Assistente alle risorse umane Descrizione generale del lavoro con doveri primari
L'assistente Risorse umane assiste l'amministrazione delle operazioni quotidiane delle funzioni e dei doveri delle risorse umane. L'assistente alle risorse umane svolge le proprie responsabilità in alcune o in tutte le seguenti aree funzionali: sviluppo dipartimentale, HRIS, rapporti con i dipendenti, formazione e sviluppo, benefici, compensi, sviluppo organizzativo, amministrazione esecutiva e impiego.
L'assistente alle risorse umane ha una responsabilità parziale per queste aree:
- reclutamento e logistica del personale;
- sistemi di gestione della performance e di tracciabilità del miglioramento;
- orientamento, sviluppo e formazione dei dipendenti logistica e archiviazione;
- assistenza ai rapporti con i dipendenti;
- facilitazione e partecipazione del comitato a livello aziendale;
- comunicazione dell'impiegato aziendale;
- compensi e benefici amministrazione e tenuta dei registri;
- informazioni sulla sicurezza, il benessere, il benessere e la salute dei dipendenti; e
- servizi per i dipendenti;
- mantenimento dei file dei dipendenti e del sistema di archiviazione delle risorse umane;
- assistenza per l'efficiente funzionamento quotidiano dell'ufficio delle risorse umane.
L'assistente delle risorse umane contribuisce alla realizzazione delle pratiche e degli obiettivi delle risorse umane che forniranno una cultura orientata al dipendente e ad alte prestazioni che enfatizza l'empowerment, la qualità, la produttività e gli standard, il raggiungimento degli obiettivi, il reclutamento e lo sviluppo continuo di una forza lavoro superiore.
L'assistente delle risorse umane aiuta nell'implementazione di servizi, politiche e programmi attraverso lo staff delle risorse umane. L'assistente delle risorse umane riferisce anche al direttore delle risorse umane che l'assistente aiuta ad adempiere alle proprie responsabilità. L'assistente alle risorse umane assiste anche i dirigenti delle aziende con problemi di risorse umane.
Obiettivi primari:
- Sicurezza della forza lavoro.
- Sviluppo di una forza lavoro superiore.
- Sviluppo del dipartimento delle risorse umane.
- Sviluppo di una cultura aziendale orientata ai dipendenti che enfatizzi qualità, miglioramento continuo e alte prestazioni.
- Sviluppo personale continuo.
Le aree chiave per le quali un tipico Assistente Risorse umane è responsabile sono evidenziate qui così come i compiti più specifici in ciascuna area di responsabilità.
Sviluppo del dipartimento delle risorse umane
- Gestisce programmi, procedure e linee guida per aiutare l'allineamento della forza lavoro con gli obiettivi strategici dell'azienda.
- Partecipa allo sviluppo di obiettivi, obiettivi e sistemi del dipartimento .
- Aiuta a monitorare le misurazioni dei reparti e delle aziende che supportano il raggiungimento degli obiettivi strategici dell'azienda.
- Prepara e mantiene rapporti necessari per svolgere le funzioni del dipartimento Risorse umane. Prepara rapporti periodici per la gestione, se necessario o richiesto.
- Partecipa alle riunioni del personale amministrativo e partecipa ad altri incontri e seminari, se necessario, e rappresenta il dipartimento.
Sistemi informativi per le risorse umane (HRIS)
- Mantiene il database HRIS e genera report pianificati o richiesti per aiutare la gestione.
- Aggiorna l'elenco telefonico dei dipendenti e l' organigramma aziendale . Mantiene un database delle informazioni di contatto dei dipendenti.
- Verifica periodicamente il database per garantire la precisione.
- Partecipa allo sviluppo e all'aggiornamento della sezione Risorse umane del sito web.
- Mantiene aggiornati i record dei dipendenti elaborando le modifiche dello stato dei dipendenti in modo tempestivo.
- Mantiene i file del personale in conformità con i requisiti legali applicabili.
Amministrazione dei benefici
- Conduce gli orientamenti del beneficio e altri tipi di formazione sui benefici, se necessario.
Elabora le iscrizioni, le modifiche e le cessazioni dei partecipanti in tutti i piani e programmi di benefit.
- Riconcilia gli estratti conto mensili con le deduzioni del libro paga.
- Assiste i dipendenti in caso di problemi o preoccupazioni relativi a richieste di indennizzo.
- Gestisce le transazioni giornaliere del piano 401 (k) ed elabora i prestiti e le domande dei dipendenti.
Allenamento e sviluppo
- Pianifica i partecipanti in sessioni di allenamento.
- Tiene traccia dei partecipanti e dei record di allenamento.
- Inserisce record di allenamento in un database e lo mantiene.
- Tiene traccia dell'implementazione dei piani di sviluppo delle prestazioni dei dipendenti (PDP) .
- Tiene traccia degli obiettivi PDP.
occupazione
- Pubblicizza prima le aperture di lavoro dei dipendenti, internamente e poi, esternamente, in linea con le politiche di assunzione delle società. Gestisce la logistica del processo di reclutamento.
- Scrive gli annunci di giornali e pubblica annunci su Internet in luoghi appropriati alla posizione aperta, compresi gli annunci di lavoro, gli uffici dei servizi di carriera universitari, le associazioni professionali e il sito Web della società.
- Ordina e riesamina le recensioni non appena arrivano quotidianamente. Gestisce il flusso di applicazioni cartacee e gestisce la casella di posta elettronica di reclutamento. Fornisce la prima revisione dei curriculum. Mantiene un sistema di archiviazione che conserva applicazioni qualificate per un anno.
- Programma interviste per il responsabile delle assunzioni e Risorse umane. Pianifica interviste aggiuntive secondo necessità.
