In questo articolo, esploriamo le sfide dei team di progetto con scarso rendimento e gli approcci che i migliori team leader e project manager impiegano per andare oltre le fasi di formazione e di tempesta di Tuckman a uno che enfatizza le prestazioni.
Avviso equo: non esiste una lista magica di " fai queste cose e una grande squadra emergerà. "Questo è un duro lavoro che richiede l'applicazione sia della scienza alla base delle prestazioni di gruppo sia dell'arte di guidare gli altri.
Cinque comuni problemi dei team di progetto che lottano
Trascorri del tempo osservando e lavorando con i team di progetto che lottano e noterai molte aree in cui la comunicazione si interrompe e le prestazioni ne risentono. Scava sotto la superficie alla ricerca di cause profonde di sottoperformance, e questi cinque problemi comuni invariabilmente emergono.
1. Non esiste uno scopo chiaro e galvanizzante . I partecipanti al team non sono consapevoli dell'importanza del progetto e della sua connessione con il cliente o l'organizzazione. Per proiettare i membri del team, questo è "solo un altro progetto".
2. Il cliente non ha un posto a tavola. La mancanza di chiarezza che circonda il cliente si traduce in un ambiente di progetto nebbioso in cui i membri del team brancolare e agitarsi attraverso tutto, dai requisiti ai tempi e costi.
3. La gestione del progetto è presente, ma la leadership del progetto è mancante in azione. I valori sono vaghi o inesistenti. Responsabilità e responsabilità non sono ben stabilite. Gli strumenti e i modelli ci sono, ma le competenze trasversali non si trovano da nessuna parte.
4. Ruoli mal definiti e non chiari. Le prestazioni soffrono quando le persone non comprendono i propri ruoli o i ruoli che vengono interpretati dai membri del team.
5. Troppi progetti che cercano troppo poche risorse. Nelle odierne organizzazioni in stile gestione matrice , i membri del team sono spesso distribuiti su più iniziative. Quando i progetti proliferano come i conigli che si riproducono, i membri del team sovraccarichi faticano a concentrarsi e fanno del loro meglio.
Otto azioni da intraprendere per creare un team di progetto ad alte prestazioni:
Mentre sarebbe bello credere che ci sia una semplice lista di controllo da seguire per costruire un team ad alte prestazioni, la vita, i progetti e le persone non sono così facili. I suggerimenti sottostanti sono più "condizioni minime richieste per il successo" di quanto lo siano "fai questo e tutto funzionerà". Ricorda, la costruzione di grandi team è una miscela della scienza della psicologia umana e della neuroscienza e l'arte della leadership. Usa le idee in buona salute come base per il tuo sviluppo di team ad alte prestazioni!
1. Trasforma il progetto in una ricerca epica! Fai una lezione di management dal mondo dei videogiochi e assicurati che i membri del team siano iper-consapevoli della natura della loro missione e della sua importanza per i clienti, l'organizzazione e il loro sviluppo come professionisti. Ogni progetto dovrebbe essere visto dai membri del team come un'opportunità per salire di livello sia applicando le proprie competenze sia sviluppando e apprendendo nuove abilità.
Con la creatività, anche le più piccole iniziative possono essere posizionate come parte di una ricerca più ampia.
2. Riconoscere e sfruttare il modello SCARF del mondo delle neuroscienze. Questo acronimo sta per: status, certezza, autonomia, imparzialità e correttezza. Tutto ciò che riguarda la struttura e la gestione del team deve rafforzare questi problemi personali critici per ogni membro del team. Il capo del progetto efficace presta particolare attenzione a questi attributi e struttura i suoi comportamenti per rafforzare i positivi per ogni individuo nel team di progetto.
3. Prendi un'importante lezione di guida dalla ricerca sul condurre in situazioni pericolose . I membri del team devono avere fiducia che il team leader si prende cura di ciascun membro del team e si concentra in modo critico sulla sicurezza e sul successo. Come leader del team, chiedi e rispondi: " Perché i membri del mio team si fideranno di me per guidarli verso la sicurezza e il successo?" E quindi definire i comportamenti che devi mostrare quotidianamente per rafforzare il tuo impegno nei loro confronti.
