Tale candore rafforza l'affidabilità di un project manager. Le persone sanno che otterranno informazioni affidabili indipendentemente da ciò che sta accadendo nel progetto.
I project manager tendono ad essere estroversi. L'estroversione è una buona qualità per i project manager perché sono in costante comunicazione. Sia che comunichi con lo sponsor del progetto, le parti interessate o i membri del team, i project manager devono sfruttare al massimo le opportunità di divulgazione e raccolta di informazioni. I project manager introversi possono avere successo; tuttavia, devono forzarsi fuori dalla loro zona di comfort.
La pianificazione è fondamentale per il successo nella gestione dei progetti. I project manager devono essere pianificatori non solo per stabilire un buon piano, ma per seguire un piano e sapere quando quel piano deve cambiare. I project manager si attengono a un piano fino a quando non soddisfa più le esigenze del progetto. Quindi, apportano modifiche al volo per garantire il raggiungimento degli obiettivi del progetto. Comunicano le modifiche ai pubblici necessari.
I project manager non sono sempre esperti in materia di argomenti dei loro progetti. Su progetti più grandi, non c'è praticamente alcun modo in cui un project manager può essere un esperto su tutti gli aspetti del progetto. Questo è il motivo per cui le squadre sono così importanti. Per combattere la mancanza di competenza in materia di project manager, i project manager devono essere orientati ai dati. Devono spingere i membri del loro team a fornire loro dati verificabili per dimostrare che i progetti stanno procedendo come dovrebbero. Quando vengono prese decisioni critiche su tempo, qualità e scopo, i project manager necessitano di dati per determinare cosa deve essere fatto.
Poiché i project manager necessitano di dati, dovrebbero essere analitici. Devono essere in grado di tagliare pregiudizi ed emozioni per trovare informazioni rilevanti e applicarle al processo decisionale.
Certificazioni I project manager possono guadagnare
Poiché la gestione del progetto è sbocciata nella propria disciplina distinta, il valore delle certificazioni è aumentato. In effetti, molte offerte di lavoro nel settore pubblico e privato mostrano che i datori di lavoro richiedono o preferiscono che le nuove assunzioni siano credenziali. Le persone con una lunga esperienza lavorativa nella gestione dei progetti potrebbero non aver bisogno di certificazioni, ma quelle nuove a questa linea di lavoro devono perseguirle. Più persone entrano nel campo della gestione dei progetti, più persone avranno bisogno di distinguersi come competenti.
Negli Stati Uniti, la certificazione più diffusa per i project manager è il Project Management Professional, o PMP®, offerto da PMI. Per ottenere una credenziale PMP®, un project manager soddisfa i requisiti di formazione, esperienza e formazione. Questi requisiti possono essere soddisfatti in due modi. In primo luogo, un project manager deve avere un diploma di scuola superiore, cinque anni di esperienza con 7.500 ore di gestione dei progetti e 35 ore di formazione pertinente. In secondo luogo, un project manager deve avere una laurea, tre anni di esperienza con 4.500 ore di gestione dei progetti e 35 ore di formazione pertinente.
Dopo aver soddisfatto questi requisiti, un project manager deve presentare domanda con PMI e sostenere un esame. Questo esame è basato sul Project Management Body of Knowledge , o PMBOK®.
Complessivamente, PMI offre nove certificazioni di gestione del progetto. Il PMP® e il più facile da ottenere Certified Associate in Project Management o CAPM® , sono le due certificazioni generali di PMI. Le altre sette certificazioni si occupano di aspetti specifici della gestione dei progetti, come l'analisi aziendale, la pianificazione e la gestione dei rischi, o particolari metodologie di gestione del progetto, come Agile e OPM3.
Salari I manager di progetto guadagnano
Come per quasi tutti i lavori che esistono nel settore pubblico e privato, coloro che lavorano per il governo possono aspettarsi di guadagnare un po 'meno delle loro controparti del settore privato. L'organizzazione governativa tende ad avere pacchetti di benefici migliori rispetto alle compagnie private.
I project manager all'inizio della loro carriera fanno meno di coloro che hanno più esperienza. Man mano che i project manager acquisiscono esperienza, possono ottenere salari più alti.