I datori di lavoro possono fornire una lettera di raccomandazione che segue queste linee guida
I dipendenti perdono traccia dei supervisori quando si spostano, cambiano lavoro o si ritirano.
Le aziende si muovono e si chiudono o sono unite o acquisite. I dipartimenti delle risorse umane perdono record.
Anche i dipendenti che si sforzano di rimanere in contatto con un supervisore precedente come potenziale riferimento e di preparare i propri riferimenti per un controllo di riferimento, possono perdere la traccia dei loro sostenitori nel tempo. In uno dei miei sforzi per ottenere referenze su un potenziale dipendente, ho trovato un'azienda fuori dal mercato, un supervisore trasferito in luoghi sconosciuti e un supervisore che era morto. Fortunatamente, una delle tre società aveva un ufficio risorse umane che aveva un record del dipendente ed era in grado di confermare i dettagli sull'occupazione - ma nient'altro.
Ho emozioni contrastanti su una lettera di raccomandazione. Come dichiaro in Come rispondere a una richiesta di controllo di riferimento , una lettera di raccomandazione dura per sempre e il suo contenuto potrebbe non essere applicato anni dopo che la lettera di raccomandazione è stata scritta. Ma una lettera di raccomandazione è un dono potenziale per un dipendente stimato.
Una lettera di raccomandazione può salvare la giornata. Scritto sulla carta intestata dell'azienda, con un indirizzo e un telefono chiaramente stampati, la lettera di raccomandazione fornisce una spinta a volte necessaria alle credenziali di un candidato. In qualità di datore di lavoro, in particolare se si anticipano cambiamenti, come quelli che ho appena descritto, nella vostra situazione aziendale, fate un favore ai vostri dipendenti in uscita .
Fornire al dipendente una lettera di raccomandazione .
Scrivi una lettera di raccomandazione
Una lettera di raccomandazione può durare per sempre ed è un'istantanea delle prestazioni di un dipendente in un determinato momento. Di conseguenza, pensa e cura a come scrivi una lettera di raccomandazione e alle informazioni che la tua lettera di raccomandazione trasmette. Seguire la politica aziendale in merito a una lettera di raccomandazione, se esiste una politica.
In ogni caso, chiedi al dipartimento Risorse umane di rivedere la tua lettera di raccomandazione in modo da essere certo di proteggere la tua azienda e i tuoi migliori interessi. Scrivi una lettera di raccomandazione per i dipendenti seguendo queste linee guida.
- Fornire la lettera di raccomandazione sull'azienda di cancelleria originale con indirizzo stampato, telefono e ulteriori informazioni di contatto in formato lettera commerciale standard. È possibile fornire al dipendente diverse copie della lettera di raccomandazione sulla cancelleria in una busta di cancelleria. (Questo potrebbe scoraggiare la cattiva pratica di fotocopiare ripetutamente una lettera di raccomandazione - per sempre.)
- Indirizzare la lettera di raccomandazione al datore di lavoro specifico che richiede la lettera di raccomandazione o a chi il dipendente intende inviare, la lettera di raccomandazione. Se la lettera di raccomandazione è generica, indirizzare la lettera a: "A chi può interessare ".
- Firma la lettera di raccomandazione in inchiostro e includi il tuo nome, il titolo di lavoro , l'estensione del telefono e l'indirizzo email .
- Inizia con: Questa è una lettera di raccomandazione per: Nome del dipendente.
- Descrivi il tuo rapporto con il dipendente, il titolo di lavoro del dipendente e il lavoro del dipendente. Ad esempio: "Ero il supervisore di Mark quando lavorava come operatore specializzato nel settore del tornio presso Alcon Tool".
- Per i componenti principali della lettera di raccomandazione, descrivere le responsabilità chiave del lavoro del dipendente. Ad esempio, "Le principali responsabilità di Mark erano operative sulla macchina x; mantenere strumenti e attrezzature aziendali; creare un'area di lavoro sicura e ben tenuta; risoluzione dei problemi di qualità, macchina e prestazioni; servire come capo squadra del turno diurno; in qualità di sostituto supervisore in mia assenza; e serve come capo del team di coinvolgimento dei dipendenti.
- Quindi, nel corpo della lettera di raccomandazione, fornire la valutazione complessiva del contributo e del valore del dipendente. La dichiarazione dovrebbe riflettere che la valutazione è per le prestazioni di Mark ad un certo punto nel tempo. Ad esempio, "Mark era un dipendente stimato che ha contribuito ben al di sopra della norma quando ha lavorato nel mio dipartimento. Questo è evidente ed è stato riconosciuto dal suo incarico ai ruoli di leadership ".
- Indica perché Mark ha lasciato il tuo impiego nella lettera di raccomandazione se i motivi sono favorevoli alla prossima opportunità di lavoro di Mark. Ad esempio, "Mark ha lasciato Alcon Tool per accettare la posizione di supervisore in un'altra azienda. Un lavoro di supervisore non sarebbe stato disponibile qui per diversi anni. "
- Termina la lettera di raccomandazione con una nota positiva. Ad esempio: "Ci è dispiaciuto vedere Mark andare, ma gli abbiamo augurato il meglio nel suo nuovo lavoro come supervisore".
- Infine, dichiara che il potenziale datore di lavoro può contattarti se ha bisogno di ulteriori informazioni. Firma e completa la lettera di raccomandazione.
Questi sono i componenti appropriati di una lettera di raccomandazione dei dipendenti.
Cosa non scrivere in una lettera di raccomandazione
Alcune precauzioni sono necessarie prima di scrivere a un dipendente una lettera di raccomandazione . Quando scrivi una lettera di raccomandazione non fai affermazioni di questo tipo. Non:
- Fornisci dettagli che potresti non sapere con certezza se fossero al di fuori dei confini dell'impiego del dipendente con la tua azienda. Ad esempio, non nominare la società per la quale si ritiene che l'impiegato sia andato a lavorare. Non si può sapere se il dipendente è stato mai impiegato lì. Mark gli aveva detto che aveva accettato un lavoro come supervisore. La tua lettera di raccomandazione non dovrebbe fornire informazioni potenzialmente conflittuali che potrebbero causare problemi successivi al dipendente nella sua ricerca di lavoro.
- Predire il futuro. L'unica prestazione che puoi notare è la performance che hai riscontrato mentre il dipendente lavorava per te. Qualsiasi altra cosa è la sfera di cristallo che guarda e inadatta per una lettera di raccomandazione. Questo è inappropriato: "Sono sicuro che riceverete la stessa prestazione esemplare di Mark che abbiamo fatto quando ha lavorato per Alcon Tool." I tempi cambiano; le vite cambiano; si verificano eventi imprevedibili. Per te o un potenziale datore di lavoro a dieci anni lungo la strada, questo non è verificabile.
- Fornire informazioni personali, protette o riservate del personale di qualsiasi tipo quali salario, numero di sicurezza sociale , razza, religione, stato civile, composizione familiare, problemi di salute o età. (Una lettera di raccomandazione che ho ricevuto una volta ha detto che il supervisore era sicuro che Betty avrebbe migliorato la sua presenza ed essere un ottimo impiegato ora che il suo divorzio era definitivo, i suoi problemi di assistenza all'infanzia erano stati risolti e il suo ex marito si era trasferito fuori dallo stato Sono sicuro che il supervisore abbia inteso questa raccomandazione in modo positivo.)
- Fornire qualcosa di diverso dalle informazioni fattuali che puoi direttamente, con esperienza personale, riportare.
Una copia della lettera di raccomandazione , dopo la revisione da parte delle Risorse umane , dovrebbe essere inserita nel file personale del dipendente .