4. Assicurarsi che il cliente sia presente dal primo giorno e in ogni riunione successiva . Non è possibile avviare il progetto se la vista del cliente non è chiara. Se la tua iniziativa è focalizzata su un pubblico molto specifico o su un gruppo più generale di gruppi target, ci sono tecniche che puoi impiegare per creare chiarezza. Per le iniziative di sviluppo di nuovi prodotti volte a catturare nuovi clienti, creare personas dettagliati per ciascun tipo. Per grandi lavori di costruzione o di sviluppo, assicurarsi che un rappresentante del cliente faccia parte dell'ambito del progetto e dell'approvazione. In situazioni in cui il cliente non può essere fisicamente presente, alcune squadre creano un proxy, un ritaglio o un animale impagliato, che occupa un posto a sedere in ogni riunione. Al gruppo è richiesto di chiedere e tentare di rispondere per ogni decisione: "Cosa dirà il cliente a questo problema".
5. Chiedi ai membri del tuo team di definire una carta dei ruoli. Tutti i membri del team dovrebbero chiedere e rispondere: " Alla fine di questo progetto, cosa diranno i membri del mio team?" Condividi e discuti e definisci una descrizione del ruolo che corrisponda alle risposte.
6. Insegna al tuo team questi due set di abilità critiche: come parlare e come decidere . All'inizio del processo di formazione del team, stabilite aspettative per la comunicazione interpersonale e assicuratevi di rafforzare la responsabilità. Per le impostazioni di gruppo, insegnare al team a esplorare i problemi attraverso approcci di facilitazione che focalizzano la materia grigia del gruppo su un argomento alla volta. Insegnagli ad analizzare le emozioni, i rischi, le idee e le informazioni e ad affrontarle separatamente prima di procedere al giudizio. Ai fini del processo decisionale, aiuta i team a comprendere ogni ampia scelta da più punti di vista (fotogrammi) e insegnare loro a valutare più opzioni per ciascuna decisione. Queste competenze non sono insegnate nei programmi di gestione dei progetti e non sono richieste come parte della certificazione professionale, ma sono essenziali per aiutare un team a imparare a lavorare insieme.
7. Sfrutta il coaching di squadra. Il coaching è un potente strumento per supportare le prestazioni del team ed è spesso sottoutilizzato. È possibile utilizzare risorse esterne o interne per questo ruolo, sebbene l'allenatore debba essere un outsider obiettivo in grado di osservare e offrire un feedback franco e comportamentale sulle prestazioni e l'efficacia della squadra. L'allenatore è una risorsa inestimabile nell'aiutare a osservare e identificare i guasti nelle discussioni e nei processi decisionali delineati nella numero sei sopra. Sfrutta l'allenatore per sfidare le ipotesi e stare attento ai vari pregiudizi di gruppo, incluso il pensiero di gruppo.
8. Combatti duramente per il tempo e l'attenzione dei membri del tuo team. I grandi leader di progetto lavorano duramente per conto dei membri del loro team per garantire che abbiano la capacità di concentrarsi e fare del loro meglio. Come leader del progetto, questo significa che dovrai impegnarti in politiche organizzative con altri leader di progetto e funzionali e negoziare per conto dei membri del tuo team. La vostra difesa e la vostra capacità di offrire un sostegno reciproco agli altri leader di progetto per le loro esigenze in termini di risorse si rivelerà fondamentale nelle prestazioni a breve termine del team e nel vostro successo a lungo termine.
La linea di fondo per ora:
Se si lascia al caso le prestazioni del team di progetto, è improbabile che emergano prestazioni elevate. Data l'importanza dei progetti sul nostro posto di lavoro, tutti, dai dirigenti che approvano e sponsorizzano i progetti ai team leader, ai project manager e ai membri del team, hanno un interesse nei risultati. Lavora duro dalla tua posizione come project manager o membro del team per garantire la presenza degli strumenti e delle idee sopra descritte e le tue probabilità di creare un team ad alte prestazioni migliorano considerevolmente.