Il modo in cui le risorse umane possono rispondere al bisogno dei dipendenti è il più efficace
Le risorse umane li sostengono anche attraverso alcuni degli eventi più importanti e importanti della loro vita, inclusi il matrimonio, il parto e la lotta a una grave malattia.
Ma troppo spesso, i servizi amministrativi di routine, come rispondere alle stesse domande più e più volte o completare semplici transazioni, consumano la maggior parte del tempo delle risorse umane.
Ridurre il carico di lavoro amministrativo
La chiave per ridurre il carico di lavoro amministrativo è quella di formare i dipendenti a diventare più autosufficienti e ad automatizzare attività più banali. È qui che può essere d'aiuto un approccio alla gestione dei servizi. La gestione dei servizi semplifica la fornitura di servizi amministrativi di routine, liberando il tempo necessario per concentrarsi su attività di alto valore.
La tipica organizzazione delle risorse umane ha probabilmente sistemi per la gestione dei dati dei dipendenti e delle attività retributive. Tuttavia, probabilmente non dispone di un sistema automatizzato per gestire le richieste dei dipendenti e soddisfare le richieste.
Considera cosa succede quando un dipendente riceve una convocazione al servizio di giuria : è probabile che la società faccia ancora affidamento su documenti fisici o una serie di e-mail per gestire la richiesta del dipendente per il tempo lontano dal lavoro.
Poiché le interazioni dei dipendenti vengono comunemente monitorate tramite e-mail e fogli di calcolo, le richieste dei dipendenti vengono spesso ignorate o ignorate. Gli errori poi accadono, creando ulteriore frustrazione e ulteriore lavoro per le risorse umane.
Con l'e-mail, non c'è un modo semplice per vedere se una richiesta è in stallo o per individuare ed eliminare i colli di bottiglia del processo.
Allo stesso modo, è difficile analizzare e rispondere alle esigenze dei dipendenti, ad esempio, identificando le informazioni richieste più frequentemente e assicurandosi che siano disponibili online.
I processi amministrativi manuali frustrano i dipendenti e rappresentano un enorme problema per i team delle risorse umane. Un recente sondaggio rileva che i dipendenti delle risorse umane impiegano in media 12 ore alla settimana a gestire le chiamate e le e-mail di routine dei dipendenti.
Approccio alla gestione dei servizi per soddisfare le esigenze dei dipendenti
L'approccio di gestione del servizio elimina quei processi noiosi e che richiedono tempo. Non sostituisce solo la posta elettronica, ma trasforma il modo in cui le risorse umane interagiscono con i dipendenti.
Pensa alla gestione dei servizi come alla perfetta combinazione di assistente amministrativo e project manager. Risponde istantaneamente alle richieste dei dipendenti, progetta i casi, automatizza i processi manuali ripetibili e persino gestisce complesse attività interdipartimentali come l'inserimento e l'imbarco dei dipendenti.
La gestione dei servizi non dimentica mai o commette errori, segue sempre le persone per fare le cose e ti fa sapere se c'è un problema che non può risolvere. Ti mostra anche dove i tuoi dipendenti trascorrono il loro tempo - in modo da ottimizzare l'implementazione delle risorse e massimizzare la produttività.
La gestione dei servizi non sostituisce il tuo attuale sistema di gestione del capitale umano: si integra con esso e lo integra, offrendoti visibilità e controllo sul lavoro che probabilmente fai principalmente via email oggi.
Fornisce inoltre lo stesso livello di visibilità ai dipendenti. Possono vedere lo stato delle loro indagini, piuttosto che sentire che le loro richieste sono scomparse in un buco nero poco dopo averle presentate.
Fornire ai dipendenti la possibilità di monitorare lo stato di avanzamento delle loro richieste riduce in modo significativo il numero di email di follow-up frustrate, telefonate e visite di persona alle risorse umane, riducendo ulteriormente il carico di lavoro amministrativo delle risorse umane.
Vantaggi di un approccio di gestione del servizio
La gestione dei servizi inizia con il roll-out di un portale delle risorse umane basato sul web in cui i dipendenti possono trovare informazioni sulle risorse umane e richiedere servizi HR. Idealmente, i dipendenti possono accedere a questo portale sui propri PC di lavoro, computer di casa, laptop e smartphone e tablet.
Ciò consente loro di assumere il controllo delle loro esigenze di base delle risorse umane , come l'iscrizione ai benefici o gli aggiornamenti di modifica dello stato.
I dipendenti scelgono semplicemente i servizi reali di cui hanno bisogno da un catalogo di servizi o cercano informazioni nella knowledge base del portale.
Quando un dipendente invia una richiesta attraverso il portale, il sistema di gestione del servizio crea automaticamente un caso e lo conduce attraverso il processo di adempimento completo. Ciò include l'assegnazione del caso all'esperto di risorse umane giusto, il routing automatico del caso da persona a persona al completamento di ogni fase di completamento e il mantenimento di una cronologia completa del caso.
È inoltre possibile estendere questo servizio ad altri reparti. Ad esempio, i sistemi di gestione dei servizi possono impostare automaticamente gli account IT o richiedere lo spazio ufficio per i nuovi assunti come parte del processo di onboarding.
Il sistema di gestione dei servizi guida i processi end-to-end di consegna dei servizi HR e sa come questi processi stanno funzionando. Ad esempio, può automaticamente dirti quando un caso è in stallo in modo da poter agire.
Genera inoltre una vasta gamma di indicatori KPI e altre metriche di processo, ad esempio il modo in cui il team risponde alle richieste dei dipendenti. Può persino analizzare i tipi di query basate sulla conoscenza, facilitando l'identificazione e il riempimento di eventuali lacune nei contenuti.
Conclusione
I professionisti delle risorse umane scelgono di intraprendere una carriera nel settore delle risorse umane perché desiderano aiutare le persone, non passare la giornata a depositare documenti, aggiornare fogli di lavoro e rispondere alle e-mail. Troppo spesso, richieste banali e pile di documenti interrompono quel lavoro, cosa che li frustra e gli impiegati che stanno cercando di aiutare.
HR è un fornitore di servizi e può guardare all'esempio del suo fornitore di servizi, il dipartimento IT. L'IT ha preso l'iniziativa in molte iniziative aziendali per applicare una disciplina di gestione dei servizi per automatizzare l'invio e l'evasione delle richieste di help desk IT.
L'automazione di queste attività consente all'IT di concentrarsi su un lavoro più strategico che può aiutare l'azienda a raggiungere gli obiettivi aziendali più ampi e a dimostrare meglio il valore dell'IT.
Un approccio di gestione del servizio è la chiave per le risorse umane che aumentano il suo profilo ai leader aziendali offrendo servizi di qualità superiore e maggiore soddisfazione dei dipendenti, riducendo contemporaneamente il proprio carico di lavoro. Le risorse umane possono dedicare il proprio tempo e le proprie competenze a più attività strategiche che portano avanti la propria attività .