Con un efficace kit di stampa, puoi davvero distinguerti.
Potresti aver sentito il termine "press kit" in uso nelle agenzie pubblicitarie e nelle pubbliche relazioni e potresti aver persino ricevuto un kit di stampa per qualcosa. Sebbene la forma e la funzione di un press kit possano variare notevolmente dall'industria, la definizione accettata di uno è:
"Un pacchetto di materiale promozionale fornito ai membri della stampa per informarli, in particolare su un prodotto, servizio o candidato."
Questo però è un termine generico, e se è tutto ciò che devi fare, non creerai i kit stampa che hanno l'impatto che dovrebbero avere.
Quindi, esaminiamo un po 'più a fondo i componenti effettivi che possono costituire un kit di stampa e come assemblarne uno che dia al tuo prodotto o servizio la migliore possibilità di pubblicità gratuita, nota anche come media guadagnata. Se esegui correttamente la tua cartella stampa, vedrai un ritorno molte volte superiore all'investimento iniziale, soprattutto se il kit ottiene il tempo di trasmissione del prodotto o del servizio su stazioni di notizie, o fantastici commenti online e su riviste.
Creazione del tuo kit stampa
Non esiste un libro delle regole sulla creazione di kit di stampa che dicano quali componenti è necessario includere. I kit stampa varieranno in base a ciò che stai promuovendo per PR e al tipo di sede in cui distribuirai la tua cartella stampa. La maggior parte dei kit stampa vengono inviati per posta, spesso a persone che hanno assistenti amministrativi, e il tuo compito è quello di creare un press kit che sia abbastanza interessante da superare quella persona. Il contenuto e la presentazione contano molto.
Quindi, ciò che includi è una decisione molto importante perché un kit di stampa è un modo semplice per mettere i riflettori su di te o sulla tua azienda.
Puoi anche considerarlo come la più grande raccolta di hit della tua azienda, perché stai raccogliendo le informazioni che vuoi che i media sappiano su di te, sui tuoi prodotti e servizi in un unico pacchetto ordinato. Detto questo, i principali componenti del kit di stampa che vorrete considerare sono:
1. Il comunicato stampa
Il comunicato stampa del tuo comunicato stampa annuncia l'intera idea.
Se hai un nuovo prodotto, il press kit ti aiuta a presentarlo. Se la tua azienda si sta fondendo con un'altra, la press kit la sostiene.
Puoi includere più comunicati stampa nel tuo press kit, oppure puoi emettere un comunicato stampa prima che il kit si spenga. Ad esempio, un kit stampa di una fiera commerciale potrebbe contenere un comunicato stampa relativo alla fusione di società, tre nuovi comunicati stampa sui prodotti e un comunicato stampa che annuncia un nuovo CEO.
Una parola di cautela; non imballare la tua cartella stampa con più di un comunicato stampa solo perché è possibile. Se stai inviando un press kit a un editore, avrai bisogno di un solo comunicato stampa. Se stai distribuendo la tua cartella stampa in una fiera, non sono rari i comunicati stampa interni. Ma ricorda, più includi, più lavoro fai alla gente. Vuoi fare il loro lavoro il più semplice possibile.
2. Una breve lettera / sommario
Ciò è particolarmente utile per qualsiasi tipo di press kit che includa molti elementi diversi, ma ugualmente importanti. La tua lettera può essere indirizzata ai media ringraziandoli per il loro interesse per la tua azienda, e quindi puoi fornire un riassunto di ciò che è incluso.
Assicurati di fare in modo che il nome del tuo contatto multimediale e le informazioni di contatto siano chiari su questa pagina poiché sarà la prima che vedrà.
Tutti questi elementi aiutano i tuoi contenuti a riunirsi e si sentono molto più organizzati di documenti e campioni casualmente inseriti in una cartella.
3. Una brochure
I professionisti delle pubbliche relazioni utilizzano i kit stampa per annunciare un nuovo prodotto, ma puoi anche includere la tua brochure. Le brochure sono particolarmente utili per spiegare il tuo prodotto o servizio al di fuori di un semplice comunicato stampa. Una cosa è creare un press kit per un nuovo tipo di snack salutare; è qualcos'altro completamente da creare un press kit che porta un nuovo prodotto finanziario nel mercato degli investimenti.
Per un kit stampa di una fiera commerciale, è possibile includere una serie di opuscoli che forniscono all'editor / reporter una grande quantità di informazioni sul prodotto / servizio. Questo li aiuta a determinare se vogliono anche coprire ciò che stai offrendo per l'esposizione mediatica gratuita.
4. Esempi di prodotto
Se il tuo prodotto è abbastanza piccolo e puoi permetterti di farlo, dovresti inserire un campione all'interno del press kit.
Questo dà agli editori e ai giornalisti la possibilità di testare il prodotto da solo e di dargli un vero pollice alzato o un pollice in giù.
Se il tuo prodotto è troppo grande e avrai una dimostrazione presso la tua struttura, includi tali informazioni in modo che l'editore / giornalista possa venire nella tua posizione e mettere le mani sui tuoi prodotti. Oppure se il tuo stand fieristico ha una demo, questo è un altro ottimo modo per dare a un gran numero di redattori e giornalisti di tutto il paese un modo per vedere il tuo prodotto in azione.
