Heads Up: leggi federali e leggi statali possono differire
Ecco le linee guida di base per la conservazione dei record delle risorse umane. Ricorda, tuttavia, che le leggi dello stato possono variare rispetto a queste linee guida. Se le leggi dello stato e le leggi federali sono in conflitto, tenere sempre i registri in base a quale requisito è più lungo.
È meglio mantenere qualcosa per troppo tempo che non abbastanza a lungo.
Record di assunzioni: 1 anno
È necessario salvare tutti i resumes, le note di intervista, le domande e le offerte di lavoro e anche un record delle ricerche attraverso il sistema di tracciamento dei candidati per un anno dopo che è stata presa la decisione di fare un'offerta di lavoro. Quindi, se intervisti un candidato, e l'intero processo si protrae per tre mesi, non è fino a quando non viene presa la decisione finale sull'assunzione che l'orologio inizi a ticchettare.
Perché devi farlo? Se qualcuno dovesse mettere in dubbio la tua decisione di assunzione, dovrai dimostrare che non stai discriminando illegalmente in alcun modo , forma o forma. Leggi come gli Americans with Disabilities Act , Title VII e molti altri ti richiedono di dimostrare che sei conforme. Mantenere questi record ti aiuta a farlo.
Record dei test sulle droghe: 1 anno o 5 anni per lavori di trasporto
Se hai bisogno di test anti-droga per il pre-impiego , è parte del record di assunzione e dovresti conservare una copia dei risultati per un anno.
Se esegui ulteriori test anti-droga, a causa di un incidente sul lavoro o come parte di un controllo casuale, devi anche mantenere questi record per un anno. Tuttavia, se si è soggetti alle normative sui trasporti, il periodo di tempo minimo per i record dei test antidroga è di cinque anni.
Payroll / Timecard, Etc .: 3 anni minimo, 5 anni dopo la risoluzione raccomandata
La legge richiede che tu conservi questi documenti per tre anni, ma recenti cause legali significano che sarebbe più intelligente per te mantenerli più a lungo.
Si desidera mantenere un registro di quanto è stato pagato ciascun dipendente e quante ore hanno lavorato per tutta la durata della propria azienda. Conserva i tuoi documenti per almeno cinque anni dopo che il dipendente se ne va, indipendentemente dalla ragione.
Per i dipendenti esenti, ovviamente, non è necessario mantenere record di tempo, poiché la loro retribuzione è la stessa indipendentemente dal numero di ore lavorate. Tuttavia, se hai mai erroneamente classificato un dipendente come esente quando avrebbe dovuto essere non esente, queste ore lavorate in record possono aiutarti a pagare gli straordinari dovuti .
Assicurati di includere il modo in cui la compagnia ha calcolato i salari. Ad esempio, è necessario tenere traccia della retribuzione, dello stipendio più una commissione, degli straordinari, del lavoro a cottimo o della retribuzione oraria regolare.
È necessario farlo non solo per questioni fiscali e retributive, ma molte altre decisioni si basano sul numero di ore lavorate. Ad esempio, l'idoneità per FMLA dipende dal numero di ore lavorate in un anno. Se si dispone di un dipendente esente a tempo parziale, è possibile prendere in considerazione la possibilità di richiedere una registrazione temporale per determinare l'idoneità di FMLA. Devi anche essere in grado di dimostrare che hai pagato i tuoi lavoratori per tutte le ore in cui hanno lavorato.
Modulo I-9: 3 anni dopo il noleggio, 1 anno dopo il termine, a seconda di quale periodo è successivo.
Mantenere il modulo I-9 del dipendente, conservato separatamente dai record del personale, per tre anni dopo aver assunto il dipendente e per un anno dopo la cessazione del rapporto di lavoro, a seconda di quale data è successiva.
Informazioni sulle prestazioni sanitarie / previdenziali: 6 anni
È necessario conservare i registri dei piani per tutti i benefici per un minimo di sei anni. I tribunali hanno affermato che se un dipendente ti fa causa, dicendo che merita una pensione più alta, ad esempio, è responsabilità del datore di lavoro dimostrare che non devono più, non la responsabilità del dipendente di dimostrare che lo fanno. Conserva tutte queste descrizioni del piano di riepilogo.
Se hai ex dipendenti che sono idonei per COBRA , estendendo i loro benefici per la salute, dovresti tenere quei record per sei anni solo per essere sicuri. La legge non specifica la conservazione, ma poiché potrebbe applicarsi ai sensi della legge sulla sicurezza dei redditi da lavoro dipendente (ERISA), questa legge richiede la conservazione per sei anni. Per essere al sicuro, non buttare fuori quei dischi.
Record FMLA: 3 anni
Quando un dipendente richiede FMLA , è necessario mantenere quella traccia cartacea, anche se si nega il congedo. Assicurati di tenere traccia del congedo di ogni dipendente - quando è iniziato e quanto tempo è stato utilizzato. Se il dipendente ha FMLA intermittente, assicurarsi di tenere traccia di ogni congedo e documentare il numero di ore utilizzate. Le date e il numero di ore devono essere documentati. Ricorda che il congedo intermittente può essere utilizzato per alcune ore al giorno o per alcuni giorni in una settimana. Documenta tutto e conserva quei record.
Ricorda, questo non è un elenco completo e si applica solo agli statuti federali. Potresti essere soggetto a ulteriori leggi sulla conservazione dei documenti se, ad esempio, sei un contraente federale o il tuo stato ha standard diversi. In caso di dubbio, non buttarlo fuori.
È possibile accedere a ulteriori risorse sulla tenuta dei registri e sulla segnalazione obbligatoria presso la Società per la gestione delle risorse umane (SHRM).
Disclaimer: Si prega di notare che le informazioni fornite, pur essendo autorevoli, non sono garantite per accuratezza e legalità. Il sito è letto da un pubblico mondiale e le leggi e le normative sull'occupazione variano da stato a stato e da paese a paese. Per favore cerca assistenza legale, o assistenza da parte di risorse governative statali, federali o internazionali, per accertarti che la tua interpretazione legale e le decisioni siano corrette per la tua posizione. Questa informazione è per guida, idee e assistenza.