Il completamento del modulo I-9 per ogni dipendente è un'attività seria - Seriamente
Tutti i dipendenti, cittadini e non cittadini, assunti dopo il 6 novembre 1986, devono completare la Sezione 1 del modulo I-9 al momento del noleggio.
Il datore di lavoro è responsabile di garantire che la sezione 1 del modulo I-9 sia tempestivamente e correttamente completata dal dipendente.
Il datore di lavoro deve verificare la verifica dell'occupazione e assicurarsi che le Sezioni 2 e 3 del modulo I-9 siano compilate correttamente. I datori di lavoro devono completare la sezione 2 del modulo I-9 esaminando prove di prima mano (solo documenti originali non scaduti) di idoneità all'identità e all'occupazione entro tre (3) giorni lavorativi dalla data di inizio dell'occupazione.
Il dipendente deve essere presente fisicamente e i suoi documenti originali devono essere revisionati di persona. Il dipendente che rivede i documenti originali deve firmare la sezione 2 della I-9.
Il modulo verifica che siano stati controllati due moduli di identificazione approvati che provano che il dipendente è legalmente autorizzato a lavorare negli Stati Uniti.
I datori di lavoro o il loro rappresentante autorizzato devono compilare la sezione 3 per verificare se un dipendente è idoneo a lavorare negli Stati Uniti.
Al momento di ricollocare un dipendente entro tre anni dalla data in cui l'I-9 è stato completato, i datori di lavoro hanno la possibilità di completare un nuovo modulo I-9 o di completare la sezione 3.
Periodicamente, è necessario controllare i moduli I-9 per assicurarsi di avere un modulo compilato per ogni dipendente. È necessario verificare la veridicità e la completezza e salvare le prove dell'auditing e di qualsiasi formazione ricevuta dai membri dello staff che hanno completato o archiviato gli I-9.
Posizione dei moduli I-9 completati
Si consiglia di conservare tutti i dipendenti I-9 e la relativa documentazione in un file personale separato per questi motivi.
Il governo può ispezionare queste forme. Se i dipendenti governativi ispezionano i moduli I-9, non si desidera consentire loro l'accesso ai file del personale privato dei dipendenti e alle informazioni riservate che contengono.
Pertanto, nell'interesse della riservatezza dei dipendenti e dell'accesso limitato, si desidera isolare i dipendenti I-9 in una cartella specificamente dedicata all'archiviazione I-9.
Ciò protegge la privacy dei tuoi dipendenti e salva inoltre il datore di lavoro dalla possibilità di dover rispondere a ulteriori domande sollevate dal contenuto del file del personale dipendente. Potresti aprire involontariamente la tua azienda a un aumento delle indagini da parte dei dipendenti USCIS. Evita questo.
Current I-9 File Investigation
Secondo l'Immigration and Customs Enforcement (ICE) degli Stati Uniti, il governo può ispezionare i tuoi I-9: "Il processo di ispezione amministrativa è avviato dal servizio di un avviso di ispezione (NOI) su un datore di lavoro che impone la produzione di moduli I-9.
"Per legge, i datori di lavoro hanno a disposizione almeno tre giorni lavorativi per produrre i moduli I-9.
Spesso, l'ICE richiede al datore di lavoro di fornire documentazione di supporto, che può includere una copia del libro paga, l'elenco dei dipendenti attuali, lo Statuto e le licenze commerciali. "
L'attuale tendenza è che l'ICE sta aumentando i suoi sforzi di applicazione. I datori di lavoro hanno sempre più dovuto affrontare accuse penali imposte a dirigenti, proprietari e membri dello staff delle risorse umane per non aver correttamente compilato e archiviato i moduli I-9 per ogni dipendente. Le imprese hanno ricevuto sempre più multe significative e sono state escluse.
I datori di lavoro devono prendere sul serio i moduli I-9. Sul serio. Dobbiamo aggiungere altro?
Vedere un modulo I-9 corrente e completare le istruzioni per la sua attuazione presso il Dipartimento della sicurezza interna - US Citizenship and Immigration Services (USCIS).
Conosciuto anche come: file dei dipendenti, record dei dipendenti, file delle risorse umane, documentazione