Se è possibile inviare solo alcuni campioni, creare un mailing di kit di stampa a più livelli. Il livello più alto può comprendere solo da cinque a dieci potenziali clienti, ma saranno i più importanti. Ricevono l'oggetto reale. Gli altri livelli ricevono meno, in base alla loro influenza. Alcuni possono semplicemente ottenere una cartolina o una lettera che copre le informazioni di base.
5. Past Press Coverage
Se hai già ricevuto la copertura multimediale gratuita in precedenza, puoi includere un foglio con i dettagli di questi media. Alcune aziende amano includere copie di articoli scritti su di loro nel loro kit stampa, e questo aggiunge un livello di credibilità alla campagna. Basta non esagerare. Pubblicizzare successi passati sono una cosa, ma una sessione di vanteria è offoff.
Se includi articoli, alcune pagine saranno più che sufficienti per la tua cartella stampa. Determina se un foglio semplice che identifica questi punti vendita preferirebbe servire la tua cartella stampa e l'editore / giornalista.
6. Una scheda informativa
Questo può essere una grande aggiunta a un kit di stampa perché descrive le caratteristiche, i vantaggi e altre informazioni specifiche in un modo che educa il giornalista o l'editore sulla tua azienda e / o sui prodotti con risultati rapidi di informazioni. Le schede tecniche possono essere utilizzate per lanci di prodotti, kit stampa su nuovi assunti , conferenze stampa e altre aree in cui si desidera fornire all'editore fatti chiave che potrebbero voler utilizzare parola per parola.
7. Background dell'azienda
La scrittura di una pagina di cronologia aziendale può essere utile per i kit di stampa attuali e futuri. Questo sottofondo descrive gli inizi della tua azienda; da dove sei stato, a dove vai e ai tuoi piani di espansione e sviluppo del prodotto. Assicurati di aggiornarlo con i recenti risultati e altre buone notizie nella tua cronologia.
8. Executive Bios
Che si tratti di un nuovo CEO , di un nuovo dirigente di pubbliche relazioni o di un nuovo membro nel consiglio di amministrazione, questo è il posto giusto per informare le persone su di loro.
Il bios esecutivo, insieme alle immagini ad alta risoluzione, forniscono all'editor le informazioni di base indispensabili sulle persone dietro l'azienda. Alcune pubblicazioni stampano una bio parola per parola, quindi scrivi la biografia dal punto di vista della terza persona piuttosto che dal punto di vista in prima persona. E, ovviamente, assicurati che il bios sia preciso e attuale. Può essere imbarazzante includere informazioni di contatto su persone che hanno smesso o sono state rilasciate.
9. Un foglio preventivo e domande frequenti
Le informazioni del tuo contatto multimediale dovrebbero essere molto facili da trovare per qualsiasi editor per ulteriori domande sulla tua cartella stampa. Ma un foglio di quotazione (con le citazioni dirette delle persone della tua azienda) può anche essere usato per dare agli editori quotazioni di cui hanno bisogno per completare un articolo senza rintracciare la persona PR di una società.
Questo foglio può contenere le citazioni dei tuoi dirigenti, sviluppatori di prodotti e persino il contatto PR. Un foglio di virgolette può rispondere alle domande più ovvie che un editore può avere, e può essere messo in un formato professionale e informativo. Volete che ogni citazione abbia un bell'aspetto sulla carta, dal momento che quella citazione sarà probabilmente stampata in modo letterale.
10. Immagini ad alta risoluzione su un'unità Flash
Le immagini sono rilevanti per il tuo press kit? Se è così, assicurati che siano immagini ad alta risoluzione, memorizzate su un dispositivo multimediale molto utile come un'unità flash o un CD / DVD.
È anche possibile includere immagini ad alta risoluzione sul tuo sito Web affinché anche i file multimediali possano essere scaricati. Assicurati di includere il link diretto alla tua galleria di immagini nei materiali del tuo materiale per la stampa.
11. CD, DVD, unità flash, software e video
Questi materiali possono essere costosi quando si creano kit di stampa in numeri di massa. Sono richiesti? Non sempre. Ma quanto sono efficaci dipende da quale copertura stai cercando.
Se stai creando un kit per la stampa di una band, un CD demo o un link alla musica scaricabile ti faranno guadagnare un chilometraggio in una cartella stampa piuttosto che un comunicato che lo annuncia. Se stai cercando di ottenere una copertura per i videogiochi della tua azienda, un CD con diverse versioni demo dei tuoi nuovi titoli è un modo molto migliore per ottenere l'interesse di un editor di cinque comunicati stampa . Se hai appena aperto un nuovo impianto di produzione e stai inviando i tuoi materiali a redattori / giornalisti troppo lontani per viaggiare per un tour, un DVD può offrire un video tour della struttura. E, naturalmente, con l'evolversi della tecnologia, anche i kit stampa. Puoi includere un codice QR che manda le persone a un sito web unico, con un messaggio su misura per loro.