Arte e Scienza
La gestione è sia arte che scienza. È l'arte di rendere le persone più efficaci di quanto sarebbero state senza di te.
La scienza è nel modo in cui lo fai. Ci sono quattro pilastri fondamentali: pianificare, organizzare, dirigere e monitorare.
Rendili più efficaci
Quattro lavoratori possono fare 6 unità in un turno di otto ore senza un manager. Se ti assegno per gestirli e fanno ancora 6 unità al giorno, qual è il vantaggio per la mia attività di averti assunto? D'altra parte, se ora fanno 8 unità al giorno, tu, il gestore, hai valore.
La stessa analogia vale per il servizio, la vendita al dettaglio, l'insegnamento o qualsiasi altro tipo di lavoro. Il tuo gruppo può gestire più chiamate con il cliente con te che senza? Vendi merce di valore superiore? Impart conoscenza in modo più efficace? ecc. Questo è il valore della gestione: rendere un gruppo di individui più efficace.
Piano
La gestione inizia con la pianificazione. Una buona gestione inizia con una buona pianificazione. E una corretta pianificazione preventiva impedisce ... beh, tu conosci il resto di quello.
Senza un piano, non ci riuscirai mai. Se ti capita di raggiungere l'obiettivo, sarà per fortuna o fortuna e non è ripetibile.
Puoi renderlo come un flash-in-the-pan, una sensazione notturna, ma non avrai mai la traccia di successi di cui è stato fatto il successo.
Scopri qual è il tuo obiettivo (o ascolta quando il tuo capo ti dice). Quindi scopri il modo migliore per arrivarci. Quali risorse hai? Cosa puoi ottenere?
Confronta i punti di forza e di debolezza degli individui e di altre risorse. Mettere quattro lavoratori in un'attività che richiede 14 ore costano meno del noleggio di una macchina che può svolgere la stessa attività con un lavoratore in 6 ore? Se cambi il primo turno da un inizio di 8 AM a un inizio di 10 AM, possono gestire la corsa di prima serata in modo da non dover assumere una persona in più per il secondo turno?
Guarda tutti gli scenari probabili. Piano per loro. Scopri il peggior scenario possibile e pianifica anche quello. Valuta i tuoi diversi piani e sviluppa ciò che, a tuo giudizio, funzionerà meglio e cosa farai se non lo farà.
- SUGGERIMENTO : uno degli strumenti di pianificazione della gestione più trascurati è il più efficace. Chiedi alle persone di fare il lavoro per il loro contributo.
Organizzare
Ora che hai un piano, devi farlo accadere. È tutto pronto in anticipo rispetto al tuo gruppo in modo che le cose giuste arrivino al tuo gruppo al momento giusto? Il tuo gruppo è disposto a fare la sua parte del piano? L'organizzazione a valle è pronta per ciò che il tuo gruppo consegnerà e quando arriverà?
I lavoratori sono addestrati? Sono motivati? Hanno l'attrezzatura di cui hanno bisogno? Sono disponibili pezzi di ricambio per l'attrezzatura? L'acquisto ha ordinato il materiale?
Sono le cose giuste? Arriverà qui secondo il programma appropriato?
Fai il lavoro di squadra per assicurarti che tutto il necessario per eseguire il piano sia pronto per andare o lo sarà quando sarà necessario. Ricontrolla per assicurarti che tutti capiscano il loro ruolo e l'importanza del loro ruolo nel successo complessivo.
Diretto
Ora ruota l'interruttore "ON". Dì alla gente cosa devono fare. Ci piace pensare a questa parte come dirigere un'orchestra. Tutti nell'orchestra hanno la musica di fronte a loro. Sanno su quale sezione sta suonando quale pezzo e quando. Sanno quando entrare, cosa suonare e quando fermarsi di nuovo. Il conduttore spunta ogni sezione per far sì che la musica avvenga. Questo è il tuo lavoro qui. Hai dato a tutti i tuoi musicisti (operai) gli spartiti (il piano). Hai il giusto numero di musicisti (operai) in ogni sezione (dipartimento), e hai disposto le sezioni sul palco in modo che la musica suonerà al meglio (hai organizzato il lavoro).
Ora devi solo toccare il podio leggermente con il tuo bastone per attirare la loro attenzione e dare il colpo di testa.
Tenere sotto controllo
Ora che hai tutto in movimento, devi tenere d'occhio le cose. Assicurati che tutto stia andando secondo il piano. Quando non sta andando secondo i piani, è necessario intervenire e regolare il piano, proprio come il conduttore dell'orchestra regolerà il tempo.
I problemi arriveranno. Qualcuno si ammalerà. Una parte non sarà consegnata in tempo. Un cliente chiave andrà in bancarotta. Ecco perché hai sviluppato un piano di emergenza in primo luogo. Tu, in qualità di manager, devi essere sempre a conoscenza di ciò che sta accadendo in modo da poter apportare le modifiche necessarie.
Questo è un processo iterativo. Quando qualcosa non è sincronizzato, è necessario pianificare una correzione, organizzare le risorse per farlo funzionare, indirizzare le persone che lo faranno accadere e continuare a monitorare l'effetto della modifica.
La gestione può essere un'esperienza molto gratificante
Gestire le persone non è facile. Tuttavia, può essere fatto con successo. E può essere un'esperienza molto gratificante. Ricorda che la gestione, come qualsiasi altra abilità, è qualcosa che puoi migliorare con lo studio e la pratica.