Se stai cercando questo tipo di lavoro, puoi migliorare notevolmente le tue possibilità conoscendo quali delle tue abilità ed esperienze evidenziare durante l'applicazione e il processo di intervista.
Come usare le liste delle abilità
Guarda questo elenco di competenze ricercate. Potresti scoprire di averne più di quanto pensavi di avere. Usa i nomi delle tue abilità rilevanti come parole chiave nel tuo curriculum e lettera di presentazione , in modo che il supervisore assumente sarà in grado di vedere chiaramente che hai quello che stai cercando. Assicurati di leggere attentamente la descrizione del lavoro, in modo da sapere quali sono le competenze più importanti per il potenziale datore di lavoro. Anche la ricerca dell'azienda aiuta.
Quando ti prepari per il tuo colloquio , pronto almeno un esempio specifico di una volta hai dimostrato ciascuna delle abilità che ti aspetti di discutere. Non aspettarti che credano sulla tua parola per queste cose.
È anche possibile rivedere i nostri elenchi di abilità elencati per tipo di lavoro e tipi di abilità .
Esempi di competenze di Office Manager
Non tutte le posizioni del responsabile dell'ufficio richiedono esattamente lo stesso set di competenze . Molto dipenderà dal numero di assistenti d'ufficio che devi sorvegliare, da quante persone utilizzerai l'ufficio che gestirai e dai tipi di software e altri sistemi utilizzati dal tuo datore di lavoro.
Ma ci sono alcune abilità che praticamente tutti gli amministratori di ufficio efficaci hanno e non possono fare a meno.
Competenze amministrative
In qualità di responsabile dell'ufficio, sarai responsabile del completamento di diverse attività amministrative . Questi includono assumere e licenziare dipendenti, condurre valutazioni delle prestazioni, formare nuovi dipendenti e supervisionare gli altri.
L'approvazione di richieste formali, lo svolgimento di operazioni commerciali generali e il mantenimento di documenti e record di personale possono cadere nella tua giurisdizione.
Dovrai anche pianificare, prendere in carico l'elaborazione della posta, pianificare e partecipare alle riunioni. Potresti essere chiamato a praticare la risoluzione del conflitto , delegare il lavoro ed essere un decisore politico e decisionale .
Capacità analitiche
Parte del tuo lavoro sarà trovare modi per fare meglio il tuo lavoro. Se riesci a identificare le inefficienze nel modo in cui il tuo ufficio è in esecuzione e fornisci soluzioni, potresti riuscire a risparmiare molto denaro al tuo datore di lavoro e a risparmiare un sacco di grattacapi ai tuoi colleghi. Un grande manager d'ufficio si starà sempre chiedendo di tutti i processi, le pratiche e le procedure, "ha senso? È questo il meglio che possiamo fare? "Ecco un elenco di capacità analitiche che puoi includere nel tuo curriculum.
Attenzione ai dettagli
Come direttore dell'ufficio, il dollaro si ferma con te. Sarai responsabile di ordinare le forniture d'ufficio corrette in modo tempestivo, di conservare i registri in modo accurato e organizzato e di tenere traccia delle esigenze e dei problemi di tutti gli altri in ufficio. Se lo fai bene, l'ufficio sembrerà funzionare da solo. Se si ottiene un piccolo dettaglio sbagliato, altre persone potrebbero non essere in grado di svolgere il proprio lavoro.
Abilità comunicative
Come gli assistenti d'ufficio, sarai spesso uno dei primi visitatori della gente a vederti, e potresti a volte essere l'unico che vedono, se il professionista di cui si trova l'ufficio è fuori. Devi quindi agire da receptionist efficace mentre svolgi contemporaneamente gli altri tuoi doveri.
Potresti anche essere il punto di connessione principale tra tutte le varie persone che utilizzano l'ufficio, e possibilmente tra il tuo ufficio e altri all'interno della stessa organizzazione. Potrebbe essere necessario praticare la risoluzione dei conflitti . Dovrai sicuramente delegare il lavoro. Tutto ciò si traduce in molte comunicazioni, sia scritte che verbali, che devono essere sempre accurate, efficienti, amichevoli e professionali.
Competenze informatiche
È importante che i responsabili dell'ufficio abbiano una vasta gamma di competenze informatiche .
Le specifiche dipenderanno dal tuo datore di lavoro, ma riguarderanno l'inserimento di dati, fogli di calcolo e attività IT generali.
La gestione degli uffici può essere un'enorme quantità di responsabilità. I responsabili di ufficio generalmente lavorano all'apice di un'organizzazione, con le loro mani in ogni aspetto dell'azienda. Se questo ruolo centrale ti affascina, consulta la nostra lista delle competenze per vedere se potrebbe essere una carriera per te.
Problemi finanziari
Le tue responsabilità possono includere la contabilità, la fatturazione, il bilancio e la contabilità. Potrebbe anche esserti richiesto di gestire il libro paga, piccoli soldi e QuickBooks . Anche i rapporti trimestrali e semestrali possono rientrare nella vostra gamma di compiti. Per lo meno, se il tuo ufficio gestisce i soldi, alla fine sarai responsabile di assicurarti che sia gestito bene
Capacità di leadership
Come supervisore di quello che potrebbe essere un grande gruppo di assistenti d'ufficio, dovrai tenere tutti motivati e coordinati. Dovrai far succedere il lavoro di squadra . Il tuo lavoro includerà l'impostazione di uno standard per il lavoro di tutti gli altri e l'accertamento che tali standard siano soddisfatti. Dirigere spesso significa aiutare altre persone a crescere nelle loro carriere e aiutare le persone ad auto-iniziare e comunicare bene tra loro.
Abilità sociali
Le abilità interpersonali giocano un ruolo importante nell'essere manager di un ufficio. Ti verrà richiesto di avere un atteggiamento positivo, salutare i visitatori e impegnarsi in un lavoro di squadra .
Forze varie
I responsabili di ufficio tendono ad avere un set di abilità varie che li aiuta a svolgere il proprio lavoro. Ciò include prestare attenzione ai dettagli, essere generalmente flessibili su quali attività dovrete eseguire e essere affidabili.
I responsabili di ufficio dovrebbero anche essere networker, pensatori logici , multi-tasker e risolutori di problemi . La gestione del tempo e l' organizzazione dovrebbero essere di secondaria importanza per le persone che servono in questo ruolo.