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Componenti lettera commerciale a blocco completo
Indirizzo di ritorno: se la carta intestata ha una carta intestata, saltare questo. Altrimenti, digita il tuo nome, indirizzo e, facoltativamente, numero di telefono. In questi giorni, è comune includere anche un indirizzo email.
Data: digitare la data della lettera da due a sei righe sotto la carta intestata. Tre sono standard. Se non c'è la carta intestata, digitarla dove indicato.
Linea di riferimento: se il destinatario richiede specificamente informazioni, come un riferimento di lavoro o un numero di fattura, digitarlo in una o due righe, immediatamente sotto la data (2). Se stai rispondendo a una lettera, fai riferimento qui. Per esempio:
- Ri: Job # 625-01
- Ri: La tua lettera datata 1/1 / 200x.
Notazioni speciali di spedizione: digitare tutti i caratteri maiuscoli, se necessario.
Esempi inclusi:
- CONSEGNA SPECIALE
- POSTA CERTIFICATA
- POSTA AEREA
Notifiche all'arrivo: digitare tutti i caratteri maiuscoli, se necessario. Potresti voler includere una notazione sulla corrispondenza privata, come una lettera di dimissioni. Includere lo stesso sulla busta. Gli esempi sono:
- PERSONALE
- CONFIDENZIALE
Indirizzo interno: digitare il nome e l'indirizzo della persona e / o della società a cui si invia la lettera, da tre a otto righe sotto l'ultimo componente immesso.
Quattro linee sono standard. Se si digita una linea di attenzione, saltare qui il nome della persona. Fai lo stesso sulla busta.
Linea di attenzione: digitare il nome della persona a cui si invia la lettera. Se si digita il nome della persona nell'Indirizzo interno, saltare questo. Fai lo stesso sulla busta.
Saluto: inserisci qui il nome del destinatario. Digita Mr. o Ms. [Cognome] per mostrare rispetto, ma non indovinare ortografia o genere. Alcuni saluti comuni sono:
- Le signore:
- Gentiluomini:
- Caro Signore:
- Gentile Signore o Signora:
- Caro [nome completo]:
- Per chi è coinvolto:
Subject Line: digita l'essenza della tua lettera in tutti i caratteri maiuscoli, a filo a sinistra o al centro. Sii conciso su una sola riga. Se si digita una linea di riferimento, considerare se è davvero necessario questa linea. Mentre non è veramente necessario per la maggior parte delle lettere relative all'occupazione, gli esempi sono sotto.
- SOGGETTO: DIMISSIONI
- LETTERA DI REFERENZA
- RICHIESTA DI LAVORO
Corpo: digitare due spazi tra le frasi. Tenerlo breve e al punto.
Chiudi gratuita: ciò che digiti qui dipende dal tono e dal grado di formalità. Per esempio:
- Rispettosamente vostro (molto formale)
- Cordiali saluti (tipico, meno formale)
- Molto sinceramente tuo (educato, neutrale)
- Cordialmente tuo (amichevole, informale)
Blocco firma: lascia quattro righe vuote dopo la chiusura gratuita per firmare il tuo nome.
Firma il tuo nome esattamente come lo scrivi sotto la tua firma. Il titolo è facoltativo in base alla rilevanza e al grado di formalità. Gli esempi sono:
- John Doe, Manager
- P. Smith
Direttore, supporto tecnico - RT Jones - Sr. Field Engineer
Identificazione Iniziali: se qualcuno ha digitato la lettera per te, di solito include tre delle tue iniziali in tutti i caratteri maiuscoli, quindi due dei suoi in tutti i caratteri minuscoli. Se hai digitato la tua lettera, saltala da quando il tuo nome è già nel Signature Block. Gli stili comuni sono sotto.
- JAD / cm
- JAD: cm
- clm
Notazione della custodia: questa linea indica al lettore di cercare nella busta di più. Digitare il singolare per un solo recinto, plurale per di più. Se non includi nulla, salta. Gli stili comuni sono sotto.
- Allegato
- Custodie: 3
- Contenitori (3)
cc: sta per copie di cortesia (precedentemente copie in carbonio). Elencare i nomi delle persone a cui si distribuiscono le copie, in ordine alfabetico. Se gli indirizzi sarebbero utili per il destinatario della lettera, includerli. Se non si copia la tua lettera a nessuno, salta.
Suggerimenti generali
- Sostituisci il testo tra parentesi [] con il componente indicato. Non digitare le parentesi.
- Cerca di mantenere le tue lettere su una pagina, ma vedi la pagina 2 di questo esempio se hai bisogno di pagine di continuazione.
- Quante righe vuote si aggiungono tra le righe che richiedono più di una, dipende da quanto spazio è disponibile sulla pagina.
- Lo stesso vale per i margini. Uno e mezzo pollice (108 punti) per lettere brevi e un pollice (72 punti) per lettere più lunghe sono standard. Se è presente una carta intestata, la sua posizione determina il margine superiore a pagina 1.
- Se non scrivi uno dei componenti più formali, non lasciare spazio per loro. Ad esempio, se non si digita la linea di riferimento, le Notifiche speciali di spedizione e le Notifiche all'arrivo, digitare l'indirizzo interno quattro righe sotto la data.