- Cancella il pacchetto lettera di offerta del candidato come richiesto e tiene traccia del reso.
- Garantisce che lo spazio di lavoro, il computer e le altre apparecchiature, la casella di posta e il software installato appropriato siano pronti per il giorno di inizio del nuovo dipendente.
- Conduce un nuovo orientamento dei dipendenti .
- Prepara i documenti necessari per i nuovi assunti e stabilisce il personale.
- Assiste lo stabilimento e il front office con le esigenze di personale temporaneo contattando e collaborando con l'agenzia temporanea dei dipendenti.
- Conduce l'orientamento temporaneo dei dipendenti, crea badge temporali e tiene traccia della frequenza dei dipendenti temporanei .
- Invia settimanalmente le schede temporali all'agenzia temporanea per il personale per l'elaborazione delle buste paga.
Relazioni con i dipendenti
- Aiuta a sviluppare e implementare un manuale per i dipendenti e nuove politiche e procedure del personale.
- Archivia tutti i rapporti di conformità con il governo statale e federale, incluso il rapporto EEO-1.
- Aiuta con l'implementazione e il monitoraggio dei programmi di sicurezza e salute aziendali.
compensazione
- È addestrato e pratica regolarmente il backup della contabilità e del libro paga.
- Partecipa ad almeno un sondaggio retributivo all'anno.
Sviluppo organizzativo
- Partecipa a vari comitati per fornire supporto alle risorse umane e monitorare le attività e il completamento degli obiettivi.
- Partecipa alla pianificazione e all'attuazione di varie relazioni con i dipendenti e iniziative di soddisfazione dei dipendenti.
Amministrazione Esecutiva
- Ordina posta e fax; distribuisce alle cassette postali dei dipendenti.
- Assiste con le riunioni del Consiglio di amministrazione: crea pacchetti di schede, incontra e saluta i membri del consiglio di arrivo, ordina il pranzo, effettua prenotazioni.
- Consolida e invia via e-mail i report di gestione settimanali ai manager.
- Coordina i piani di viaggio esecutivi e altre disposizioni secondo le necessità.
- Ordina fiori e carte per i dipendenti per eventi come malattia, decesso in famiglia, nascita, laurea e così via.
- Ottenere visti e passaporti per i dipendenti che devono viaggiare all'estero.
addizionale
- Assume altri compiti assegnati dal direttore delle risorse umane o dal CEO.
Per svolgere con successo il lavoro di Assistente risorse umane, un individuo deve essere in grado di svolgere in modo soddisfacente ciascuna responsabilità essenziale. Questi requisiti sono rappresentativi, ma non omnicomprensivi, delle conoscenze, delle abilità e delle capacità richieste dall'assistente alle risorse umane dell'azienda.
Requisiti per l'assistente alle risorse umane
Si possono fare accomodamenti ragionevoli per consentire alle persone con disabilità di svolgere queste funzioni essenziali.
- Ottime competenze informatiche, tra cui Word ed Excel in ambiente Microsoft Windows.
- Efficace capacità di comunicazione orale e scritta.
- Conoscenza generale delle varie leggi e pratiche lavorative.
- Esperienza nell'amministrazione di benefici e altri programmi HR.
- Eccellenti capacità interpersonali.
- Competenze nella gestione dei database e conservazione dei registri.
- In grado di esibire un alto livello di riservatezza .
- Ottime capacità organizzative.
- Deve essere in grado di identificare e risolvere i problemi in modo tempestivo.
- Deve essere in grado di raccogliere e analizzare le informazioni abilmente.
Esigenze fisiche del lavoro dell'Assistente personale
Queste richieste fisiche sono rappresentative dei requisiti fisici necessari per un dipendente per svolgere con successo le funzioni essenziali del lavoro dell'Assistente delle risorse umane. Può essere fatto un accomodamento ragionevole per consentire alle persone con disabilità di svolgere le funzioni essenziali descritte del lavoro dell'Assistente delle risorse umane.
Durante l'esecuzione delle responsabilità del lavoro dell'Assistente delle risorse umane, il dipendente è tenuto a parlare e ascoltare. Il dipendente è spesso tenuto a sedersi e usare le mani e le dita, per gestire o sentire e per manipolare i tasti su una tastiera.
Occasionalmente l'impiegato deve stare in piedi, camminare, raggiungere con le braccia e le mani, salire o in equilibrio, e abbassarsi, inginocchiarsi, accovacciarsi o gattonare.
Le capacità di visione richieste per questo lavoro includono la visione ravvicinata.
Ambiente di lavoro per il lavoro dell'Assistente personale
Durante l'esecuzione delle responsabilità del lavoro dell'Assistente delle risorse umane, queste caratteristiche dell'ambiente di lavoro sono rappresentative dell'ambiente che l'Assistente delle risorse umane incontrerà. Si possono fare accomodamenti ragionevoli per consentire alle persone con disabilità di svolgere le funzioni essenziali del lavoro dell'Assistente delle risorse umane.
Durante l'esecuzione dei compiti di questo lavoro, il dipendente è occasionalmente esposto a parti meccaniche e veicoli in movimento. Il livello di rumore nell'ambiente di lavoro è generalmente da silenzioso a moderato.
Conclusione
Questa descrizione del lavoro è intesa a trasmettere informazioni essenziali per comprendere la portata della posizione dell'Assistente delle risorse umane e non intende essere un elenco esauriente di competenze, sforzi, doveri, responsabilità o condizioni di lavoro associate alla posizione.
Educazione ed esperienza
- È richiesto un diploma di laurea.
- Uno o due anni di esperienza aziendale generale, l'esperienza delle risorse umane è stata preferita.
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