Concentrati meno su ciò che vuoi dire e su ciò che vuoi che sentano.
Cosa voglio dire?
Sia che tu stia dando istruzioni a un dipendente, ordini cibo a un drive-through, o scrivi un promemoria che spiega il nuovo codice di abbigliamento, vuoi essere sicuro di ottenere il tuo punto di vista.
Vuoi dire la cosa giusta in modo che l'altra persona capisca il tuo punto. A volte pratichi ciò che stai per dire. Spesso scriviamo bozze dei nostri appunti e discorsi per assicurarci di usare le parole giuste. Tutto ciò per assicurarsi che inviamo il messaggio giusto.
Sono stati scritti innumerevoli libri e articoli che spiegano perché l'invio del messaggio giusto è così importante e ti insegna come inviare esattamente il messaggio che vuoi inviare. I loro autori sottolineano l'importanza di essere concisi, precisi e specifici nello scegliere le tue parole, indipendentemente dal fatto che tu le scriva o le parli. Ti dicono che questo è il modo migliore per far conoscere il tuo pubblico.
Chi è il mio pubblico?
Sappiamo tutti quanto è importante il nostro pubblico nel decidere cosa diremo e come lo diremo. Spiegare il valore di un nuovo sistema telefonico è diverso se si sta parlando al reparto finanziario piuttosto che se si sta rivolgendo al personale delle televendite.
Meglio conosci il tuo pubblico, più è facile per te personalizzare il tuo messaggio per loro. Più il tuo messaggio è su misura per il tuo pubblico, più è probabile che otterrai il tuo punto di vista.
Come li raggiungo?
Mentre il messaggio che invii è importante, il messaggio che il destinatario ascolta è ancora più importante.
Se conosci il tuo pubblico di solito hai un'idea di come interpretare o filtrare ciò che dici. Puoi usarlo a tuo vantaggio per assicurarti che ricevano il messaggio che stai tentando di inviare.
Sappiamo tutti, ad esempio, che se ci rivolgiamo a un gruppo di studenti di prima elementare non possiamo usare "parole grosse" perché non lo capiranno. Non capiranno il nostro messaggio. Quindi scegliamo parole che capiranno. Piuttosto che usare "parole grandi" che trasmettono il messaggio che vogliamo inviare, usiamo parole che pensiamo capiranno. In questo modo sentiranno il nostro messaggio e lo capiremo.
Non cercare di spiegare i concetti tecnologici ai ragionieri utilizzando termini tecnici. Non utilizzare un'analogia finanziaria per ottenere un punto attraverso il reparto creativo. Se vuoi che il tuo reparto di assistenza gestisca più chiamate al giorno, diglielo. Non dire loro che hanno bisogno di "ridurre l'intervallo di tempo tra le opportunità dell'interfaccia cliente".
Gestisci questo problema
Per aumentare le tue possibilità di raggiungere il tuo obiettivo, concentrati maggiormente sul ricevitore che sul mittente. Personalizza il tuo messaggio per il tuo pubblico per migliorare la comprensione. Non preoccuparti tanto di ciò che vuoi dire quanto di ciò che vuoi che sentano e capiscano.