Il file del personale dipendente viene generalmente memorizzato in un archivio file protetto a prova di incendio in una posizione bloccata accessibile al personale delle Risorse umane.
La riservatezza delle informazioni dei dipendenti nel file personale è di fondamentale importanza.
Di tutti i file dei dipendenti mantenuti dall'azienda, il file del personale dipendente viene consultato più frequentemente giorno per giorno per informazioni dal datore di lavoro, dal supervisore o dallo staff delle Risorse umane.
Considerazioni sul contenuto del file del personale dipendente
I principi fondamentali e le domande da considerare quando si archivia qualsiasi documento in un file del personale dipendente sono questi.
- Il datore di lavoro avrà bisogno di un documento particolare per giustificare le decisioni se il datore di lavoro è stato citato in giudizio? Il datore di lavoro avrebbe bisogno del documento in un tribunale?
- Il dipendente sa e capisce che il documento sarà archiviato nel suo file personale? Nella maggior parte dei casi, i datori di lavoro dovrebbero chiedere al dipendente di firmare il documento, non di firmare un accordo con il contenuto del documento, ma di riconoscere di essere a conoscenza e di aver letto il documento.
- Nessuna sorpresa, opinione o nota personale sul dipendente dovrebbe mai essere inserita in un file del personale dipendente. Solo i fatti, nessun pensiero speculativo, appartengono a un file del personale dipendente.
Contenuto di un file del personale dipendente
Di seguito sono riportate le raccomandazioni sulla documentazione che un datore di lavoro dovrebbe tenere in un file del personale dipendente.
storico lavorativo
- Domanda di lavoro
- Curriculum vitae
- Riprendi la lettera di accompagnamento
- Verifica dell'istruzione
- Verifica dell'impiego
- Lettera di rifiuto
- Posizione descrizione del lavoro
- Record di analisi del lavoro
- Lettera di offerta di lavoro o contratto di lavoro
- Agenzia di collocamento o contratto di agenzia temporanea, se utilizzato
- Informazioni di contatto di emergenza
- Firmato il modulo di riconoscimento del manuale degli impiegati che mostra la ricevuta del manuale degli impiegati
- Lista di controllo dal nuovo orientamento dei dipendenti che mostra gli argomenti trattati e da chi
- Qualsiasi accordo di trasferimento e documentazione
- Per esempio, un contratto, un accordo scritto, una ricevuta o una conferma tra il dipendente e il datore di lavoro (come un accordo senza contratto , un contratto di lavoro o un accordo relativo a un'auto fornita dall'azienda), ad esempio
- Forme ufficiali di vita dell'impiego comprendenti: richieste di trasferimento , promozione , domande di lavoro interne e così via
- Qualsiasi altra documentazione relativa all'occupazione
Sviluppo e miglioramento delle prestazioni dei dipendenti
- Copie di qualsiasi valutazione della performance utilizzata o piani di sviluppo dei dipendenti
- Autovalutazione dei dipendenti
- Record da qualsiasi sessione di consulenza formale
- Note su presenze o ritardo
- Documentazione del piano di miglioramento delle prestazioni
- Rapporti d'azione disciplinari
- Riconoscimento dei dipendenti presentato come certificati, lettere di riconoscimento e così via
- Suggerimenti e raccomandazioni formali dei dipendenti, risposte organizzative
- Record di allenamento
- Richieste di formazione
- Valutazioni delle competenze
- Notifiche o pianificazioni di lezioni o sessioni di allenamento
- Le valutazioni dei bisogni firmate
- Rapporti spese di formazione
- Reclami da parte di clienti o colleghi
Record di disoccupazione
- Lettera di dimissioni del dipendente
- Esci dalla documentazione dell'intervista
- Notifica Cobra
- Lista di controllo di fine occupazione
- Contabilità finale per tutti gli aspetti dell'impiego del dipendente come stipendio finale, ferie vacanza, restituzione di beni aziendali e così via.
Sono disponibili ulteriori documenti relativi ai file del personale.