Se stai scrivendo una lettera come rappresentante della tua organizzazione, sappi che mentre alcune aziende consentono ai propri dipendenti di scrivere liberamente lettere di referenze, altre possono censurarle o proibirle interamente.
Quindi, assicurati di scoprire quali sono le politiche del tuo datore di lavoro prima di acconsentire.
Molte organizzazioni hanno anche riferimenti alle risorse umane (risorse umane). Verifica le politiche della tua azienda prima di procedere.
Se sei un imprenditore e un appaltatore attuale o precedente richiede una tua lettera di raccomandazione, leggi la seguente guida per utilizzare la tua discrezione.
Quando dovresti scrivere una lettera di raccomandazione
Il candidato dovrebbe essere qualcuno che conosci abbastanza bene e con chi hai lavorato di recente. Ad esempio, probabilmente non puoi fornire una raccomandazione per qualcuno con cui hai lavorato dieci anni fa o con il quale hai lavorato solo per un mese. Anche se potrebbe essere allettante, dovresti fare affidamento su informazioni vecchie o non sufficienti, entrambe le quali potrebbero essere fuorvianti. Non c'è modo di sapere. Quindi, a meno che tu non possa veramente parlare con le abilità esistenti di qualcuno, declina cortesemente la loro richiesta.
Dovresti conoscere il candidato in un ruolo che ti consente di scrivere un riferimento significativo. Per esempio, se hai lavorato con la persona come scrittore freelance ma ora sta iniziando un'attività di dog walking, non puoi attestare le sue abilità in un altro regno.
In questi casi, è meglio rifiutare e magari offrire consigli su chi farebbe un candidato migliore. Se vuole iniziare un business di cani da passeggio, dovrebbe già avere una clientela stabile che possa veramente giustificare le sue capacità.
Scrivi la lettera solo se puoi onestamente offrire un riferimento positivo. Se non hai nulla di positivo da dire sulla loro prestazione, fai la cosa onesta e dì che non sei in grado di contribuire.
Se ti senti obbligato a dare una scusa perché:
- Sii completamente onesto e di 'che non ti senti a tuo agio nello scrivere per loro conto.
- Racconta una bugia bianca come "Non sono nella posizione di scrivere lettere di raccomandazione".
Anche se potresti sentirti goffo o in colpa, fidati del tuo intuito. Inoltre, una lettera non autentica non servirà bene né al richiedente né al suo potenziale datore di lavoro.
Attenersi ai fatti
Una volta che accetti di scrivere la lettera, tienila focalizzata e includi solo le informazioni che sono reali e veritiere . Evita di dire qualcosa che è strettamente d'opinione - potrebbe funzionare contro qualcuno che è considerato per un impiego futuro e potrebbe potenzialmente portare a problemi legali per te e la tua azienda. Fare affermazioni alte come "Louisa è uno scrittore geniale", da solo è pericoloso. Dovresti essere in grado di supportarlo con un riconoscimento esterno o un premio ricevuto dal suo lavoro. Se non puoi, potresti dire: "Louisa ha sempre prodotto ottimi contenuti per noi".
Allo stesso modo, evitare dichiarazioni esagerate e eccessivamente positive. Se costruisci qualcuno troppo, la lettera potrebbe non avere alcun peso con futuri clienti o datori di lavoro.
Come strutturare una lettera di riferimento
1. Presentati nel paragrafo di apertura per impostare la tua posizione e il tuo rapporto con il candidato.
Fai sapere al lettore perché sei idoneo a preparare una lettera del genere.
2. Conferma fatti sul candidato e dove è attualmente impiegato (se lo è):
- Il titolo di lavoro e l'azienda della persona
- Da quanto tempo hai lavorato con la persona
- Quando hai lavorato con la persona, se non lo fai attualmente
- La natura della tua relazione d'affari o la capacità in cui hai lavorato con il candidato.
- Offri il tuo giudizio sulle capacità e le qualità del candidato riguardo ai loro servizi professionali. Enfatizza i loro tratti più preziosi, come capacità di scrittura, risoluzione dei problemi o gestione del tempo. È possibile estrarre qualsiasi abilità eccezionale, dichiarare che si vorrebbe felicemente riutilizzarle e notare in particolare in che modo i loro servizi professionali hanno giovato a voi e alla vostra organizzazione.
4. Usa il paragrafo finale per aggiungere altri esempi o aneddoti come ritieni opportuno.
5. Infine, chiudendo offrendo di rispondere a qualsiasi ulteriore domanda o fornire informazioni di follow-up.
Lettere di riferimento aziendali che raccomandano i servizi professionali
Rivedere le seguenti lettere di riferimento commerciale che raccomandano i servizi professionali.
Esempio 1
Egregio signor Eggleston,
Scrivo per raccomandare i servizi di Daniel Lightheart, CPA. Daniel ha lavorato per il mio studio legale negli ultimi quindici anni come nostro contabile e contabile. La sua conoscenza e attenzione ai dettagli hanno contribuito a mantenere la nostra azienda in pista durante la recente recessione e attraverso una profonda ristrutturazione.
Sono fiducioso nel raccomandare i servizi contabili di Daniel.
Non è solo approfondito, ma anche facile da lavorare e sempre pronto a prendersi il tempo per discutere delle mie preoccupazioni e rispondere alle domande.
Se hai ulteriori domande, non esitare a contattarmi.
Saluti,
Annabelle Sebastian
Partner, Sebastian & Associates
Ufficio: 866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
Esempio # 2
Cara signora Kelly,
Sono Vice Presidente di ABC Watches che scrivo per raccomandare i servizi di marketing di Michaela Brown. Michaela ha creato e implementato molte campagne di successo per noi da luglio 2012 a gennaio 2016.
La sua esperienza nel software di progettazione unita al suo spirito collaborativo e innovativo l'hanno resa l'esperta di riferimento per i nostri progetti più significativi. Ha seguito da solo il nostro Twitter da 1.000 a oltre 52.000 in soli tre mesi utilizzando strategie lungimiranti. Era orientata ai dettagli, organizzata e sempre aperta a feedback costruttivi, rendendo il nostro rapporto d'affari sia facile che piacevole.
Raccomando Michaela per ogni ruolo attraverso il quale può contribuire con la sua notevole creatività e dedizione. Se assunto, sono fiducioso che avrebbe portato i tuoi sforzi di marketing a nuovi livelli.
Se hai ulteriori domande, non esitare a contattarmi.
Saluti,
Lisa Moore
Vicepresidente, ABC Watches
Ufficio: 800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
Rispondi a qualsiasi domanda di follow-up
L'invio di una lettera di raccomandazione è vitale per un potenziale candidato di lavoro o fornitore di servizi e seguendo questo formato, fornirai informazioni utili al potenziale cliente o datore di lavoro. Potresti ricevere una semplice risposta di "ringraziamento" o potrebbero fare domande più dettagliate sul richiedente. In ogni caso, assicurati di rispondere prontamente.