Una panoramica del processo di revisione dei documenti
La revisione dei documenti è spesso la fase più impegnativa e costosa del processo contenzioso , il processo di e-discovery e l'EDRM. Durante questa fase, ogni pagina di dati in una raccolta viene esaminata e analizzata - automaticamente attraverso mezzi tecnologici e manualmente attraverso avvocati e paralegali - per determinare quali documenti devono essere trattenuti dalla produzione al consulente avversario.
Spesso i revisori di documenti sono avvocati che comprendono le questioni legali e fattuali nel contenzioso e sono in grado di effettuare le necessarie sentenze per quanto riguarda il privilegio e la capacità di risposta. Per ridurre al minimo i costi, vengono spesso impiegati team di avvocati e / o assistenti legali.
Il processo di revisione spesso consiste in diverse fasi. Il team legale può condurre una revisione di primo passaggio al fine di analizzare i documenti per rilevanza e codice o contrassegnarli per materia pertinente. Il personale addetto al contenzioso quindi carica i dati codificati in un database ricercabile che consente ai team di contenziosi di individuare facilmente i documenti chiave in ogni fase del processo.
Dopo che le informazioni sono state elaborate, il team legale esegue una seconda revisione più dettagliata per determinare quali documenti devono essere trattenuti dalla produzione. I documenti possono essere trattenuti per diversi motivi, tra cui:
Rilevanza - L'informazione è pertinente ai problemi nel caso?
Se è irrilevante per i fatti e le questioni del reclamo, causa o indagine, non deve essere prodotto alle parti avversarie.
Reattività - Le informazioni sono rispondenti alle richieste di scoperta delle parti avversarie o alle richieste investigative degli organismi di regolamentazione? In tal caso, a quale richiesta di produzione corrisponde l'informazione?
I revisori dei documenti possono anche etichettare i documenti "caldi", quelli che contengono informazioni cruciali per il caso e sono particolarmente reattivi, durante la fase di revisione del documento.
Privilegio - Le informazioni sono soggette al privilegio avvocato-cliente, la dottrina del prodotto del lavoro degli avvocati e / o le eventuali norme sulla riservatezza e le leggi sulla privacy? Se è così, viene anche trattenuto dalla produzione.
Riservatezza : se il documento è riservato, deve essere escluso dalla produzione. Ad esempio, se un documento discute un segreto commerciale - come la ricetta per la barretta di cioccolato di un produttore di caramelle - il team legale non è obbligato a consegnarlo alle parti avversarie. Il revisore del documento analizzerà il documento per determinare se contiene informazioni riservate. In tal caso, il revisore stabilirà se alcune parti di tale documento debbano essere corrette per proteggere il prodotto di lavoro confidenziale del cliente o se il documento debba essere escluso del tutto dalla produzione.
Come parte del processo di revisione del documento, il team di revisione può identificare documenti che dovrebbero essere completamente o parzialmente redatti o contrassegnati come riservati per proteggere il contenuto di tali documenti dalla divulgazione. Il team può anche preparare registri di privilegi e / o di redazione per tracciare tali informazioni.
Oltre alla revisione per rilevanza, capacità di risposta, privilegio e riservatezza, il team di revisione può anche analizzare le informazioni per correlare i documenti chiave a fatti presunti o questioni legali chiave nel caso. I revisori dei documenti possono anche tentare di mettere in relazione i documenti chiave con i principali attori che possono testimoniare sui documenti o identificare altre informazioni soggettive. Sulla base della revisione e dell'analisi dei documenti nella raccolta, il team legale può iniziare ad acquisire una maggiore comprensione delle questioni fattuali in un caso, formulare teorie legali e identificare i testimoni chiave da depositare o richiamare al processo.
Attraverso il culling, la ricerca per parole chiave, la revisione precedente e altre tecniche per restringere il volume del set di dati, i documenti rivisti in ultima analisi dal team legale rappresentano di solito solo una piccola parte della collezione originale.
Per ridurre ulteriormente le spese, un numero crescente di tecnologie che automatizzano il processo di revisione sono in streaming sul mercato.
Per ulteriori informazioni sulla revisione dei documenti, esplorare questo profilo di carriera del revisore dei documenti e questo elenco di capacità di revisione dei documenti e tratti della personalità .