I datori di lavoro intelligenti gestiscono 4 file diversi per i record dei dipendenti
File del personale delle registrazioni dei dipendenti
Viene mantenuto un file personale per ciascun dipendente. Questi file personali contengono documenti riservati e sono gestiti e gestiti dallo staff delle risorse umane.
I file del personale sono le principali registrazioni dei dipendenti utilizzate dal datore di lavoro, dal dipendente e dal manager del dipendente, in alcune aziende.
In altri, e questo è l'approccio consigliato, l'accesso al file del personale dipendente è limitato alle risorse umane e al dipendente sotto supervisione.
I documenti tipici in un fascicolo del personale includono la domanda di lavoro , un modulo di contatto di emergenza familiare, una cronologia delle azioni disciplinari documentata, un curriculum, la ricevuta del dipendente del dipendente, il foglio di firma del datore di lavoro , la valutazione periodica, la valutazione del lavoro o la prestazione piano di sviluppo, certificati di formazione e prove di presenza, e informazioni di contatto personali attuali su ciascun dipendente.
Non tutti i file del personale contengono gli stessi documenti, ma ogni file del personale ha alcuni documenti uguali. La documentazione delle prestazioni di un dipendente non appartiene al fascicolo del personale a meno che non giustificasse un'azione disciplinare, un premio o qualche altro segno di successo eccezionale.
Tali note sulla performance quotidiana appartengono al file che i manager tengono traccia delle prestazioni, degli obiettivi e dei contributi dei propri dipendenti.
File del libro paga delle registrazioni dei dipendenti
I file del libro paga conservano anche i record dei dipendenti. I file di gestione stipendi contengono una cronologia dei lavori, dei reparti, dei compensi, delle decorazioni, dei prestiti e di altre informazioni essenziali del dipendente per pagare un dipendente e conservare una copia della cronologia dei compensi del dipendente.
Il file del libro paga conterrà anche la cronologia di moduli governativi come W-2, W-4 e documenti di ritenuta di sicurezza sociale compilati dal dipendente. Il file conterrà anche informazioni sui benefici per i dipendenti e il permesso di prelevare i pagamenti dallo stipendio del dipendente.
File medici delle cartelle dei dipendenti
Anche il datore di lavoro conserva una cartella clinica dei dipendenti . Le registrazioni dei dipendenti nella cartella medica non sono disponibili a nessuno, eccetto il personale designato dalle Risorse umane e il dipendente i cui record sono conservati nel file. I file medici contengono note mediche, documenti di applicazione FMLA, informazioni sui test antidroga, informazioni fisiche richieste e altra documentazione correlata alla salute medica di un dipendente o del suo familiare.
I file medici, a causa della riservatezza dei dati dei dipendenti, ricevono il più alto grado di archiviazione sicura e riservatezza. Si consiglia di conservare i file medici in cassetti di file bloccati chiusi in una stanza non accessibile ai dipendenti diversi dal personale addetto alle risorse umane.
I-9 Files of Employee Records
I-9 I file ospitano i record dei dipendenti che vengono mantenuti per tutti i dipendenti in un file separato dagli altri record dei dipendenti.
I datori di lavoro mantengono questo registro dei dipendenti separato dagli altri documenti dei dipendenti per mantenere la riservatezza dei dipendenti da funzionari governativi e altre entità autorizzate a rivedere i dipendenti I-9 .
Mantenendo gli I-9 in una posizione separata si accerterà che, se si è selezionati per una revisione del file I-9 federale, i dipendenti del governo non avranno accesso a nessun altro record relativo al dipendente o al suo impiego presso la propria organizzazione ad eccezione dell'attuale Modulo I-9. Queste indagini sono in aumento ogni anno, quindi assicurati che i tuoi dipendenti abbiano compilato correttamente i moduli I-9 o che tu possa essere soggetto a multe e potenzialmente al carcere.
Accesso alle registrazioni dei dipendenti da parte dei dipendenti
I dipendenti possono visualizzare i record dei dipendenti contattando una persona dello staff delle risorse umane durante il normale orario lavorativo.
Nessun dipendente può modificare o rimuovere alcun documento nei suoi registri che deve essere visualizzato in presenza di una persona dello staff delle risorse umane.
È necessario che il personale dipendente registri la politica di visualizzazione nel manuale del dipendente e la segua indiscriminatamente in relazione alle richieste dei dipendenti di visualizzare i propri file.
Se un dipendente invia una richiesta scritta per una copia dei propri documenti personali dopo aver lasciato il proprio impiego, è necessario inviarne una copia.
Occasionalmente, incontrerai un dipendente che è sospettoso riguardo al tipo di documenti dei dipendenti conservati dal dipartimento Risorse umane. Questi sono i dipendenti che sono più propensi a richiedere una copia dei propri file dei dipendenti. Ancora una volta, senza discriminazioni , fare una copia del file e inviarlo. (Probabilmente riceverete un riscontro sul fatto che il dipendente è rimasto sorpreso dalla scarsa documentazione conservata dallo staff delle risorse umane.)
In alcune giurisdizioni, è lecito addebitare al dipendente il costo della duplicazione e dell'invio del file.
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