La potenza di un ambito di progetto attentamente costruito:
Una dichiarazione di ambito attentamente specificata è un fattore determinante per il successo del progetto e una parte integrante della pratica di una gestione efficace del progetto. I vantaggi includono:
- La dichiarazione consente al team di progetto e ai clienti di garantire che condividano una visione comune delle caratteristiche, della qualità e dei tempi previsti del progetto.
- L'ambito consente al team di progetto di identificare e coinvolgere chiaramente gli stakeholder: individui o gruppi che sono interessati dal progetto e ottengono il loro supporto e coinvolgimento.
- Lo scopo è di aiutare i membri del team a concentrarsi solo sul lavoro richiesto per soddisfare le esigenze del cliente.
- Se vengono suggerite modifiche che vanno oltre i limiti dell'ambito originale, l'istruzione serve da guida per stimare e proporre modifiche. Se le modifiche vengono accettate da tutte le parti interessate, la dichiarazione sull'ambito viene rivista.
Creazione dell'ambito del progetto:
Il project manager in collaborazione con i membri del team, i clienti, lo sponsor esecutivo e gli stakeholder chiave lavora per comprendere e descrivere il risultato richiesto dall'iniziativa del progetto, spesso indicato come deliverable. Questo deliverable include un costo o un intervallo di costo accettabile che viene convalidato nella pianificazione e nella stima delle attività.
Definisce inoltre le caratteristiche chiave da includere e le tempistiche per la consegna finale del progetto. Una volta concordati dal cliente, dal responsabile del progetto, dal team di progetto e dallo sponsor esecutivo, qualsiasi modifica a questa dichiarazione deve essere effettuata utilizzando un processo di modifica attentamente controllato e documentato.
Impatto a cascata del progetto Ambito su altri:
Una volta concordato l'estratto conto o il documento, i team di lavoro coinvolti utilizzano le informazioni contenute nell'istruzione per stimare il proprio lavoro, i tempi e i costi. Più precisa e accurata è la dichiarazione dell'ambito, più è probabile che i team di lavoro produrranno stime accurate e requisiti di risorse.
Le istruzioni sull'ambito del progetto identificano ciò che non è incluso nell'iniziativa:
Non è insolito che il documento dell'ambito del progetto elenchi anche elementi specifici che non fanno parte dell'ambito del progetto e quindi sono esclusi dal lavoro da consegnare. Ad esempio, un progetto per costruire una casa potrebbe stabilire che l'ottenimento di permessi ambientali deve essere fatto dal proprietario ed è al di fuori della portata del progetto dell'appaltatore che costruisce la casa.
L'impatto di un ambito di progetto scarsamente costruito:
La mancanza di chiarezza attorno allo scopo del progetto è una fonte comune di stress e fallimento del progetto.
Un documento di riferimento vago o ambiguo lascia aperte molte questioni di dibattito e chiamate di giudizio non informate, incidendo sulle caratteristiche, sulla qualità, sui tempi e sul costo dell'iniziativa.
Un'altra sfida con una dichiarazione di portata vaga accoppiato con processi di cambiamento deboli è chiamata: scope creep. Lo scorrimento dello spazio si verifica quando il cliente richiede e i team di lavoro aggiungono funzionalità aggiuntive al deliverable, oltre l'intento oi limiti dei piani originali.
Cambiare l'ambito:
Mentre frequenti modifiche alla portata ritardano il completamento del progetto e potenzialmente aggiungono costi significativi, ci sono alcune situazioni in cui è necessario e ragionevole adeguare l'ambito. I Project Manager si affidano a un processo di "change management" che identifica la modifica richiesta, rivede tutte le stime di tempi, costi e carichi di lavoro corrispondenti e rivaluta il progetto per i nuovi rischi considerati i cambiamenti.
In genere, il project manager e lo sponsor esecutivo prendono la decisione finale sulla modifica dell'ambito una volta che la situazione è stata completamente analizzata. Le modifiche sono documentate in un registro delle decisioni e quindi comunicate al team di progetto più ampio.
Conosciuto anche come requisiti di progetto, obiettivi del progetto
Esempi: lo scopo del progetto era la consegna di un sito Web di una pagina, conforme alle specifiche del progetto, entro 2 settimane.