Per definizione, i progetti sono iniziative temporanee e uniche, in contrasto con le normali attività operative. E mentre molte aziende fanno affidamento su project manager qualificati e addestrati per guidare le proprie iniziative, le competenze progettuali sono sempre più richieste per tutti i professionisti.
Questo articolo offre un'introduzione alla pianificazione di un progetto per qualsiasi professionista interessato ad adottare le pratiche che funzionano così bene per i project manager professionisti.
Prenditi il tempo di definire e pianificare veramente il tuo progetto:
I project manager comprendono che una parte considerevole della durata totale del progetto viene spesa nella pianificazione . Molti di noi hanno la tendenza ad affrettarsi a iniziare il lavoro, che nel mondo dei progetti è simile a saltare saltando a leggere le istruzioni su quel nuovo mobile acquistato da uno di quei rivenditori "assemblate da soli". Le probabilità sono: la fretta di fare il lavoro senza leggere le istruzioni creerà alcuni seri problemi ad un certo punto nel tuo sforzo.
Invece di correre dritto nel lavoro, è importante individuare alcuni aspetti critici:
- Che cosa stai creando esattamente? Essere il più specifici possibile.
- Quando deve essere completato da?
- A quali risorse (persone, attrezzature e budget) hai accesso, per completare il progetto?
I tre elementi precedenti sono i componenti fondamentali di una dichiarazione di ambito. Ogni project manager lavora per chiarire l'ambito prima di iniziare il lavoro.
Scoping the Company Holiday Party Initiative:
Una dichiarazione di ambito di esempio per la festa di vacanza aziendale potrebbe leggere come segue:
Il nostro obiettivo è pianificare e consegnare una festività aziendale per 100 dipendenti e le loro altre significative prima della fine di dicembre, ad un costo non superiore a $ 10.000. La nostra pianificazione e il coordinamento saranno costituiti dal comitato di 4 membri con supervisione da parte del CEO. La festa includerà un open bar, pasto placcato, dessert e intrattenimento.
Prendersi il tempo per elaborare quella semplice ma importante affermazione offre una guida potente per il team coinvolto nel progetto. Tutti comprendono la natura del progetto, i tempi, le risorse e il budget.
Rompi l'ambito in discreti blocchi di lavoro:
I Project Manager creano qualcosa chiamato struttura di ripartizione del lavoro per descrivere in termini chiari e attuabili, tutto il lavoro del progetto che deve essere completato da qualcuno in un determinato periodo di tempo. Nella tua situazione, la ripartizione del lavoro potrebbe includere:
- Identifica la posizione.
- Conferma la disponibilità della camera e bloccala con un deposito.
- Seleziona le opzioni di cibo.
- Conferma la barra e ciò che include la barra.
- Identificare le opzioni di dessert.
- Creare e distribuire inviti con scelte alimentari.
- Finalizzare le scelte alimentari in base agli inviti restituiti.
- Decidi il tipo di intrattenimento.
- Rivedi le opzioni per l'intrattenimento e seleziona.
- Conferma l'allestimento della sala da pranzo.
- Acquista regali da tavola per gli ospiti.
- Coordinare e consegnare l'evento.
I project manager svilupperebbero questa suddivisione del lavoro del progetto senza considerare le risorse o i tempi, ma più nel formato di brainstorming. Una volta identificato tutto il lavoro necessario per raggiungere lo scopo del progetto, è il momento di metterlo in ordine, assegnare responsabilità e chiedere stime di tempi e costi ai membri del proprio team.
Creazione del piano di progetto dall'analisi del lavoro:
Dopo aver completato la semplice suddivisione del lavoro identificata nella pagina precedente, ora devi:
- Confermare che tutti gli elementi principali per raggiungere lo scopo del progetto sono stati identificati.
- Conferma chi gestirà gli elementi di lavoro e creerà una matrice di responsabilità che illustri le principali attività lavorative della parte responsabile.
- Richiedere che ogni membro del team riveda i propri compiti, identifichi le stime di tempi e costi, annota le scadenze, riepiloga le esigenze delle risorse e assicura che abbiano valutato attentamente il lavoro per cui devono essere responsabili.
Una volta completati i passaggi precedenti, il team del progetto dovrebbe collaborare per organizzare gli eventi nell'ordine corretto, rilevando eventuali conflitti per le risorse o potenziali sfide di pianificazione. Nota: un project manager completerebbe questo passo sviluppando un diagramma di rete , calcolando il percorso critico e quindi pianificando le risorse, spesso con l'aiuto del software del computer.
Per il tuo progetto più piccolo che utilizza metodi informali, un semplice approccio di tipo post-it di tracciare gli elementi nella sequenza può essere tutto ciò che è necessario. Questo processo ti consentirà di sviluppare il quadro completo delle fasi coinvolte e le scadenze per la pianificazione e la consegna di una grande festa!
Inizia il lavoro:
Ora che hai avuto il tempo di adattare correttamente il progetto, identificare le attività principali, organizzare le attività e valutare i requisiti di tempo e risorse, sei pronto a mettere il team al lavoro sulle responsabilità assegnate. Il tuo ruolo di responsabile del progetto informale è di monitorare il lavoro, supportare i membri del team e aiutare a identificare e risolvere le sfide non appena si verificano. Un buon project manager si incontra regolarmente con i membri del team per valutare i progressi e identificare e navigare i rischi emergenti.
La linea di fondo:
Gli stessi approcci descritti sopra possono essere applicati a qualsiasi situazione di progetto nel proprio reparto o unità aziendale. Sviluppare un ambito chiaro, identificare il lavoro, assegnare risorse, sviluppare stime e un programma, quindi monitorare e controllare il lavoro. Le tue pratiche saranno riconosciute e apprezzate dai project manager professionisti sul tuo posto di lavoro, ei tuoi risultati saranno molto migliori di un semplice salto nel lavoro senza pensarci. Il meglio del successo con la tua prossima iniziativa!
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Aggiornato da Art Petty